LégiVote, la solution de vote électronique accompagnée pour votre élection CSE

Quels textes régissent l'organisation des élections professionnelles via le vote électronique ?

La mise en place du vote électronique pour l'élection du CSE est régie par les articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

Quels sont les tarifs d'une solution de vote électronique pour l'élection du CSE ?

Le coût de l'utilisation d'un outil de vote électronique varie en fonction de l'effectif. Il va de quelques centaines d'euros pour une TPE, à quelques milliers d'euros pour un PME ou une ETI mais il peut atteindre des sommes beaucoup plus importantes pour une grande entreprise. Ces frais sont à mettre en relation avec les économies réalisées par rapport à une élection physique (logistique, déplacement, personnel mobilisé) et naturellement, avec la sécurité supplémentaire apportée. L'investissement est rapidement rentable dès que l'entreprise ou l'association atteint plusieurs dizaines de salariés.

En tant qu'association, puis-je aussi organiser des élections du CSE par vote électronique ?

Oui en effet, toutes les associations type loi de 1901 sont soumises aux mêmes obligations que les entreprises en fonction de leur effectif pour l'élection du CSE. Le vote électronique y est de la même manière autorisé.

Faut-il acquérir un logiciel particulier pour organiser le vote électronique lors d'une élection du CSE ?

Non, les outils qui réalisent cette prestation sont des outils sur internet, que vous n'utilisez que le temps de votre élection. Il ne s'agit pas d'un abonnement, juste d'une prestation temporaire.

Mon outil de vote électronique doit-il être relié à mon SIRH ou mon logiciel de paye ?

Non. Vous aurez simplement, pour éditer la liste des électeurs et l'injecter dans l'outil de vote électronique, à procéder à une extraction de la liste des collaborateurs selon un modèle fourni par votre prestataire.

Puis-je utiliser une solution gratuite de type « Google Form » ou Doodle pour réaliser l'élection du CSE ?

Non, il n'existe pas de solution gratuite respectant la législation du vote électronique pour une élection professionnelle. Les outils utilisés doivent impérativement respecter les recommandations CNIL, le RGPD, et être audités par des experts indépendants afin de garantir notamment la confidentialité du vote. La règlementation est ici beaucoup plus stricte que pour un outil de type « sondage ».

Faut-il faire appel à un expert ou à consultant indépendant pour choisir sa solution de vote électronique ?

Non, vous pouvez directement vous adresser aux différents prestataires pour choisir une solution.

Un accord d'entreprise est-il nécessaire pour mettre en place le vote électronique pour l'élection du CSE ?

C'est possible et recommandé mais ce n'est plus obligatoire. L'employeur doit toujours chercher à négocier un accord à ce sujet. Mais il peut désormais décider unilatéralement de mettre en œuvre cette modalité.

Si je retiens le vote électronique pour l'élection du CSE, est-ce que ce choix sera définitif pour toutes les futures élections professionnelles dans mon entreprise ?

Non, pas du tout, vous pourrez revenir à une autre forme de vote comme le vote physique dans 4 ans pour la prochaine élection du CSE par exemple.

Par qui est décidé le choix du prestataire de vote électronique ?

Ce choix est fait par l'employeur qui assurera aussi le cout de la prestation. Vous pouvez naturellement le faire en concertation avec des représentants du personnel mais il n'y a aucune obligation.

Avec le vote électronique, puis-je choisir plus librement le jour de l'élection du CSE ?

Pas de changement à ce niveau par rapport à une élection physique. Aucun jour de la semaine n'est prévu particulièrement. Mais soyez néanmoins vigilant car vous devez vous assurer que le plus grand nombre de collaborateurs pourra participer à l'élection du CSE : éviter là encore les périodes de vacances, de pont, les jours traditionnels de RTT dans votre entreprise et traditionnellement, le mercredi. A noter quand même qu'avec un outil de vote électronique, vous pouvez élargir les horaires d'ouverture du scrutin sur plusieurs jours.

Puis-je utiliser le vote électronique pour une élection partielle du CSE ?

Oui, tout à fait avec la même procédure et le même type d'outil. A noter qu'il n'est pas nécessaire de refaire le protocole électoral si celui utilisé pour l'élection vous convient et qu'il prévoyait bien déjà le vote électronique.

En utilisant le vote électronique pour l'élection du CSE, suis-je quand même tenu d'organiser parallèlement un vote par correspondance pour les collaborateurs qui ne sont pas sur site ?

Non, le vote électronique se déroulant déjà potentiellement à distance, nul besoin d'organiser une autre forme de vote. Un avantage tant le process de vote à distance était lourd et source d'erreurs !

Puis-je organiser à la fois un vote électronique et un vote traditionnel physique avec bulletin imprimé pour l'élection du CSE ?

Oui tout à fait, c'est autorisé mais cette solution est peu recommandée sauf rares exceptions car elle accroit le risque d'erreurs, la logistique et le budget nécessaires sans apporter d'avantages particuliers.

Ai-je toujours besoin de désigner un président et un assesseur pour l'élection du CSE avec vote électronique ?

Oui tout à fait, au moins 1 président et 2 assesseurs. Contrairement au vote physique, il n'est pas obligatoire avec le vote électronique de disposer d'un assesseur par urne. Une jurisprudence de la Cour de cassation en traite.

Le président du bureau et les assesseurs ont-ils besoin d'une formation particulière dans le cadre du vote électronique ?

Compte-tenu de leur rôle particulier, les membres du bureau doivent en effet être informés de manière particulière. Ils participent notamment la veille du scrutin à la cérémonie de scellement des urnes où leur rôle est précisé. A cette occasion, une réunion est organisée entre le fournisseur de l'outil de vote, le président et les assesseurs afin de leur expliquer la procédure. En amont du vote, seul le président du bureau de vote peut accéder au mode « TEST » afin de vérifier si besoin le scellement.

Avec le vote électronique, puis-je organiser l'élection sur plusieurs jours ?

Oui, tout à fait et c'est une différence intéressante par rapport aux scrutins traditionnels. Vous pouvez également élargir les horaires d'ouverture du scrutin en dehors des horaires de travail. Vous pouvez par exemple ouvrir l'élection sur 2 jours ou sur une journée entière de 24 heures, si vous avez des équipes travaillant la nuit par exemple.

Dans le cadre d'une élection du CSE avec vote électronique, comment se compose le bureau ?

Comme pour le vote physique, le bureau se compose d'un président et de deux assesseurs qui doivent faire partie des électeurs. En revanche, il n'est pas forcément nécessaire de disposer d'un bureau pour chaque collège : un seul bureau suffit pour l'élection.

Avec le vote électronique, les syndicats peuvent-ils quand même nommer des délégués de liste pour surveiller l'élection ?

Oui, l'outil que vous allez choisir doit le permettre, que ce délégué fasse ou non partie de la liste électorale. Ces délégués pourront aussi assister aux cérémonies de scellement et de descellement des urnes par les membres du bureau.

En tant que DRH, de quelles informations particulières vais-je avoir besoin pour permettre aux salariés de voter électroniquement ?

Au-delà des informations habituelles (ancienneté, date de naissance…), vous aurez à renseigner pour chaque électeur au moins l'une de ces informations : un email (professionnel ou personnel) ou un numéro de téléphone portable. L'électeur devra indiquer cette donnée le jour venu afin de recevoir, sur cet email ou ce numéro de téléphone, son code de connexion au bureau de vote. Il faut donc que l'information soit préalablement renseignée dans l'outil. Vous pouvez aussi exceptionnellement lui adresser le code confidentiel par courrier mais cela vous occasionnera des frais supplémentaires.

Faut-il prévoir de former les salariés au vote électronique avant l'élection du CSE ?

Il est nécessaire en effet d'informer vos collaborateurs à la fois de la mise en place du dispositif mais aussi de son mode de fonctionnement par le biais d'une notice par exemple, à diffuser largement. Prévoyez également une information particulière aux représentants du personnel. Les membres du bureau du vote feront l'objet d'une communication par votre prestataire sur les modalités de scellement et de déscellement des urnes notamment.

Avec le vote électronique, le taux de participation de l'élection du CSE est-il connu durant le scrutin ?

Oui, les administrateurs de la solution – la DRH par exemple – ont connaissance en temps réel du taux de participation. Et tous les électeurs y ont accès depuis le site de vote.

Un électeur peut-il voter « blanc » lors de l'élection du CSE avec un vote électronique ? Ou ne pas voter pour certains membres d'une liste ?

Oui bien sûr, le principe est strictement le même. Le vote électronique permet de voter blanc ou de ne pas retenir l'un des membres d'une liste lors de son vote.

Un collaborateur peut-il refuser de voter via un vote électronique ?

La mise en place du vote électronique n'interdit pas le vote à bulletin secret sous enveloppe sauf si l'accord ou l'employeur a expressément exclu cette modalité. Si vous l'avez bien exclu, la procédure de vote électronique s'applique à tous les électeurs.

Le vote par procuration est-il possible dans le cadre du vote électronique ?

Non, comme pour le vote dit physique, le vote par procuration n'est pas autorisé dans le cadre des élections professionnelles avec vote électronique. Chaque salarié doit voter en personne. Aucun salarié ne doit confier à quiconque son code d'accès pour voter électroniquement.

Comment se déroule le vote électronique pour une personne handicapée ?

Un électeur souffrant d'un handicap ne lui permettant pas de voter à la possibilité de se faire aider par un électeur de son choix.

Dois-je prévoir une salle spéciale pour le vote, même avec le vote électronique ?

Oui. Vous ne pouvez préjuger que chaque collaborateur ait accès le jour de l'élection à un ordinateur ou à un smartphone. Vous devez donc prévoir une salle équipée d'ordinateurs qui serviront uniquement au vote ce jour-là et avec les garanties nécessaires de sécurité et de confidentialité du vote.

Le vote électronique lors de l'élection du CSE doit-il être réalisé sur le matériel professionnel ou les électeurs peuvent-ils utiliser leurs outils personnels ?

Pas de règles particulières, les deux peuvent être utilisés pour accéder au vote et recevoir ces codes d'authentification. En revanche, en tant qu'employeur, vous devez mettre à disposition des ordinateurs dotés d'une connexion internet pour les collaborateurs ne disposant pas d'accès personnel. Ce jour-là, ces outils ne devront servir qu'à cet usage.

Avec le vote électronique, puis-je connaitre des résultats partiels en cours de journée ?

Non bien sûr, c'est totalement impossible. Seule la cérémonie de descellement des urnes en présence du bureau - une fois seulement le vote terminé - permettra d'accéder aux résultats qui seront définitifs.

Faut-il que je propose des boitiers de vote pour l'élection du CSE avec vote électronique ?

Non, un ordinateur, une tablette ou un smartphone doté d'une connexion internet suffit pour accéder au scrutin.

Dans le cadre du vote électronique, comment se transmet le PV de l'élection du CSE à l'administration ?

Vous pouvez procéder comme d'habitude mais pour ne pas avoir à ressaisir les résultats, quelques outils de vote électronique permettent de réaliser une transmission dématérialisée du PV au CTEP (Centre de Traitement des Elections Professionnelles, prestataire agissant pour le compte du Ministère du travail) qui est complété automatiquement par l'outil. Il faut pour cela que la solution retenue soit partenaire du Ministère du travail, ce qui n'est pas le cas de tous les logiciels. Vous obtenez en retour un email de confirmation. Vous avez 15 jours pour télécharger le PV signé cette fois-ci par les membres du bureau.

En cas de carence, l'outil de vote électronique complète-t-il aussi le PV ?

Oui, tout à fait, c'est le même principe. Le CERFA est, de la même manière, complété automatiquement.

En cas de contestation de l'élection du CSE, puis-je retrouver dans l'outil de vote électronique les informations sur l'élection ou sont-elles détruites immédiatement ?

La contestation d'une élection du CSE, avec ou sans vote électronique, doit se faire dans les 15 jours. Les outils de vote électronique conservent donc les données (fichiers d'émargement, de résultats, de sauvegarde, matériels de vote, copie des programmes) au moins durant cette période, leur effacement étant ensuite programmé en conformité avec la législation.

Est-il possible de décaler la rédaction du procès-verbal d'une élection du CSE avec vote électronique ?

D'après les textes, vous devez établir le PV dès la proclamation des résultats. Et avec le vote électronique, le PV est complété automatiquement par l'outil de toute façon. Il s'agit d'un document CERFA. Via un partenariat avec le Ministère du travail, certains outils permettent même la télétransmission dématérialisée du résultat à l'administration.