Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité. Lorsqu’ils sont remboursés dans les conditions admises, ils ne constituent pas une rémunération et sont exclus de l’assiette des cotisations sociales.
Comment traiter les frais professionnels en paie ?
Le remboursement peut être effectué sur justificatifs, pour le montant réellement dépensé, ou sous la forme d’allocations forfaitaires lorsque cette modalité est admise. L’employeur doit pouvoir justifier la nature professionnelle de la dépense et, selon le mode retenu, conserver les pièces nécessaires.
Quelles dépenses peuvent être remboursées ?
Les frais professionnels peuvent notamment concerner :
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Les repas pris en déplacement
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Les déplacements professionnels et les indemnités kilométriques
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Les frais de transport domicile-travail pris en charge par l’employeur
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L’hébergement temporaire ou les frais de grand déplacement
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Le télétravail et l’utilisation professionnelle d’outils personnels
La qualification retenue doit être cohérente avec les circonstances réelles. Une dépense personnelle prise en charge