Selon l’activité de l’entreprise et les fonctions du salarié concerné, l’employeur peut être amené à lui mettre à disposition un véhicule de fonction.

La mise à disposition et l'utilisation d'un véhicule doivent être prévues par le contrat de travail, sous réserve de respecter les dispositions de la convention collective applicable dans l'entreprise.

Par la suite, s'il souhaite retirer au salarié le véhicule de fonction attribué en vertu du contrat de travail, l'employeur devra obtenir au préalable l'accord du salarié car il s'agit d'une modification du contrat de travail.

La mise à disposition d'un véhicule permet au salarié d'économiser des frais de transport pour se rendre à son lieu de travail. Cette économie constitue un avantage en nature qui doit être inclus dans l'assiette des cotisations de sécurité sociale.

Les avantages en nature constituant des éléments de rémunération à part entière, l'employeur ne peut pas en priver un salarié durant toute suspension du contrat de travail, rémunérée.

Ainsi, dès lors que la voiture de fonction est aussi utilisée à des fins personnelles, il est impossible de la retirer à un salarié malade, sauf disposition contractuelle contraire.

Pour éviter de laisser à un salarié absent le bénéfice du véhicule de fonction, il est donc recommandé de formaliser cette obligation de restitution en envisageant tout ou partie des cas de suspension du contrat (maladie, mais aussi maternité, congé parental, etc...).

Lorsque le contrat de travail prévoit « la restitution du véhicule en cas d’arrêt de travail prolongé nécessitant le remplacement du salarié, la société pouvant être amenée à confier le véhicule au salarié remplaçant », en l'absence de nécessité d’affecter le véhicule à un remplaçant, l’employeur ne pourra pas en demander la restitution.

Le salarié doit restituer le véhicule à l'expiration du délai de préavis. Dans le cas où il est dispensé d'effectuer le préavis, la restitution doit s'imposer dès lors qu'il n'y a plus exécution du travail.
Toutefois, si le véhicule a été mis à la disposition du salarié pour usages à la fois professionnel et personnel, il peut le conserver pendant toute la période du préavis, même s'il est dispensé de l'exécuter. Une clause du contrat de travail ne peut pas obliger le salarié à restituer le véhicule.