Chiffrage de l’avantage en nature véhicule en paie

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Lorsque l’employeur fournit un véhicule à son salarié, et que ce dernier en a l’utilisation en-dehors du temps de travail, l’entreprise a alors l’obligation de chiffrer la fourniture de ce ...

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Lorsque l’employeur fournit un véhicule à son salarié, et que ce dernier en a l’utilisation en-dehors du temps de travail, l’entreprise a alors l’obligation de chiffrer la fourniture de ce véhicule sous la forme d’un avantage en nature.

Nous vous proposons de découvrir dans cet article le chiffrage de cet avantage en nature selon la méthode des dépenses réelles.

Nous aborderons dans un prochain article, la méthode forfaitaire. 

Fourniture d’un véhicule de fonction : avantage en nature ?

Pour débuter notre article, rappelons que la fourniture d’un véhicule n’entraine pas obligatoirement le chiffrage d’un avantage en nature.

Ainsi la publication des services de l’URSSAF rappelle que l’entreprise a la faculté de considérer qu’il n’y a pas avantage en nature lorsque :

  • Le salarié restitue le véhicule lors de chaque repos hebdomadaire et durant les périodes de congés ;
  • Le salarié dispose de façon permanente d’un véhicule utilitaire, catégorie particulière vérifiable sur la carte grise du véhicule.
  • Le salarié dispose d’une voiture particulière aménagée dans un but professionnel, sous réserve que l’employeur indique dans un écrit (règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier écrit ou électronique, etc.) que le véhicule est utilisé à des fins professionnelles uniquement. 

Extrait de la documentation URSSAF du 24/09/2013

Usage privé du véhicule de fonction

24/09/2013

Véhicule de fonction et usage privé : comment évaluer cet avantage ?

Dans le cadre de son travail, un salarié peut disposer d’un véhicule de fonction acheté ou loué par l’employeur. L’utilisation à titre privé de ce véhicule mis à disposition permanente du salarié constitue un avantage en nature*.
*L’avantage en nature consiste dans la fourniture ou la mise à disposition d’un bien ou service, permettant au salarié de faire l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter. Il doit être soumis à cotisations.

Il n’y a pas avantage en nature lorsque :

Le salarié restitue le véhicule lors de chaque repos hebdomadaire et durant les périodes de congés. L’obligation de restituer le véhicule doit être mentionnée par l’employeur dans un document écrit (règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier écrit ou électronique, etc.).

Le salarié dispose de façon permanente d’un véhicule utilitaire.

La notion de véhicule utilitaire peut être vérifiée par référence à la «carte grise».
Il pourra également s’agir de voitures particulières aménagées dans un but professionnel. L’employeur doit indiquer dans un écrit (règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier écrit ou électronique, etc.) que le véhicule est utilisé à des fins professionnelles uniquement.

Évaluation de l’avantage en nature : 2 méthodes

Les entreprise peuvent chiffrer la valeur de l’avantage en nature véhicule selon la méthode des dépenses réelles ou selon une méthode forfaitaire.

Les services de l’URSSAF précisent que :

  • L’évaluation peut être faite différemment en fonction de chaque salarié ;
  • L'employeur a la faculté de réviser en fin d'exercice l'option prise en fonction de son choix (forfait ou valeur réelle) pour l'année entière écoulée ;
  • Le choix du mode d’évaluation doit être déterminé lors de l'établissement de la DADS (c'est-à-dire au 31 janvier de l’année N+1) et doit être identique pour l’année entière. 

Extrait de la documentation URSSAF du 24/09/2013

Évaluation de l’avantage : dépenses réelles ou forfait

L’avantage en nature véhicule est évalué, au choix de l’employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait. L’évaluation peut être faite différemment en fonction de chaque salarié.
L'employeur a la faculté de réviser en fin d'exercice l'option prise en fonction de son choix (forfait ou valeur réelle) pour l'année entière écoulée.
Le choix du mode d’évaluation doit être déterminé lors de l'établissement de la DADS (c'est-à-dire au 31 janvier de l’année N+1) et doit être identique pour l’année entière.

Évaluation de l’avantage en nature selon la méthode des dépenses réelles

Le chiffrage diffère selon que l’employeur soit propriétaire ou locataire du véhicule concerné.

Véhicule acheté par l’entreprise

Dans ce cas, le mode de chiffrage sera différent si :

  • Le véhicule a plus de 5 ans ou non ;
  • L’employeur prend en charge les frais de carburant ou non. 

Dans tous les cas, le résultat obtenu devra être proratisé (sauf en ce qui concerne l’éventuelle prise en charge du carburant) selon le nombre de kilomètres parcourus à titre privé.

La méthode de chiffrage peut être résumée à l’aide du tableau suivant :

Dépenses réelles
(évaluation annuelle)

Véhicule acheté

5 ans et moins

Plus de 5 ans

L’employeur ne prend pas en charge le carburant

  1. 20% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise) ;
  2. + frais d’assurance pris en charge par l’entreprise ;
  3. + les frais d’entretien pris en charge par l’entreprise.
  1. 10% du coût d’achat (prix TTC réglé par l’entreprise) ;
  2. + frais d’assurance pris en charge par l’entreprise ;
  3. + les frais d’entretien pris en charge par l’entreprise.

Évaluation avantage en nature :
(Somme des valeurs obtenues aux points 1,2 et 3) * (nombre de km parcourus à titre privé/ Total de km parcourus par le véhicule pour la même période)

L’employeur prend en charge le carburant

Ajouter, le cas échéant, les frais réels de carburant utilisé pour un usage personnel

Ajouter, le cas échéant les frais réels de carburant utilisé pour un usage personnel

Nota : il est important de se rappeler que la valeur déterminée s’entend « valeur annuelle » et qu’elle doit être ramenée à une valeur mensuelle pour sa saisie sur le bulletin de salaire. 

Véhicule en location (avec ou sans option d’achat)

Dans ce cas, le mode de chiffrage sera différent si :

  • L’employeur prend en charge les frais de carburant ou non. 

Le résultat obtenu devra être proratisé (sauf en ce qui concerne l’éventuelle prise en charge du carburant) selon le nombre de kilomètres parcourus à titre privé. 

La méthode de chiffrage peut être résumée à l’aide du tableau suivant : 

Dépenses réelles (évaluation annuelle)

Véhicule en location ou en location avec option d’achat

L’employeur ne prend pas en charge le carburant

  1. Coût global annuel de la location ;
  2. + frais d’assurance pris en charge par l’entreprise ;
  3. + les frais d’entretien pris en charge par l’entreprise.

Évaluation avantage en nature :
(Somme des valeurs obtenues aux points 1,2 et 3) * (nombre de km parcourus à titre privé/ Total de km parcourus par le véhicule pour la même période)

L’employeur prend en charge le carburant

Ajouter, le cas échéant, les frais réels de carburant utilisé pour un usage personnel.

Il est important de se rappeler que la valeur déterminée s’entend « valeur annuelle » et qu’elle doit être ramenée à une valeur mensuelle pour sa saisie sur le bulletin de salaire. 

Impossibilité de prouver le kilométrage à titre privé

Dans le cas ou l’entreprise ne serait pas apte à prouver le kilométrage parcouru à titre privé, l’Urssaf peut régulariser en utilisant la méthode de chiffrage forfaitaire. 

Extrait de la documentation URSSAF du 24/09/2013

Dépenses réellement engagées

Les critères d’évaluations sont différents selon que l’employeur est propriétaire ou locataire du véhicule. (…)

Lorsque l’employeur ne peut prouver le kilométrage parcouru à titre privé, l’Urssaf peut régulariser en prenant les forfaits.

  

Et si le salarié paie une redevance ?

Quelle que soit la méthode de chiffrage utilisée, selon les dépenses réelles ou selon une méthode forfaitaire, l’entreprise doit envisager 2 situations : 

  • La redevance versée par le salarié est < évaluation avantage en nature : l’avantage en nature est égal à (chiffrage moins redevance) ;
  • La redevance est ≥ évaluation avantage en nature : pas d’avantage en nature. 

Extrait de la documentation URSSAF du 24/09/2013

Cas particulier : Le salarié verse une redevance

Les règles d’évaluation de l’avantage en nature sont identiques que l’employeur opte pour l’évaluation au forfait ou pour la valeur réelle :

lorsque la redevance versée par le salarié est inférieure à l’évaluation de l’avantage (au forfait ou au réel), l’avantage en nature sera égal à la différence entre ces deux valeurs,

En revanche, lorsque cette redevance est supérieure ou égale au montant de l’évaluation, il n’y a pas avantage en nature.

  

Exemple chiffrés

Exemple n°1

  • Dans cette entreprise, le véhicule mis à la disposition du salarié est acheté, il y a moins de 5 ans ;
  • Le prix d’achat TTC est de 29.000 € ;
  • Les frais d’entretien et assurance sont présumés être de 1.200 € pour l’année ;
  • L’employeur prend en charge les frais de carburant estimés à 695 € pour l’année ;
  • Le nombre de kilomètres parcourus à titre personnel est estimé à 9.000 kms pour un kilométrage total de 23.000 kms. 

Le chiffrage est donc de : [((29.000,00 € *20%) +1.200,00)* (9.000/23.000)]+ 695,00 €= 3.434,13 € (valeur annuelle), ce qui donne une valeur mensuelle de 286,18 €.

Exemple n°2

  • Dans cette entreprise, le véhicule mis à la disposition du salarié est acheté, il y a moins de 5 ans ;
  • Le prix d’achat TTC est de 29.000 € ;
  • Les frais d’entretien et assurance sont présumés être de 1.200 € pour l’année ;
  • L’employeur ne prend pas en charge les frais de carburant ;
  • Le nombre de kilomètres parcourus à titre personnel est estimé à 9.000 kms pour un kilométrage total de 23.000 kms. 

Le chiffrage est donc de : [((29.000,00 € *20%) +1.200,00)* (9.000/23.000)]= 2.739,13 € (valeur annuelle), ce qui donne une valeur mensuelle de 228,86 €.

Exemple n°3

  • Dans cette entreprise, le véhicule mis à la disposition du salarié est acheté, il y a plus de 5 ans ;
  • Le prix d’achat TTC est de 29.000 € ;
  • Les frais d’entretien et assurance sont présumés être de 1.200 € pour l’année ;
  • L’employeur ne prend pas en charge les frais de carburant ;
  • Le nombre de kilomètres parcourus à titre personnel est estimé à 9.000 kms pour un kilométrage total de 23.000 kms. 

Le chiffrage est donc de : [((29.000,00 € *10%) +1.200,00)* (9.000/23.000)]= 1.604,35 € (valeur annuelle), ce qui donne une valeur mensuelle de 133,70 €.

Exemple n°4

  • Dans cette entreprise, le véhicule mis à la disposition du salarié est en location ;
  • Le cout global de la location est estimé à 14.400 € ;
  • Les frais d’entretien et assurance sont présumés être de 1.200 € pour l’année ;
  • L’employeur ne prend pas en charge les frais de carburant ;
  • Le nombre de kilomètres parcourus à titre personnel est estimé à 8.000 kms pour un kilométrage total de 20.000 kms. 

Le chiffrage est donc de : (14.400,00+ 1.200,00) * (8.000/20.000)] = 6.240,00 € (valeur annuelle), ce qui donne une valeur mensuelle de 520,00 €.