Comment déclarer un avenant au contrat de travail en DSN ?

Paie Contrat de travail
Actualité

Tel est l’objet d’une récente publication du site net-entreprises : comment les entreprises doivent-elles déclarer un avenant au contrat de travail en DSN ? Notre actualité aborde les informations transmises.

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Avenant ≠ nouveau contrat de travail

En préambule, le site net-entreprises nous rappelle que :

  • Un avenant de contrat est une modification d’un contrat de travail existant ;
  • Mais n’est, en aucun cas, un nouveau contrat de travail.

Déclaration en DSN mensuelle

Le mois où l’avenant de contrat s’applique pour le salarié, il convient de déclarer dans la DSN mensuelle?:

  • Un unique contrat pour ce salarié, via un unique bloc « Contrat (contrat de travail, convention, mandat) – S21.G00.40 » 

Bloc contrat

Dans ce bloc contrat, doivent être déclarées les modalités qui le caractérisent à la date où la paie est réalisée?:

  • Les nouvelles modalités apportées par l’avenant comme par exemple la quotité de travail, le statut du salarié, modalité d’exercice du temps de travail…

Pas de modification de la date de début de contrat 

Attention, la date de début du contrat n’est pas modifiée par la signature d’un avenant?:

  • La date de début de contrat déclarée en DSN doit donc être celle de la signature initiale du contrat avec le salarié.

Dates changements réalisés 

A ce bloc contrat, sont également rattachées les informations précisant depuis quand ces changements ont été réalisés (la date de signature de l’avenant), et le rappel des anciennes modalités du contrat (d’avant signature de l’avenant)?:

  • Un bloc «?Changements contrat – S21.G00.41?» doit être déclaré avec?les anciennes données modalités du contrat de travail de manière à déclarer la date de signature de l’avenant et l’évolution des modalités.

Cas de modification du numéro de contrat 

Si jamais pour une raison technique le logiciel modifie le numéro du contrat lors de la signature d’un avenant :

  • Le bloc «?Contrat (contrat de travail, convention, mandat) – S21.G00.40?» sera déclaré avec le nouveau numéro de contrat ;
  • Et l’ancien numéro devra être déclaré dans un bloc «?Changements Contrat – S21.G00.41?» de manière à expliciter la modification suivant les règles de gestion des changements des identifiants du contrat.
     

Exemple concret

Présentation du contexte

Un individu a commencé un contrat de travail à temps partiel portant le numéro A le 7 mars 2017. 

Le 1er janvier 2022, ce même individu a signé un avenant de contrat pour un changement de modalité d’exercice du temps de travail (passage à une modalité d’exercice du temps de travail de temps partiel à temps plein).

DSN janvier 2022

Bloc contrat de travail 

La déclaration en DSN du MPD de janvier 2022 portera les informations ci-dessous?: 

Un unique bloc « Contrat (contrat de travail, convention, mandat) – S21.G00.40 » avec?:

  • Date de début du contrat – S21.G00.40.001?: 07/03/2017
  • Numéro du contrat – S21.G00.40.009?: A
  • Quotité de travail du contrat – S21.G00.40.013?: quotité correspondant à celle de l’avenant
  • Modalité d’exercice du temps de travail – S21.G00.40.014?: 10 – Temps plein 

Bloc changement contrat

La déclaration en DSN du MPD de janvier 2022 portera les informations ci-dessous?: 

Un bloc «?Changements contrat – S21.G00.41?» avec?:

  • Date de la modification S21.G00.41.001: 01/01/2022
  • Ancienne quotité de travail du contrat?: quotité du contrat avant la signature de l’avenant
  • Ancienne modalité d’exercice du temps de travail S21.G00.41.008?: 20 – Temps partiel

Que se passe-t-il si ma déclaration de l’avenant n’est pas conforme??

Au sein de ce chapitre, le site net-entreprises confirme les points suivants : 

Si votre déclaration de l’avenant est erronée en DSN, le risque principal est que les organismes qui vont recevoir la DSN ne sauront pas reconstituer l’historique du contrat et la carrière de l’individu sera erronée avec en conséquence des impacts sur les droits chômage et maladie de celui-ci. 

Par exemple, un signalement Fin de Contrat de Travail Unique (FCTU) sur un contrat ayant eu un avenant mal déclaré pourrait?:

  • Soit ne pas comporter les mois du contrat antérieurs à l’avenant ;
  • Soit être rejeté par Pôle emploi du fait de 2 contrats déclarés sur le mois de la prise en compte de l’avenant.

Comment corriger une erreur de déclaration de l’avenant de contrat??

Les 3 situations suivantes sont abordées :

  1. Oubli de déclaration d’un avenant ;
  2. Déclaration de 2 contrats au lieu d’un unique contrat
  3. Déclaration d’un seul bloc contrat, avec modification du n° du contrat au moment de la prise en compte de l’avenant, sans indication dans la DSN? 

Oubli de déclaration d’un avenant

Il est toujours possible de déclarer rétroactivement le changement d’une modalité de contrat?:

  • Dans la DSN du mois où vous constatez l’erreur, l’entreprise va déclarer la nouvelle modalité de contrat, et insérer un blocs « Changements contrat –G00.41 » comportant l’ancienne modalité de contrat avec la date de modification précisant la date de l’avenant. 

La déclaration de 2 contrats

Si, précédemment l’entreprise déclarait le contrat A et qu’elle a déclaré dans une même DSN mensuelle un contrat A avec les anciennes modalités du contrat et un contrat B avec les nouvelles?: 

Il convient, de manière à supprimer la double déclaration à tort et avoir l’ensemble des informations du contrat rattaché au vrai contrat, le mois où vous constatez l’erreur, de déclarer?: 

  • Le contrat A avec les nouvelles modalités (et un bloc « Changements contrat – S21.G00.41 » précisant la date de l’avenant et les anciennes modalités) et d’y ajouter les éléments de rémunérations versés postérieurement à la prise en compte de l’avenant et déclarés uniquement sous le contrat B.
  • Le contrat B en y annulant les rémunérations déclarées sur ce contrat suite à la prise en compte de l’avenant (et un bloc «?Fin du contrat – S21.G00.62?» précisant la date de fin de contrat). 

Si l’entreprise a déclaré dans le contrat B un bloc changement faisant le lien entre les 2 contrats, il conviendra lors de déclarer :

  • Un bloc « Changements contrat – S21.G00.41 » pour le contrat B portant le numéro de contrat B au niveau de la rubrique «?Ancien numéro du contrat S21.G00.41.014?» qui permettra d’écraser le bloc 41 déclaré à tort et faisant le lien entre les contrats B et A. 

Déclaration d’un seul bloc contrat, avec modification n° du contrat, sans indication dans la DSN?

Dans le cas où l’entreprise :

  • A changé le numéro de contrat sans mettre de bloc « Changements contrat – S21.G00.41 » le précisant ;
  • Il est alors toujours possible de mettre ce bloc « Changements contrat – S21.G00.41 » dans une DSN ultérieure ;
  • Afin de permettre à tous les organismes de comprendre que le nouveau numéro de contrat est lié à l’ancien numéro de contrat et donc de reconstituer l’historique de la carrière du salarié.

Références

Publication sur le site net-entreprises du 19 mai 2022 « Gestion des avenants des contrats en DSN »