Note informant les salariés sur le traitement de leurs données personnelles relatives aux congés payés

Lorsque votre société met en place une procédure de recueil des souhaits de congés payés, vous devez informer chaque salarié du traitement de ses données personnelles. Cette note formalise cette obligation d’information au regard du RGPD.

Le modèle précise la finalité (organisation de l’ordre des départs et des dates de congés), la base légale, les catégories de données collectées (identité, solde de congés, dates souhaitées), les destinataires internes (service du personnel, chefs de service) ainsi que la durée de conservation jusqu’à la fixation de l’ordre annuel.

Il rappelle les droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition et de limitation, ainsi que les coordonnées du DPO ou du contact désigné. Mentionnez le cas d’un éventuel transfert hors UE et conservez la note signée.