Retour d’expérience. LégiSocial a déjà accompagné avec son service LégiVote plusieurs centaines d’élections du CSE. Avec, systématiquement, la mise en place de vote électronique. Quelles ont été les questions les plus fréquentes des directions RH selon les phases de l’élection ? En voici les principales. N’hésitez pas à nous contacter via le formulaire LégiVote si vous avez d’autres points à éclaircir.

Phase 1 : Avant de se lancer

Quels textes officiels régissent l’organisation des élections professionnelles via le vote électronique ?

La mise en place du vote électronique pour l’élection du CSE est régie par les articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail ainsi que par la recommandation CNIL 2019-053 du 21 juin 2019 sur le vote électronique en général, applicable depuis juin 2020.

Le vote électronique pour une élection du CSE est-il coûteux à mettre en place ?

Le coût de l’utilisation d’un outil de vote électronique sont désormais accessibles à tous, même aux TPE, et dépendent principalement de l’effectif. Le tarif varie aussi en fonction de l’accompagnement dont vous souhaitez disposer, qu’il soit de nature technique ou juridique : votre élection du CSE et le vote électronique engendreront forcément des questions donc, assurez-vous que votre prestataire sera bien présent pour y répondre rapidement.

Ces frais sont à mettre en relation avec les économies réalisées par rapport à une élection physique (logistique, déplacement, personnel mobilisé) et naturellement, avec la sécurité supplémentaire apportée. L’investissement est rapidement rentable surtout si entreprise ou association atteint quelques dizaines de salariés.

En tant qu’association, puis-je aussi organiser des élections du CSE par vote électronique ?

Oui, en effet, toutes les associations sont soumises aux mêmes obligations que les entreprises en fonction de leur effectif pour l’élection du CSE. Le vote électronique y est de la même manière autorisé et se déroule selon les mêmes principes.

Faut-il acquérir un logiciel particulier pour organiser le vote électronique lors d’une élection du CSE ?

Non, les outils qui réalisent cette prestation sont des outils en SAAS, accessible via internet, que vous n’utilisez que le temps de votre élection. Il ne s’agit pas d’un abonnement, juste d’une prestation temporaire.

Mon outil de vote électronique doit-il être relié à mon SIRH ou mon logiciel de paye ?

Non. Vous aurez simplement, pour éditer la liste des électeurs et l’injecter dans l’outil de vote électronique, à procéder à une extraction de la liste des collaborateurs selon un modèle fourni par votre prestataire.

Puis-je utiliser une solution gratuite pour réaliser l’élection du CSE ?

Non, il n’existe pas de solution gratuite respectant la réglementation du vote électronique pour une élection professionnelle. Les outils utilisés doivent impérativement respecter les recommandations CNIL, le RGPD, et être audités par des experts indépendants afin de garantir notamment la confidentialité du vote. La règlementation est ici beaucoup plus stricte que pour un outil de type « sondage ».

Faut-il faire appel à un expert ou à un consultant indépendant pour choisir sa solution de vote électronique ?

Non, vous pouvez directement vous adresser aux différents prestataires comme LégiSocial pour choisir une solution.

Un accord d’entreprise est-il nécessaire pour mettre en place le vote électronique pour l’élection du CSE ?

C’est possible et recommandé, mais ce n’est plus obligatoire. L’employeur doit toujours chercher à négocier un accord à ce sujet avec les délégués syndicaux. Mais il peut désormais décider unilatéralement de mettre en œuvre cette modalité.

Si je retiens le vote électronique pour l’élection du CSE, est-ce que ce choix sera définitif pour toutes les futures élections professionnelles dans mon entreprise ?

Non, pas du tout, vous pourrez naturellement revenir à une autre forme de vote comme le vote « papier » dans 4 ans pour la prochaine élection du CSE par exemple.

Par qui est décidé le choix du prestataire de vote électronique ?

Ce choix est fait par l’employeur qui assurera aussi le cout de la prestation. Vous pouvez facilement le faire en concertation avec des représentants du personnel, mais il n’y a aucune obligation.

Comment sont protégées les données personnelles des électeurs lors du vote électronique ?

Les logiciels de vote électronique doivent répondre à un cahier des charges très strict de la CNIL et être audités par un expert indépendant. Toutes les données sont cryptées et il est par exemple rigoureusement impossible techniquement de reconstituer le vote d’un électeur.

Phase 2 : Le paramétrage de votre élection du CSE

Avec le vote électronique, puis-je choisir plus librement le jour de l’élection du CSE ? Combien de temps dure le vote ?

Pas de changement à ce niveau par rapport à une élection papier. Aucun jour de la semaine n’est prévu particulièrement. Mais soyez néanmoins vigilant car vous devez vous assurer que le plus grand nombre de collaborateurs pourra participer à l’élection du CSE : éviter là encore les périodes de vacances, de pont, les jours traditionnels de RTT dans votre entreprise par exemple.

A noter quand même qu’avec un outil de vote électronique, vous pouvez élargir les horaires d’ouverture du scrutin sur plusieurs jours. Les élections organisées sur deux jours ont même tendance à devenir la règle d’autant qu’avec le vote électronique, elles n’entrainent pas plus de complexité et de logistique qu’une élection d’une seule journée.

Puis-je utiliser le vote électronique pour une élection partielle du CSE ?

Oui, tout à fait avec la même procédure et le même type d’outil. Voir à ce sujet l’article de LégiSocial.

En utilisant le vote électronique pour l’élection du CSE, suis-je quand même obligé d’organiser parallèlement un vote par correspondance pour les collaborateurs qui ne sont pas sur site ?

Non, le vote électronique se déroulant déjà potentiellement à distance, nul besoin d’organiser une autre forme de vote. Un avantage tant le process de vote à distance était lourd et source d’erreurs. Il tend à disparaitre complétement.

Puis-je organiser à la fois un vote électronique et un vote traditionnel avec des bulletins imprimés pour l’élection du CSE ?

Rien ne s’y oppose en effet mais cette solution est peu recommandée sauf rares exceptions car elle accroit le risque d’erreurs, la logistique et le budget de votre élection sans apporter d’avantages particuliers. A déconseiller.

Ai-je toujours besoin de désigner un président et des assesseurs pour l’élection du CSE avec vote électronique ?

Oui tout à fait, un bureau comptant au moins 3 personnes, tous électeurs : 1 président et 2 assesseurs. Contrairement au vote physique, il n’est pas obligatoire avec le vote électronique de disposer d’un bureau par collège, vous pouvez choisir un bureau de vote unique pour votre élection. Cette pratique est généralisée.

Le président du bureau et les assesseurs ont-ils besoin d’une formation particulière dans le cadre du vote électronique ?

Compte-tenu de leur rôle particulier, les membres du bureau doivent en effet être informés et formés de manière particulière. Ils participent notamment, la veille ou juste avant le scrutin, à la cérémonie de scellement des urnes. Puis après le vote, au descellement et à l’ouverture des urnes puis à la proclamation des résultats.

Votre prestataire vous laissera peut-être former seul votre bureau. D’autres – et LégiSocial en fait partie – ont fait le choix d’un accompagnement important et sont présents, en visio, à la fermeture et à l’ouverture des urnes. Une démarche qui évite un stress supplémentaire pour les membres du bureau.

Dans le cadre d’une élection du CSE avec vote électronique, comment se compose le bureau ? Puis-je choisir librement les membres du bureau ?

Comme pour le vote physique, le bureau se compose à minima de 3 personnes, un président et deux assesseurs qui doivent faire partie des électeurs. Ils sont toujours généralement choisis parmi les plus âgés et le plus jeune de l’entreprise si ces personnes sont disponibles et acceptent. Les candidats peuvent faire parties du bureau si vous le stipulez dans le PAP. En revanche, il n’est pas forcément nécessaire de disposer d’un bureau pour chaque collège : un seul bureau suffit pour l’élection.

Avec le vote électronique, les syndicats peuvent-ils quand même nommer des délégués de liste pour surveiller l’élection ?

Oui, l’outil que vous allez choisir doit le permette, que ce délégué fasse ou non partie de la liste électorale. Ces délégués pourront aussi assister aux cérémonies de scellement et de descellement des urnes par les membres du bureau et signer s’ils le souhaitent les PV finaux.

En tant que DRH, de quelles informations particulières vais-je avoir besoin de livrer pour permettre aux salariés de voter via le vote électronique ?

Au-delà des informations habituelles (ancienneté, date de naissance…), vous aurez à renseigner pour chaque électeur au moins une et de préférence deux informations permettant de les contacter: un email (professionnel ou même personnel si vous obtenez son accord) ou un numéro de téléphone portable. L’électeur recevra le jour venu sur cet email ou sur un numéro de téléphone, ses codes de connexion. Il faut donc que l’information soit préalablement renseignée dans l’outil.

Vous pourrez aussi lui adresser ses codes confidentiels par courrier si votre outil le permet. Cela peut être pratique pour les collaborateurs en longue maladie par exemple ou qui n’ont pas d’emails. Cela pourra vous occasionner quelques frais supplémentaires.

Quels sont les canaux possibles pour l’envoi des identifiants du vote électronique aux électeurs ?

Tous les outils de vote électronique permettent l’envoi des identifiants par email, qu’il soit personnel ou professionnel. Certains vous proposent aussi le courrier. D’autres permettent aussi l’envoi par SMS, très rapide et efficace.

Il se révèle nécessaire dans la pratique de pouvoir disposer de plusieurs canaux d’envoi et de pouvoir les panacher en fonction des populations : en effet, vous ne disposerez pas forcément des mêmes informations sur tous les collaborateurs.

Soyez vigilant lors du choix de votre solution sur le nombre de canaux possible.

Dois-je prévoir une salle spéciale pour le vote, même avec le vote électronique ?

En général, avec le vote électronique pour les élections du CSE, il n'est pas nécessaire de prévoir une salle spéciale pour le vote, contrairement au vote traditionnel. Le vote électronique peut être effectué à partir de n'importe quel endroit où les électeurs ont accès à un appareil compatible, comme un ordinateur, une tablette ou un smartphone, et une connexion Internet.

Cependant, il est important de veiller à ce que les électeurs disposent des ressources nécessaires pour voter en ligne de manière sécurisée et confidentielle. Cela peut donc inclure la mise en place de postes de vote électronique dans des lieux accessibles aux employés, tels que des zones de pause ou des salles de réunion, où les collaborateurs peuvent utiliser des appareils fournis par l'entreprise pour voter.

Je dois envoyer les identifiants de vote aux électeurs de l’élection du CSE par email mais comment être sûr qu’ils ne vont pas passer en spam ?

Pour éviter que les emails contenant les identifiants pour le vote électronique dans une élection du CSE ne passent en spam, voici quelques bonnes pratiques que vous pouvez suivre :

1/ Utiliser de préférence une adresse email professionnelle et authentifier l’expéditeur pour vos emails. Les services de messagerie sont plus susceptibles de considérer les emails provenant d'adresses professionnelles comme légitimes et vous pouvez signaler à votre service informatique les adresses emails d’expédition qui seront utilisés par votre prestataire. Il pourra paramétrer son antivirus afin de les laisser passer par exemple. Idem si vous utilisez des protections type « Mail in Black » dans votre entreprise, signalez-le à votre service informatique interne.

2/ Cela peut être plus délicat pour les emails personnels qui peuvent facilement classer ces emails avec identifiants comme étant des spams. Dans ce cas, prévenez les électeurs de bien vérifier la réception des codes en leur indiquant par exemple la date et l’heure de réception de ces informations.

Faut-il prévoir de former les salariés au vote électronique avant l’élection du CSE ?

Il est nécessaire en effet d’informer vos collaborateurs à la fois de la mise en place du dispositif mais aussi de son mode de fonctionnement par le biais d’une notice par exemple, à diffuser largement. Assurez-vous que votre prestataire vous fournit bien une notice claire. Prévoyez également une information particulière aux représentants du personnel. Les membres du bureau du vote feront l’objet d’une communication spécifique par votre prestataire sur les modalités de scellement et de descellement des urnes notamment.

Phase 3 : Durant le vote

Avec le vote électronique, le taux de participation de l’élection du CSE est-il accessible durant le scrutin ?

Oui, les administrateurs de la solution – la DRH par exemple – ont connaissance en temps réel du taux de participation. Et tous les électeurs y ont accès depuis le site de vote, à minima pour leur collège.

Un électeur peut-il voter « blanc » lors de l’élection du CSE avec un vote électronique ? Ou ne pas voter pour certains membres d’une liste ?

Oui bien sûr, les règles sont strictement les mêmes. Le vote électronique permet de voter blanc ou de ne pas retenir l’un des membres d’une liste lors de son vote.

Un collaborateur peut-il refuser de voter via un vote électronique ?

La mise en place du vote électronique n’interdit pas le vote à bulletin secret sous enveloppe sauf si l’accord ou l’employeur a expressément exclu cette modalité dans le PAP notamment. Si vous l’avez bien exclu, la procédure de vote électronique s’applique à tous les électeurs sans exception.

Le vote par procuration est-il possible dans le cadre du vote électronique ?

Non, comme pour le vote dit physique, le vote par procuration n’est pas autorisé dans le cadre des élections professionnelles avec vote électronique. Chaque salarié doit voter en personne. Aucun salarié ne doit confier à quiconque son code d’accès pour voter électroniquement. Cela pourrait être une cause d’annulation de l’élection si vous aviez connaissance de ces pratiques.

Comment se déroule le vote électronique pour une personne handicapée ?

Un électeur souffrant d’un handicap ne lui permettant pas de voter à la possibilité de se faire aider par un électeur de son choix.

Dois-je prévoir une salle spéciale pour le vote, même avec le vote électronique ?

Vous ne pouvez préjuger que chaque collaborateur aura accès le jour de l’élection à un ordinateur ou à un smartphone. Il est donc recommandé de prévoir une salle équipée d’un ordinateur par exemple qui servira uniquement au vote ce jour-là et avec les garanties nécessaires de sécurité et de confidentialité du vote.

Le vote électronique lors de l’élection du CSE doit-il être réalisé sur le matériel professionnel ou les électeurs peuvent-il utiliser leurs outils personnels ?

Pas de règles particulières, les deux peuvent être utilisés pour accéder au vote et recevoir ces codes d’authentification. En revanche, en tant qu’employeur, vous devez mettre à disposition des ordinateurs dotés d’une connexion internet pour les collaborateurs ne disposant pas d’accès personnel. Ce jour-là, ces outils ne devront servir qu’à cet usage.

Faut-il que je propose des boitiers de vote pour l’élection du CSE avec vote électronique ?

Non, un ordinateur, une tablette ou un smartphone doté d’une connexion internet suffit pour accéder au scrutin.

Avec le vote électronique, puis-je connaitre les résultats partiels de l’élection du CSE en cours de scrutin ?

Non, il est impossible de disposer de résultats partiels afin de préserver l'intégrité du processus électoral et d’éviter toute influence indue sur les électeurs. Seul le bureau de vote peu desceller les urnes pour connaitre les résultats et cela uniquement à la fin du scrutin.

Quel support technique est disponible pour les électeurs en cas de problème lors du vote électronique ?

Votre prestataire de vote électronique, qu’il s’agisse de Legisocial ou d’un autre prestataire, doit mettre en place un permanence durant le vote dont vous pourrez communiquer l’email ou le téléphone à vos électeurs.

Si un électeur perd ou détruit son identifiant pour voter, peut-il en recevoir un autre ?

Dans chaque scrutin, quelques électeurs sont systématiquement dans ce cas : ils ne retrouvent pas l’identifiant préalablement adressés. Selon l’outil utilisé, il peut se faire renvoyer un nouvel identifiant directement via l’outil ou en contactant le support. Cela ne prend que quelques secondes.

Phase 4 : Après le vote

Dans le cadre du vote électronique, dois-je toujours compléter manuellement le procès-verbal de l’élection ?

Non, c’est en principe le logiciel qui va compléter vos CERFA de résultat de l’élection par collège, automatiquement et immédiatement après le descellement des urnes. Pas de risque d’erreur dans vos comptages.

Dans le cadre du vote électronique, comment se transmettent les résultats de l’élection à l’administration ?

Vous pouvez procéder comme d’habitude par courrier mais pour ne pas avoir à ressaisir les résultats, les meilleurs outils vote électronique :

• Complétent automatiquement les procès-verbaux de votre élection du CSE ;
• Mieux, certains comme celui utilisé par Legisocial, permettent désormais de réaliser une transmission dématérialisée du PV au CTEP (Centre de Traitement des Elections Professionnelles, prestataire agissant pour le compte du Ministère du travail et regroupant tous les résultats au niveau national). Vous obtenez en retour un email de confirmation ainsi qu’un email du Ministère du travail vous demandant alors de télécharger vos PV - signé cette fois-ci par les membres du bureau – sur son site.

En cas de carence, l’outil de vote électronique complète t’il aussi le PV ?

Oui, tout à fait, c’est le même principe. Le CERFA est, de la même manière, complété automatiquement.

En cas de contestation de l’élection du CSE, puis-je retrouver dans l’outil de vote électronique les informations sur l’élection ou sont-elles détruites immédiatement ?

La contestation d’une élection du CSE, avec ou sans vote électronique, doit se faire dans les 15 jours. Les outils de vote électronique conservent donc les données (fichiers d’émargement, de résultats, de sauvegarde, matériels de vote, etc) au moins durant cette période, leur effacement étant ensuite programmé en conformité avec la législation.

Est-il possible de décaler la rédaction du procès-verbal d’une élection du CSE avec vote électronique ?

D’après les textes, vous devez établir le PV dès la proclamation des résultats. Et avec le vote électronique, le PV est complété automatiquement par l’outil de toute façon. Il s’agit d’un document CERFA.

En cas de carence de candidat au 1^er tour de l’élection du CSE, les électeurs recevront-ils d’autres identifiants pour le 2^nd tour ?

Non, les identifiants restent identiques pour le premier et le second tout de l’élection.

A qui m’adresser si j’ai une autre question sur la mise en place du vote électronique pour mon élection élection CSE ? Contactez dans ce cas votre interlocuteur LégiVote au 06.75.74.55.92 qui répondra à votre question.