Les frais d’entreprise n’existent plus et deviennent des frais professionnels

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Nous allons devoir nous habituer à ne plus utiliser le terme de « frais d’entreprise » suite aux changements de doctrine que le BOSS vient de déclencher. Notre actualité vous présente la situation « avant » et « après » afin d’y voir plus clair.
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Cet article a été publié il y a un an, il est donc possible qu'il ne soit plus à jour.

Régime avant le BOSS

Définition

Ni avantages en nature, ni frais professionnels, les frais d’entreprise sont des frais relevant de l’activité de l’entreprise et non des frais liés à l’exercice de la profession du salarié.

3 critères cumulatifs à remplir

Les frais d’entreprise doivent remplir cumulativement 3 critères :

  1. Être de nature exceptionnelle ;
  2. Être engagés dans l’intérêt de l’entreprise ;
  3. Être exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité de l’entreprise.

Il faut en outre que les dépenses engagées par le salarié soient justifiées par :

  • L’accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise ;
  • La mise en œuvre des techniques de direction, d’organisation, ou de gestion de l’entreprise ;
  • Le développement de la politique commerciale de l’entreprise. 

Quelques exemples

C’est le cas, par exemple, des repas d’affaires, des voyages d’affaires, ou de la mise à disposition de vêtements de travail (sous certaines conditions).

Lorsque le voyage est payé par l’employeur pour la famille, il ne peut être considéré comme un frais d’entreprise et doit être réintégré dans l’assiette des cotisations.

Enfin, les frais d’entreprise constituent des charges normales d’exploitation et n’ont pas le caractère de rémunération. 

Régime social

Les frais d'entreprise sont toujours exonérés de cotisations, même en cas d'application d'une DFS (Déduction Forfaitaire Spécifique), à la différence des remboursements de frais professionnels. 

Régime depuis le BOSS

Le BOSS, mis en ligne le 8 mars 2021, pour une opposabilité au 1er avril 2021, modifie radicalement le régime des frais d’entreprise comme suit :

Intégration dans les frais professionnels

Dans un premier temps, sans que cela ne soit totalement mis en avant par l’administration, les frais d’entreprise :

  • Ne sont plus présentés de « façon isolée » ;
  • Et sont en conséquence intégralement intégrés au sein des frais professionnels.

Sont ainsi nommés dans la catégorie des frais professionnels, des frais qui avaient auparavant la qualité de frais d’entreprise parmi lesquels nous pouvons citer les dépenses suivantes pour lesquelles le régime d’exonération est au passage précisé :

  • Les repas d’affaires ;
  • Les dépenses d’entretien des vêtements de travail
  • Les dépenses exceptionnelles engagées par le salarié pour le compte de l’entreprise
  • Les dépenses engagées par le salarié à la demande de l’employeur
  • Les dépenses engagées pour l’organisation de sorties au profit de leur personnel handicapé des ESAT
  • Les voyages d’affaires 

De très nombreuses précisions vous sont apportées par notre fiche pratique diffusée sur notre site :  

Les conséquences en paie

Elles sont d’importance :

  1. Car ces frais (anciennement d’entreprise) professionnels échappent aux cotisations et contributions sociales sous réserve du respect de certaines conditions expressément détaillées dans le tableau précédent ;
  2. Mais surtout doivent désormais être pleinement intégrés au salaire brut lorsque l’entreprise applique une DFS, au même titre que les autres frais professionnels. 

Références

Publications sur le BOSS, mis en ligne le 8 mars 2021, Références BOSS : points n°10 à 2250

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