Contexte de l'affaire
Une société fait l’objet d’un contrôle URSSAF portant sur les années 2011 à 2013. L’inspectrice emporte des copies de livres de paie et de fiches individuelles de salaire. L’entreprise conteste la procédure, faute d’information et d’autorisation.
Contestations de la procédure
La cour d’appel considère le contrôle régulier : l’entreprise conserve les originaux et peut discuter les constatations de l’inspectrice. La société forme un pourvoi pour contester cette analyse.
Dispositions légales et analyse de la Cour
Extrait de l'arrêt :
Réponse de la Cour
Vu l'article R. 243-59 du code de la sécurité sociale, dans sa rédaction applicable au litige :
4. Selon les dispositions de ce texte, les employeurs sont tenus de présenter aux agents chargés du contrôle tout document et de permettre l'accès à tout support qui leur sont demandés par ces agents comme nécessaires à l'exercice du contrôle.
5. Il résulte de ces mêmes dispositions, qui sont d'application stricte, que les inspecteurs du recouvrement ne sont pas autorisés à rechercher eux-mêmes les documents dont ils ont besoin et à les emporter pour examen sans en avoir informé l'employeur et avoir obtenu son accord.
6. Pour juger régulière la procédure de contrôle, l'arrêt relève qu'il ressort de l'avis de contrôle que l'employeur devait mettre à la disposition de l'inspectrice du recouvrement les livres de paie et fiches individuelles de salaire, que ces documents figurent dans la liste des documents consultés mentionnés dans la lettre d'observations, que le droit de présentation autorise l'organisme à copier les documents examinés et que la sortie de ces copies par l'inspectrice du recouvrement ne peut en elle-même constituer une irrégularité. Il ajoute qu'ayant conservé les originaux, la société gardait la possibilité de discuter des conséquences qui pouvaient en être tirées et que tous les documents ont été restitués avant la mise en recouvrement.
7. En se déterminant ainsi, sans vérifier, comme elle était invitée à le faire, si l'agent chargé du contrôle avait informé la société cotisante et obtenu son autorisation pour emporter ces documents, même en copie, la cour d'appel a privé sa décision de base légale.
Décision de la Cour de cassation
La Cour de cassation applique strictement la rédaction de l’article R. 243-59 du code de la sécurité sociale en vigueur lors des faits.
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Information et accord : l’inspectrice doit informer l’employeur et obtenir son autorisation avant d’emporter les documents pour les examiner, même sous forme de copies.
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Vérification nécessaire : la conservation des originaux par l’entreprise ne dispense pas les juges de rechercher si cette autorisation existe.
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Réexamen du litige : la Cour casse l’arrêt et renvoie l’affaire devant la cour d'appel d'Amiens autrement composée
Impact en paie
Lors d’un contrôle engagé aujourd’hui, l’inspecteur demande au gestionnaire de paie des copies des bulletins de salaire, des états de cotisations et des justificatifs de frais professionnels. Il souhaite les examiner dans les bureaux de l’URSSAF. L’employeur doit-il donner son accord ?
Depuis le 1er janvier 2020, les copies des documents remis peuvent être exploitées hors de l’entreprise sans autorisation particulière. En revanche, l’exploitation des originaux à l’extérieur des locaux reste soumise à l’autorisation de la personne contrôlée. Cette règle concerne les pièces relatives à l’ensemble des salariés entrant dans le périmètre du contrôle.
Cet arrêt ne peut donc être invoquer pour contester toute sortie de copies lors d’un contrôle actuel. L’absence d’autorisation ne suffit plus à caractériser une irrégularité pour ces copies.