Managers : comment effectuer les formalités d'embauche ?

Dans les entreprises disposant d’un service ressources humaines, elles sont généralement effectuées par ce service. Dans les petites entreprises, vous pouvez être amené à effectuer vous-mêmes ces formalités.

Les formalités à réaliser avant l’embauche

• Si le salarié n’est pas européen : Vérifiez la validité du titre de séjour portant autorisation de travail ou de l’autorisation de travail.

• Si le salarié est mineur : Demandez l’autorisation parentale pour qu’il travaille et perçoive une rémunération, ainsi que l’autorisation de l’inspection du travail s’il a entre 14 et 16 ans.

• Effectuez la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF.

La DPAE doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l’embauche, et avant la mise effective au travail du salarié.

• Affiliez le nouveau salarié auprès des caisses de prévoyance, retraite et de complémentaire santé (mutuelle).

• Affiliez le nouveau salarié à la caisse de congés payés si votre entreprise relève d’un secteur d’activité dans lequel les congés payés sont gérés par une caisse.

Vous devez également demander la carte d’identification professionnelle du salarié à la CCPB et verser une redevance si vous relevez du BTP.

• Rédigez le contrat de travail;

• Demandez à la médecine du travail un rendez-vous pour la visite d’information et de prévention ou l’examen médical d’aptitude.

La visite médicale doit avoir lieu obligatoirement avant le 1^er jour de travail si le salarié est mineur, travaille de nuit, ou est exposé à certains risques (amiante, plomb, bruit, etc…).

• Vérifiez la validité des vaccins du salarié si le poste le nécessite ;

• Si le salarié travaille pour plusieurs employeurs : vérifiez que ce cumul d’emplois est possible au regard des durées maximales de travail légales et conventionnelles, ainsi qu’au regard du statut du salarié chez son autre employeur (interdiction d’embaucher un fonctionnaire, un agent de la SNCF, etc…).

• Vérifiez que le nouveau salarié n’est pas lié par une clause de non-concurrence ou une clause d’exclusivité.

Les formalités à réaliser lors de l’embauche

• Faites signer le contrat de travail au salarié.

En cas de contrat à durée déterminée (CDD), le contrat doit être signé dans les 48 heures de l’embauche.

• Remettez au salarié le volet détachable de l'accusé de réception adressé par l'URSSAF suite à la déclaration préalable à l’embauche.

Cette formalité n’est pas obligatoire si le contrat de travail comporte l’identification de l’URSSAF et qu’il rappelle au salarié qu’il dispose d’un droit de consultation et de rectification des données informatisées le concernant.

• Remettez au salarié le livret d’épargne salariale s’il existe un dispositif d’épargne salariale dans l’entreprise (intéressement, participation, PEE, etc.).

• Remettez au salarié la notice d’information sur les garanties du régime de prévoyance complémentaire, rédigée par l’assureur.

• Inscrivez le nouveau salarié sur le registre unique du personnel: nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité, type et numéro du titre portant autorisation de travail pour un étranger, type de contrat de travail, emploi, qualification, date d’entrée et date de sortie.

• Formez le nouveau salarié à la sécurité et lui remettre le EPI le cas échéant.

Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur ?

L’absence de contrat de travail écrit fait encourir à l’employeur un risque prud'homal, par exemple la requalification d'un CDD en CDI.

Le défaut de transmission du CDD au salarié dans les 2 jours ouvrables de l’embauche n’entraîne plus automatiquement sa requalification en CDI. En revanche, l’employeur peut être condamné à verser au salarié une indemnité égale à un mois de salaire maximum.

Le défaut de formation à la sécurité engage la responsabilité pénale du chef d’entreprise en cas d’accident. Vous êtes, en outre, passible d'une amende de 3 750 € par salarié concerné par tout manquement à l’obligation de formation à la sécurité, y compris en l'absence d'accident.

Le défaut de déclaration préalable à l'embauche caractérise l'infraction de travail dissimulé, sans qu'il soit nécessaire d'établir l'intention frauduleuse :

• Au moins 6 mois de salaire pour le salarié en cas de rupture de son contrat cumulable avec l'indemnité de licenciement et l’indemnité de licenciement sans cause réelle et sérieuse.
• 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende (5 ans d'emprisonnement et 75 000 € d'amende, lorsque l'infraction est commise à l'égard de plusieurs personnes ou de personnes vulnérables).
• Majoration de 25 % du montant du redressement des cotisations et contributions (40 % en cas de vulnérabilité, bande organisée, emploi dissimulé de mineurs).
• Peines complémentaires : diffusion du jugement, interdiction d'exercer pour une durée maximum de 3 mois, exclusion des marchés publics pour une durée maximum de 6 mois, refus des aides et restitution de celles déjà perçues.

La non-remise au salarié du justificatif de la DPAE et la non-présentation aux agents de contrôle de l'avis de réception de l'URSSAF sont punies d'une amende de 750 €.

Le non-envoi de la DPAE entraîne l'application d'une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti.

L'absence d'affiliation à la prévoyance est sanctionnée pécuniairement par la prise en charge intégrale des frais par l'entreprise.

Le défaut d'organisation de la visite de prévention et d'information, ou de la visite médicale lorsqu'elle est obligatoire, est sanctionné par le versement de dommages et intérêts au salarié. Celui-ci peut également prendre acte de la rupture de son contrat de travail aux torts de l'employeur.

En tant que manager …

Informez le salarié qu'il bénéficiera d'un entretien de parcours professionnel périodique :

Vous êtes en effet tenu de lui délivrer cette information dès son embauche. La périodicité de l'entretien est fixée par accord d’entreprise ou, à défaut, tous les 4 ans. Il doit avoir lieu obligatoirement la première année de l'embauche.

Conservez les justificatifs ou récépissés de déclaration :

Pour des raisons évidentes de preuve en cas de contentieux, veillez à bien conserver une trace de l'accomplissement des formalités d’embauche : accusé de réception de télécopie ou de courrier, etc.

Exemple : En cas d'accident mortel du travail dans les premières heures suivant l'embauche, il est impératif que l'employeur puisse prouver qu'il a affilié en temps et en heure le salarié auprès de l'organisme d'assurance qui prendra en charge l'indemnisation de la famille, sous peine de devoir se substituer à cet organisme.

Ne négligez pas la formation à la sécurité :

La jurisprudence retient la faute inexcusable de l'employeur en cas d'accident du travail si la formation à la sécurité lors de l'embauche n'a pas été faite.

La formation à la sécurité concerne également les travailleurs intérimaires et les salariés en CDD pour lesquels vous devez assurer, en tant qu'entreprise utilisatrice, une formation renforcée.