Absence du salarié et DSN : Comment la déclarer ?

L’absence du salarié correspond à une période au cours de laquelle il n’exécute pas son travail, pendant quelques heures ou plusieurs jours. Elle peut notamment résulter d’un arrêt de travail, d’un congé, d’une absence non rémunérée ou d’une suspension du contrat de travail. Selon sa nature, elle peut avoir une incidence sur la rémunération, le plafond de la Sécurité sociale, les cotisations et les droits du salarié.

En DSN, l’absence est déclarée dans la DSN mensuelle et peut, dans certaines situations, faire l’objet d’un signalement d’événement.

La gestion d’une absence en paie

Toute absence doit être traitée sur le bulletin de salaire et déclarée en DSN. Son traitement dépend de sa nature : maintien de la rémunération, indemnisation par la Sécurité sociale ou retenue sur salaire.

Quelles sont les règles concernant les absences en entreprise ?

Le salarié doit informer son employeur de son absence dans les meilleurs délais et lui transmettre le justificatif correspondant. Les délais et procédures dépendent du type d'absence.

Le justificatif peut notamment prendre la forme :

• D’un avis d’arrêt de travail

• D’une attestation de rendez-vous médical

• D’un justificatif ouvrant droit à un congé pour événement familial

• D’une demande de congé préalablement autorisée

• De tout document prévu par la convention collective ou les règles internes à l’entreprise

En cas d’arrêt de travail, le salarié doit transmettre l'arrêt de travail à la caisse d’Assurance maladie (CPAM) ainsi qu'à son employeur dans un délai de 48 heures.

A noter : La transmission à la CPAM est faite automatiquement. Cette démarche est faite automatiquement en cas de télétransmission de l'arrêt de travail. Le volet destiné à l’employeur doit lui être remis dans les meilleurs délais.

L’absence doit également respecter la procédure prévue par l’entreprise, la convention collective, un accord collectif ou le règlement intérieur. Un salarié ne peut donc pas décider unilatéralement de prendre un jour de congé payé, un jour de RTT ou un congé sans solde.

Les différents types d’absence

On distingue trois catégories d'absence :

• Les absences rémunérées conformément aux dispositions légales, conventionnelles ou selon des règles internes à l'entreprise : congés payés, RTT, repos compensateur, congés pour évènements familiaux, etc.

• Les absences indemnisées par la sécurité sociale : maladie, maternité, adoptionaccident du travailcongé supplémentaire de naissance, etc.

• Les absences non rémunérées, justifiées ou non : absence injustifiée, congé sans solde, congé parental, etc.

Le traitement de l’absence en paie

Lorsqu'un salarié est absent, une retenue d’absence est calculée. Plusieurs méthodes peuvent être utilisées :

• La méthode des heures moyennes, basée sur 151,67 heures pour un salarié à temps complet

• La méthode des jours ouvrés moyens, généralement calculée sur 21,67 ou 22 jours

• La méthode des jours ouvrables, basée sur 26 jours

• La méthode des jours calendaires, basée sur 30 jours

• La méthode des jours réellement travaillés dans le mois

• La méthode des heures réellement travaillées dans le mois

Pour calculer la retenue correspondant à une absence non rémunérée, la méthode des heures réelles constitue la méthode de référence retenue par la Cour de cassation. Elle consiste à rapporter le salaire mensuel au nombre d’heures qui auraient réellement été travaillées pendant le mois considéré.

La formule est la suivante :

Retenue pour absence = salaire mensuel × nombre d’heures d’absence ÷ nombre d’heures qui auraient été travaillées dans le mois

Lorsque l'absence est indemnisée, une ligne d'indemnisation est calculée :

• Pour une maladie (ou autre absence indemnisée par la sécurité sociale) : le complément employeur en déduction des IJSS.

• Pour des congés payés : l'indemnité de congés payés calculée selon la règle du maintien de salaire ou du dixième.

• Pour une autre absence rémunérée : une indemnisation à hauteur de la retenue.

Pourquoi bien déclarer les absences en DSN ?

Une absence modifie les données de rémunération, d’activité et parfois le plafond de la Sécurité sociale. Lorsqu’elle ouvre droit à des IJSS, sa déclaration rapide et exacte conditionne également l’étude des droits et l’indemnisation du salarié.

La déclaration du signalement « arrêt de travail » en DSN

L’arrêt de travail doit être déclaré au moyen d’un signalement d’événement afin de permettre à l’Assurance maladie de reconstituer l’attestation de salaire et de calculer les indemnités journalières du salarié.

En principe, il doit être transmis dans les cinq jours ouvrés suivant la connaissance de l’arrêt par l’employeur. Tous les arrêts doivent être signalés, y compris ceux dont la durée est inférieure au délai de carence. L’absence doit également être reprise dans la DSN mensuelle.

Le dernier jour travaillé constitue une donnée déterminante. Il sert à identifier la période de référence retenue pour l’étude des droits et le calcul des IJSS.

En principe, le dernier jour travaillé correspond au jour précédant le début de l’arrêt prescrit. Toutefois, si le salarié a effectivement travaillé le jour où débute la prescription, cette date doit être déclarée comme dernier jour travaillé.

Lorsqu’un nouvel arrêt prolonge immédiatement un arrêt précédent, par exemple un congé maternité qui suit un arrêt de travail pour maladie, c'est le dernier jour travaillé précédant le premier arrêt qui doit être déclaré.

Après l’envoi, le gestionnaire doit consulter les comptes rendus métiers afin de vérifier que le signalement a été accepté et que l’attestation de salaire a pu être reconstituée.

Une reprise anticipée doit également faire l’objet d’un signalement lorsque le salarié reprend son activité avant la date de fin initialement déclarée.

Quel est l’impact de la transmission des absences au service paie sur la DSN ?

La transmission rapide des absences au service paie permet de sécuriser le traitement de la paie et de la DSN. Une information reçue tardivement peut entraîner une rémunération incorrecte, un signalement manquant ou une erreur dans les droits du salarié.

Le circuit de transmission doit donc permettre au salarié, à son responsable ou au service RH de communiquer avant la clôture de la paie :

• La nature de l’absence

• Ses dates exactes

• Le nombre d’heures ou de jours concernés

• Le justificatif correspondant

• La date du dernier jour travaillé le cas échéant

• La date de reprise

Absence du salarié et DSN de substitution

Une absence non rémunérée peut avoir une incidence sur le plafond mensuel de la Sécurité sociale. Lorsqu’elle couvre une ou plusieurs journées entières, le plafond est réduit au prorata du nombre de jours calendaires pendant lesquels le salarié a été présent.

À compter de la norme P26V01, le nombre de jours calendaires pris en compte pour le calcul du plafond est déclaré dans le bloc « Activité, S21.G00.53 » au moyen de l’unité « 40, Jours calendaires de la période d’emploi pris en compte dans le calcul du plafond de Sécurité sociale ».

Par exemple, pour un salarié absent sans rémunération pendant trois journées entières au cours d’un mois de 31 jours, le nombre déclaré en unité 40 est égal à :

31 jours, 3 jours d’absence = 28 jours

Le montant de l’assiette brute plafonnée déclaré dans le bloc « Base assujettie, S21.G00.78 », code 02, doit être cohérent avec cette réduction.

Une anomalie peut notamment apparaître lorsque l’employeur réduit correctement le plafond dans son logiciel de paie, mais continue de déclarer un mois complet dans le bloc « Activité ». L’Urssaf recalcule alors le plafond à partir de 31 jours, tandis que l’entreprise a utilisé un plafond inférieur pour calculer les cotisations.

L’écart peut être signalé dans un CRM mensuel de l’Urssaf. Le gestionnaire doit alors :

1. Vérifier les dates et la nature de l’absence

2. Rapprocher le nombre de jours utilisé en paie de celui déclaré dans l’unité 40

3. Contrôler l’assiette brute plafonnée

4. Corriger les données dans une DSN ultérieure

5. Vérifier dans le CRM suivant que l’anomalie a disparu

Dans le cadre du dispositif de DSN de substitution, l’Urssaf contrôle notamment la cohérence de l’assiette brute plafonnée déclarée pour les salariés à temps plein et à temps partiel. Une anomalie persistante, signalée dans les CRM mensuels puis reprise dans le CRM annuel, peut faire l’objet d’une substitution si l’employeur ne la corrige pas et ne présente pas d’opposition recevable dans le délai imparti.