Comment déclarer en DSN un salarié qui n’a pas de numéro de SS ?

Attribuer un NTT (Numéro Technique Temporaire)

La publication du site net -entreprises, en date du 5 juin 2023 confirme que :

1. Lorsqu’un salarié ne possède pas de NIR (Numéro d’Inscription au Répertoire ou Numéro de Sécurité Sociale) ou de NIA (Numéro d’Identification d’Attente) au moment de l’émission d’une DSN ;
2. L’employeur doit lui attribuer un NTT (Numéro Technique Temporaire) en rubrique « Numéro technique temporaire – S21.G00.30.020 ».

Il doit être accompagné de toutes les informations possibles sur les éléments de naissance du salarié dans les zones prévues à cet effet.

Solution transitoire 

La présente publication confirme également qu’il s’agit d’une solution transitoire, le temps que le salarié dispose d’un NIR ou NIA reconnu par la Sécurité Sociale.

Définition du NTT et principes généraux

Le NTT est une donnée identifiante et structurante destinée au système d’information DSN uniquement. 

Il ne s’agit pas d’une donnée de gestion et ne permet donc pas l’ouverture des droits de l’individu auprès des organismes de protection sociale. 

• Il est essentiel pour garantir la traçabilité des individus dans le système DSN entre deux déclarations d’un même employeur.
• En conséquence, il doit également être renseigné sur la première DSN où le NIR est attribué pour faire le lien entre les deux identités déclarées par l’employeur.

Une utilisation limitée dans le temps 

La déclaration d’un NTT étant temporaire :

• Celle-ci sera tolérée pendant une durée maximale de 3 mois.

Longueur de champ à respecter 

• En DSN, le NTT doit être conforme à la longueur de champ prévue dans le cahier technique (entre 11 et 40 caractères).

Le bon usage du NTT 

La règle de numérotation doit répondre aux contraintes énoncées ci-dessous et garantir l’unicité du numéro au niveau de l’employeur :

• Le NTT doit commencer par « 1 » ou « 2 » selon le sexe du salarié et être suivi du SIREN de l’entreprise et d’un identifiant unique et pérenne du salarié, qui sera donné par l’employeur ;
• Le NTT doit désigner un salarié et un seul dans l’entreprise ;
• La valeur du NTT du salarié devra rester stable dans le temps : il doit être le même d’une DSN à l’autre afin de permettre le bon chaînage des individus ;
• Le salarié conservera ce NTT en cas de réaffectation dans un autre établissement de l’entreprise. L’entreprise sera chargée de faire suivre l’information dans le nouvel établissement d’affectation s’il y a lieu. En cas de réaffectation d’un salarié dans une autre entreprise d’un même groupe, le NTT doit être modifié en conséquence sous peine de déclenchement d’un CCH-13 pour la rubrique S21.G00.30.020 ;
• En cas de multi-contrats au sein d’une même entreprise, l’employeur devra attribuer le même NTT pour déclarer l’ensemble des contrats du salarié, afin de faciliter les traitements d’identification et de rattachement des données au même individu ;
• En cas d’obtention de plusieurs NTT, l’employeur doit utiliser pour ses déclarations le NTT le plus ancien en cours de validité.

Aucun espace 

• En bloc « Individu – S21.G00.30 » comme en bloc « Individu non salarié – S89.G00.91 » ;
• Il est impératif que le NTT ne contienne pas d’espace. 

Un NTT contenant un ou plusieurs espace(s) n’est pas autorisé, ce caractère étant interdit. 

Recherche périodes non affectées 

Si le salarié ne communique pas son NIR ou son NIA à l’employeur :

• Le salarié pourra toujours se rendre à la CNAV, muni de ses bulletins de salaires qui comportent en général le SIREN et son matricule ;
• Ce qui permettra de rechercher ces périodes non affectées.

Régularisation d’un passage de NTT vers NIR

Lorsque l’employeur dispose enfin du NIR admis par le logiciel de paie, et donc en DSN, il convient alors de régulariser la situation comme suit : 

Lorsque le salarié obtient son NIR définitif, il convient de déclarer simultanément les rubriques :

1. « Numéro d’inscription au répertoire – S21.G00.30.001 » (avec le NIR définitif) ;
2. Et « Numéro technique temporaire – S21.G00.30.020 » (avec l’ancien NTT affecté au salarié). 

Norme en vigueur depuis janvier 2018 

Depuis Janvier 2018, il conviendra de déclarer un individu de type » non salarié » qui n’a pas de NIR :

Au niveau du bloc « Individu non salarié – S89.G00.91 » selon les mêmes modalités que celles prévues au niveau du bloc « Individu-S21.G00.30 », en renseignant obligatoirement les rubriques.

 Références 

 Publication site net-entreprises « Comment déclarer un salarié qui n’a pas encore de NIR ou de NIA ? » du 5 juin 2023