Nul besoin non plus d’être présent physiquement dans les locaux de l’entreprise pour voter ce qui permet à tous les électeurs de s’exprimer, qu’ils soient en home office, en télétravail, en congés, en arrêt de travail voire en déplacement (dans le cas d’une force commerciale itinérante par exemple). Les horaires du vote peuvent donc être élargis et même se prolonger sur plusieurs jours avec le vote électronique.
Le moment venu, le vote se déroule assez simplement.
L’électeur se connecte à un site internet spécifique à son élection au moyen d’un identifiant et un code strictement personnel. Il aura reçu préalablement reçus ces informations par e-mails ou SMS (de préférence professionnels dans les deux cas) ou même par courrier. L’entreprise peut aussi décider de renforcer encore la sécurité de l’authentification en ajoutant une question dont la réponse est connue du seul électeur (ex : son matricule RH qui figure sur son bulletin de salaire).
Le collaborateur vote ensuite pour la liste de son choix en « rayant » si nécessaire certains membres de cette liste d’abord pour les titulaires puis pour les suppléants. Ce vote se fait en quelques clics puis il est validé par l’électeur qui reçoit alors un accusé de réception attestant la prise en compte de son vote.
Une fois le vote terminé, l’urne numérique est scellée. Une cérémonie dite « de descellement » est effectuée par les membres du bureau. Les résultats sont établis automatiquement. Le procès-verbal de l’élection est également complété par l’outil.
Toutes les données sont ensuite sauvegardées au moins durant la période possible de contestation puis détruites par le prestataire du vote électronique.
Un processus assez logique dont la facilité d’accès permet en général d’augmenter le taux de participation au vote.
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