Les trop-perçus de salaire : comment les récupérer ?
Qu'est-ce qu'un trop-perçu de salaire ?
Notion de trop-perçu
Un trop-perçu de salaire correspond à une somme versée au salarié alors qu’elle n’était pas due ou qu’elle excède le montant réellement dû.
Il s’agit d’une erreur de paiement ayant conduit l’employeur à verser au salarié une rémunération supérieure à ses droits.
Le trop-perçu peut concerner :
- le salaire de base ;
- une prime ;
- des heures supplémentaires ;
- des indemnités ;
- des avantages en nature ;
- des indemnités journalières ou des compléments employeur versés à tort ;
- des éléments liés à une rupture du contrat.
Exemples
- maintien de salaire appliqué alors que les conditions n’étaient pas remplies ;
- prime versée deux fois ;
- heures supplémentaires payées mais non réalisées ;
- erreur de paramétrage du logiciel de paie ;
- mauvaise application d’une absence.
Le principe juridique : le salaire indûment versé peut être récupéré
L’employeur dispose d’une action en répétition de l’indu afin d’obtenir le remboursement des sommes versées à tort.
La récupération n’est toutefois pas libre : elle doit respecter les règles protectrices applicables au salaire.
Code civil, article 1302-1 :
« Celui qui reçoit par erreur ou sciemment ce qui ne lui est pas dû doit le restituer à celui de qui il l’a indûment reçu. »
Code du travail, article L3251-1 relatif aux retenues sur salaire.
« L'employeur ne peut opérer une retenue de salaire pour compenser des sommes qui lui seraient dues par un salarié pour des fournitures diverses, quelle qu’en soit la nature. »
Les origines fréquentes d’un trop-perçu de salaire
Les erreurs à l’origine d’un trop-perçu sont généralement liées au processus de paie.
Erreur de saisie ou de paramétrage de la paie
Cas fréquents :
- mauvais taux horaire ;
- mauvaise classification ;
- doublon d’une prime ;
- absence non intégrée ;
- erreur dans les variables de paie.
Exemple :
Vous avez versé une prime exceptionnelle de 500€ en janvier, malheureusement elle s’est reportée sur la paie de février, ce que vous n’avez pas vu. Vous constatez l’erreur en réalisant les paies de mars.
Vous informez par courrier remis en main propre contre signature de l’erreur commise en proposant les modalités de remboursement.
Celui-ci opte pour un échéancier de remboursement sur 2 mois, soit 250€ brut par mois.
Vous devez indiquer la régularisation au bulletin : question à se poser : éléments soumis aux cotisations ou non soumis ? Imposable ou non ?
Ici c’est un trop-perçu sur une prime exceptionnelle qui est donc une prime brute soumise :
- aux cotisations,
- à la CSG/CRDS,
- à l’impôt
Cette retenue viendra donc alléger les bases de cotisations, les bases CSG/CRDS et la base imposable.
Représentation au bulletin de salaire de mars
| Salaire de base | 2000 |
| Régularisation prime février | -250 |
| SALAIRE BRUT | 1750 |
Représentation au bulletin de salaire d’avril
| Salaire de base | 2000 |
| Régularisation prime février | -250 |
| SALAIRE BRUT | 1750 |
Erreur liée au temps de travail
Cas fréquents :
- heures supplémentaires payées mais non validées ;
- congés payés déduits tardivement ;
- erreur dans le calcul d’une absence ;
- maintien de salaire appliqué à tort.
Exemple :
Vous avez omis de passer votre salariée à temps partiel suite à une demande de congé parental à 80 % au 1er février
Vous informez par courrier remis en main propre contre signature de l’erreur commise en proposant les modalités de remboursement.
Celui-ci opte pour un remboursement intégral sur sa prochaine paie.
Vous devez indiquer la régularisation au bulletin : question à se poser : éléments soumis aux cotisations ou non soumis ? Imposable ou non ?
Ici c’est un trop-perçu sur le salaire de base, ce trop-perçu sera donc soumis :
- aux cotisations,
- à la CSG/CRDS,
- à l’impôt
Calcul du trop-perçu :
Salaire de base temps plein = 2275,05€
Salaire de base temps partiel 80 % = 1819,95€
Trop-perçu brut = 455,10€
Représentation au bulletin de salaire de mars
| Salaire de base | 121,33 | 15 | 1819,95 |
| Régularisation salaire de base février | -455,10 | ||
| SALAIRE BRUT | 1364,85 | ||
Erreur liée aux absences et arrêts de travail
Cas fréquents :
- absence maladie non déduite ;
- subrogation mal paramétrée ;
- maintien employeur supérieur aux droits applicables ;
- indemnités journalières reversées alors qu’elles ne devaient pas l’être.
Exemple :
Lors du contrôle de suivi des IJSS subrogées, vous constatez que vous ne les avez pas perçues pour un de vos salariés. Après appel à la CPAM, celle-ci vous informe que vous n’avez pas demandé la subrogation et, de ce fait, a versé les IJSS au salarié en question.
En contrôlant votre paie, vous constatez que vous lui avez aussi versé les IJSS dans le cadre de la subrogation.
Le salarié a donc perçu deux fois les IJSS. Une régularisation doit s’effectuer.
Vous informez par courrier remis en main propre contre signature de l’erreur commise en proposant les modalités de remboursement.
Celui-ci opte pour un remboursement intégral sur sa prochaine paie.
Vous devez indiquer la régularisation au bulletin : question à se poser : éléments soumis aux cotisations ou non soumis ? Imposable ou non ?
Ici c’est un trop-perçu sur les IJSS, ce trop-perçu sera donc non soumis aux cotisations. Les contrôles qui devront être effectués seront :
- vérifier la base du PAS (elles sont soumises au PAS par l’employeur en cas de subrogation)
- vérifier le NET SOCIAL (les IJSS doivent être intégrées au montant NET SOCIAL)
Dans les deux cas, il faudra vérifier que le montant des IJSS régularisées soit déduit de la base du PAS et soit déduit du montant NET SOCIAL
Exemple chiffré :
Le montant des :
- IJSS brutes à régulariser sont de 488,96€
- IJSS nettes à régulariser sont de 456,20€
- IJSS imposables à régulariser sont de 470,37€
Avant régularisation :
- net à payer avant impôt : 1470,85€
- net social : 1470,85€
- net imposable : 1524,32€
- cumul base imposable : 10499,77€
- net à payer : 1470,85€
Après régularisation :
- net à payer avant impôt : 1470,85 – 456,20 = 1014,65€
- net social : 1470,85 – 456,20 = 1014,65€
- net imposable : 1524,32 - 470,37 = 1053,95€
- cumul base imposable : 10499,77€
- net à payer : 1470,85 – 456,20 = 1014,65€
Représentation au bulletin de salaire de mai (nous nous situons sur la partie base du bulletin de salaire)
| Régularisation nette IJSS | -456,20 | ||
| NET A PAYER AVANT PAS | 1014,65 | ||
| Base prélèvement à la source | 1053,95 | 1% | 10,54 |
| NET A PAYER | 1004,11 | ||
| Cumul des nets imposables | 10499,77 |
La récupération du trop-perçu : principe
L’employeur peut demander au salarié le remboursement des sommes indûment versées.
Plusieurs modalités sont possibles :
- remboursement direct par le salarié ;
- retenues progressives sur salaire ;
- compensation avec des sommes dues par l’employeur.
Cependant, la récupération ne doit pas porter atteinte aux règles protectrices du salaire.
Limitation des retenues
Les retenues sur salaire sont limitées afin de protéger le salarié. L’employeur ne peut retenir plus de 10 % du salaire net mensuel sans accord écrit.
Il est préférable de faire un point avec le salarié pour les modalités de remboursement avant d’appliquer la retenue légale de 10 %.
Code du travail, article L3251-3
« L'employeur ne peut opérer de retenue de salaire pour les avances en espèces qu'il a faites, que s'il s'agit de retenues successives ne dépassant pas le dixième du montant des salaires exigibles.
La retenue opérée à ce titre ne se confond pas avec la partie saisissable ou cessible.
Les acomptes sur un travail en cours ne sont pas considérés comme des avances. »
Montant récupérable
En pratique, la récupération est généralement effectuée par fractions raisonnables.
Soit :
- Le salarié rembourse intégralement la somme due
Soit :
- L’employeur propose un échéancier
Exemple : une dette de 1200€, proposition d’une retenue mensuelle de 200 € pendant 6 mois
Cette solution limite l’impact financier pour le salarié.
(C’est là l’importance des fractions raisonnables : proposer 6 x 200€ ou 2 x 600€ n’a pas le même impact financier pour le salarié).
Prescription
L’employeur doit agir dans un délai limité.
L’action en répétition de l’indu concernant les salaires est soumise au délai de prescription applicable aux actions portant sur le salaire.
Prescription et récupération des sommes
Vous découvrez qu'une erreur de rémunération a été commise plusieurs mois, voire plusieurs années auparavant. Un salarié peut-il encore réclamer les sommes qui lui sont dues ? À l'inverse, l'employeur peut-il toujours récupérer un trop-perçu versé à tort ? La réponse dépend notamment du délai de prescription applicable, de la date à laquelle l'erreur a été connue et des éléments de preuve permettant de justifier la créance.
L’accord du salarié est-il nécessaire ?
L’accord du salarié n’est pas toujours nécessaire pour récupérer un trop-perçu.
L’employeur dispose d’un droit à restitution.
Cependant, obtenir un accord écrit est fortement recommandé afin de sécuriser la procédure.
Bonnes pratiques RH
Il est conseillé de :
- informer le salarié de l’origine de l’erreur ;
- fournir un détail du calcul ;
- proposer une modalité de remboursement ;
- formaliser l’accord écrit.
Il est donc important de mettre en place une lettre d'information sur le trop perçu à remettre au salarié. À la suite de cette information, il est recommandé de faire signer un accord de remboursement de ce trop perçu.
Lettre d'information concernant un trop-perçu
Lorsqu’une erreur de paie entraîne le versement d’une somme supérieure à celle réellement due, l’employeur doit en informer clairement le salarié. Cette information permet d’expliquer l’origine et le montant du trop-perçu, tout en précisant les modalités envisagées pour sa régularisation.
Accord de remboursement d'un trop perçu sur salaire
L’accord de remboursement permet de formaliser les modalités de restitution d’un trop-perçu et d’éviter toute ambiguïté entre l’employeur et le salarié.
Cas particulier du salarié sorti de l’entreprise
La récupération est plus complexe lorsque le contrat de travail est terminé.
Code civil, article 1302-1.
« Celui qui reçoit par erreur ou sciemment ce qui ne lui est pas dû doit le restituer à celui de qui il l’a indûment reçu
Lors du solde de tout compte
Si un trop-perçu est identifié avant le départ, l’employeur peut procéder à une régularisation sur le solde de tout compte dans les limites légales.
Après le départ du salarié
Lorsque le salarié ne travaille plus dans l’entreprise, l’employeur ne peut plus effectuer de retenue sur salaire.
Il doit :
- Adresser une demande écrite au salarié
Courrier précisant l’origine de l’erreur, les périodes concernées, le montant réclamé et les modalités de remboursement proposées. - Proposer un règlement amiable
Paiement en une fois ou échéancier. - En cas de refus ou d’absence de réponse
L’employeur peut engager une procédure judiciaire pour obtenir le remboursement, sous réserve de la prescription applicable.
L’employeur peut notamment :
- chercher à obtenir un titre exécutoire, par exemple via une procédure d’injonction de payer lorsque les conditions sont réunies.
- Recourir à la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances
Pour une créance qui ne dépasse pas 5 000 €, l’employeur peut passer par un commissaire de justice dans le cadre de la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances. Le commissaire de justice invite le salarié à participer à la procédure et tente d’obtenir un accord sur le montant et les modalités de paiement.
Point de vigilance sur la communication
Un trop-perçu peut être détecté par différents interlocuteurs : manager, service RH, gestionnaire de paie, comptabilité, contrôle de gestion ou même par le salarié lui-même. Quelle que soit l’origine de l’alerte, il est important de ne pas communiquer trop rapidement au salarié avant d’avoir vérifié la situation.
Le premier réflexe consiste à faire remonter l’anomalie au bon interlocuteur, afin que le montant et l’origine du trop-perçu soient contrôlés. La paie ou la RH doit notamment vérifier qu’il s’agit bien d’une somme indûment versée et déterminer les éventuelles régularisations à effectuer.
La communication au salarié doit ensuite être coordonnée. Selon l’organisation de l’entreprise, elle peut être réalisée par la RH, la paie ou un autre interlocuteur désigné. Le manager peut être associé à l’échange lorsque le contexte le nécessite, mais il est préférable d’éviter que plusieurs personnes communiquent séparément au salarié des informations différentes.
L’objectif est de transmettre une information factuelle, claire et traçable : expliquer l’origine du trop-perçu, le montant concerné, les périodes impactées et les modalités envisagées pour sa récupération. L’employeur peut rechercher une solution amiable et proposer, notamment, un échéancier. L’informer oralement est bien, mais établir un écrit permet une vraie traçabilité.
Un interlocuteur identifié doit être chargé de la communication avec le salarié afin d’éviter les informations contradictoires, les engagements non validés ou les demandes de remboursement prématurées.
Le principe à retenir
Détecter → vérifier → informer → convenir des modalités → suivre le remboursement.
RECAPITULATIF DES POSSIBILITÉS DE RÉCUPÉRATIONS DU TROP-PERCU