Gestion des véhicules professionnels : quelle est la durée de conservation des données personnelles ?

Le 2 avril 2026, la CNIL a publié un référentiel afin de guider les entreprises dans l’identification et la détermination des durées de conservation pertinentes pour les traitements de données personnelles qu’elles mettent en œuvre. 

Ce guide constitue une aide à la prise de décision en orientant les responsables de traitement vers :

• les durées obligatoires du fait de la réglementation française en vigueur en particulier le code du travail;
• les durées recommandées par la CNIL, qui sont des points de repère pour déterminer la durée pertinente.

Pour le contrôle de l'utilisation des véhicules professionnels via tachygraphes :

En base active (lorsque les données sont facilement accessibles dans l’environnement de travail immédiat pour les services opérationnels qui sont en charge de ce traitement), les données sont conservées à compter de la collecte et pour le temps de la gestion de la paie.

En archivage intermédiaire (lorsque les données peuvent être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées), les données sont conservées :

• 1 an après leur utilisation conformément aux obligations relatives au contrôle de l'utilisation des véhicules de transport ;
• Pendant 1 an ou pendant une durée équivalente à la période de référence, en cas d'aménagement du temps de travail sur une période supérieure à l'année ;
• Pendant 3 ans pour les salariés en convention de forfait.

Article D 3171-16 du code du travail

Pour la géolocalisation des véhicules professionnels :

Les informations obtenues par la géolocalisation utilisées pour optimiser les tournées sont à conserver :

• En base active : 2 mois à compter de la collecte.

• En archivage intermédiaire : 1 an.

Les informations obtenues par la géolocalisation à des fins de facturation sont à conserver :

• En base active : jusqu’à facturation.

• En archivage intermédiaire : 1 an à des fins de preuve d’intervention s’il n’est pas possible d’apporter la preuve par un autre moyen.

Pour le recouvrement des contraventions (désignation auprès de l'ANTAI de la personne qui conduisait ou était susceptible de conduire le véhicule) :

Désignation via le site internet de l’ANTAI ou par LRAR :

• En base active : 45 jours maximum à compter de la réception de contravention.
• En archivage intermédiaire : uniquement si le responsable de traitement en a l'obligation ou s'il souhaite se constituer une preuve dans l’éventualité d’un contentieux, et dans la limite du délai de prescription/forclusion applicable.

Article L 121-6 du code de la route

Désignation automatique en cas de convention passée avec l'ANTAI :

• En base active : les traces des requêtes effectuées par l'ANTAI sur les conducteurs de véhicules ayant commis une infraction au code de la route sont détruites après le retour d'information à l'ANTAI.
• En archivage intermédiaire : en aucun cas, l’employeur ne peut garder trace de ces requêtes, les consolider ou les archiver.

Article L 121-6 du code de la route

Rappelons enfin que les différents fichiers de gestion du personnel doivent être inscrits au registre des activités de traitement tenu par l’employeur.

La durée de conservation des données personnelles