La protection des données personnelles dans le cadre de la géolocalisation des véhicules

Compte tenu du risque d'atteinte importante aux droits et libertés que comporte son utilisation, la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation est strictement encadrée et subordonnée à au respect des règles relatives à la protection des données personnelles.

Dans quels cas peut être utilisée la géolocalisation ?

La mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation doit toujours être proportionnée au but à atteindre et justifiée par le fonctionnement de l'entreprise.

Un dispositif de géolocalisation peut être installé dans des véhicules utilisés par des employés pour :

• Suivre, justifier et facturer une prestation de transport de personnes, de marchandises ou de services directement liée à l’utilisation du véhicule (exemple : les ambulances dans le cadre de la dématérialisation de la facturation de l’assurance maladie).
• Assurer la sécurité de l’employé, des marchandises ou des véhicules dont il a la charge, et notamment retrouver le véhicule en cas de vol (exemple : un dispositif inerte activable à distance à compter du signalement du vol).
• Mieux allouer des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence (exemple : identifier l’employé le plus proche d’une panne d’ascenseur ou l’ambulance la plus proche d’un accident).
• Accessoirement, suivre le temps de travail, lorsque cela ne peut être réalisé par un autre moyen.
• Respecter une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés.
• Contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule définies par l’employeur.

En revanche, un dispositif de géolocalisation installé dans un véhicule mis à la disposition d’un employé ne peut pas être utilisé :

• Pour contrôler le respect des limitations de vitesse.
• Pour contrôler un employé en permanence.
• En particulier, il ne peut pas être utilisé :
• Dans le véhicule d’un employé disposant d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements (exemple : VRP, salarié en forfait jours, cadre autonome, etc…).
• Pour suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat.
• Pour collecter la localisation en dehors du temps de travail (trajet domicile travail, temps de pause, etc…), y compris pour lutter contre le vol ou vérifier le respect des conditions d’utilisation du véhicule.
• Pour calculer le temps de travail des employés alors qu’un autre dispositif existe déjà.

Les droits des salariés

Les salariés peuvent s’opposer à l’installation d’un dispositif de géolocalisation dans leur véhicule professionnel, dès lors que ce dispositif ne respecte pas les conditions légales posées par la CNIL ou d’autres textes.

Ils doivent être informés de :

• l’installation de ce dispositif,
• l’identité du responsable de traitement,
• des finalités poursuivies,
• la base légale du dispositif (obligation issue du code du travail par exemple, ou intérêt légitime de l’employeur),
• des destinataires des données issues du dispositif de géolocalisation,
• leur droit d’opposition pour motif légitime,
• la durée de conservation des données,
• leurs droits d’accès et de rectification,
• la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Cette information peut se faire au moyen d’un avenant au contrat de travail ou d’une note de service, par exemple.

Les salariés doivent avoir accès aux données les concernant enregistrées par l’outil (dates et heures de circulation, trajets effectués, etc…).

Enfin, ils doivent pouvoir désactiver la collecte ou la transmission de la localisation géographique en dehors du temps de travail.

Les instances représentatives du personnel doivent également être informées ou consultées avant toute décision d’installer un dispositif de géolocalisation dans les véhicules mis à la disposition des employés.

L’accès aux données personnelles

L’accès aux données recueillies par le dispositif de géolocalisation doit être strictement limité :

• au personnel habilité des services concernés,
• à l’employeur,
• au personnel habilité d’un client ou donneur d’ordre auprès duquel une prestation est justifiée.

Attention : le nom du conducteur ne doit pas être communiqué à un client ou à un donneur d’ordre, puisque cette information ne présente pas d’intérêt pour ces personnes, sauf si cette information présente un intérêt particulier et indispensable.

La sécurité des données personnelles

Pour éviter notamment que des personnes non autorisées accèdent aux informations du dispositif, il est impératif de prendre des mesures de sécurité.

Par exemple, l’accès au dispositif de suivi en temps réel sur un site internet doit se faire avec un identifiant et un mot de passe.

La durée de conservation des données

Les données obtenues par la géolocalisation ne doivent pas être conservées plus de 2 mois.

Néanmoins, elles peuvent être conservées pendant :

• 1 an lorsqu’elles sont utilisées pour optimiser les tournées ou à des fins de preuve des interventions effectuées, lorsqu’il n’est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen.
• 5 ans lorsqu’elles sont utilisées pour le suivi du temps de travail.

Si l’employeur a désigné un Délégué à la protection des données (DPO), celui-ci doit être associé à la mise en œuvre du dispositif de géolocalisation. De plus le système de géolocalisation doit être inscrit au registre des activités de traitement tenu par l’employeur.

Références

Articles L 1121-1, L 1222-3, L 1222-4, L 2312-38 du Code du Travail

RÈGLEMENT (UE) n° 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).