Le principe : un crédit d’heures légalement fixé
Les membres titulaires du CSE bénéficient d’un crédit mensuel d’heures de délégation dont le volume varie en fonction de l’effectif de l’entreprise.
Ces heures sont considérées de plein droit comme du temps de travail effectif et sont rémunérées à l’échéance normale de la paie.
En principe, les heures de délégation utilisées dans la limite du contingent légal ou conventionnel bénéficient d’une présomption de bonne utilisation. L’employeur doit les rémunérer sans exiger préalablement de justification de leur utilisation.
La possibilité de dépasser le crédit d’heures en cas de circonstances exceptionnelles
Le Code du travail et la jurisprudence admettent que les représentants du personnel puissent dépasser leur crédit d’heures lorsqu’ils sont confrontés à des circonstances exceptionnelles.
Cette faculté vise à permettre aux élus de faire face à des situations inhabituelles générant une charge de travail nettement supérieure à celle normalement liée à l’exercice de leur mandat.
Le recours à des heures supplémentaires de délégation ne constitue donc pas un droit automatique. Il suppose l’existence d’événements particuliers justifiant un investissement exceptionnel des représentants du personnel.
Comment la jurisprudence définit-elle la circonstance exceptionnelle ?
La Cour de cassation définit traditionnellement la circonstance exceptionnelle comme une activité inhabituelle imposant aux représentants du personnel un surcroît de travail dépassant le cadre normal de leurs missions.
Cette situation peut résulter notamment :
- de la soudaineté d’un événement ;
- de l’urgence des mesures à mettre en œuvre ;
- de l’importance particulière des dossiers à traiter ;
- ou encore d’une accumulation exceptionnelle de missions représentatives.
Les juges apprécient concrètement chaque situation en tenant compte du contexte de l’entreprise et de la charge réelle de travail supportée par les élus.
Les situations reconnues comme circonstances exceptionnelles
Au fil des décisions rendues, la jurisprudence a admis plusieurs situations susceptibles de justifier un dépassement du crédit d’heures.
Les difficultés économiques de l’entreprise
La dégradation importante de la situation économique d’une entreprise peut entraîner une activité exceptionnelle des représentants du personnel.
Les élus peuvent notamment être amenés à analyser des documents économiques, à rencontrer la direction ou à préparer des consultations obligatoires nécessitant un temps de travail inhabituel.
La préparation d’un licenciement économique collectif
Les procédures de licenciement économique constituent fréquemment des circonstances exceptionnelles.
La consultation du CSE, l’analyse des mesures sociales envisagées et l’examen des conséquences du projet sur l’emploi peuvent justifier un volume d’heures largement supérieur au crédit habituel.
Les projets de restructuration ou de délocalisation
Les opérations de restructuration, de réorganisation importante ou de délocalisation génèrent souvent une activité intense pour les représentants du personnel.
L’étude des conséquences économiques et sociales du projet ainsi que les consultations obligatoires peuvent nécessiter un recours à des heures supplémentaires de délégation.
Les conflits collectifs
La gestion d’un conflit collectif important au sein de l’entreprise peut également constituer une circonstance exceptionnelle.
Les représentants du personnel sont alors amenés à multiplier les réunions, les échanges avec les salariés et les démarches auprès de la direction afin de rechercher une solution au conflit.
Les situations exceptionnelles affectant le fonctionnement du CSE
Certaines circonstances internes à l’instance représentative peuvent également justifier l’octroi d’heures supplémentaires.
La jurisprudence a notamment admis qu’une surcharge de travail résultant de la démission de la quasi-totalité des représentants du personnel ou de l’absence simultanée de plusieurs élus pouvait caractériser une circonstance exceptionnelle.
Il en va également ainsi lorsque des fonctions essentielles du CSE doivent être assumées par un nombre réduit de représentants en raison d’arrêts maladie ou d’autres absences prolongées.
Les crises sanitaires
La crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19 a donné lieu à un contentieux important sur cette question.
Les juridictions ont reconnu que les multiples consultations du CSE, l’analyse des mesures de prévention ainsi que la gestion des conséquences sociales et organisationnelles de la pandémie pouvaient justifier un dépassement du crédit d’heures habituel.
Les situations qui ne constituent pas des circonstances exceptionnelles
À l’inverse, certaines activités, même chronophages, ne sont pas considérées comme des circonstances exceptionnelles par les tribunaux.
La participation aux élections prud’homales
Le temps consacré à une campagne ou à une participation aux élections prud’homales relève d’une activité personnelle du représentant et ne justifie pas l’octroi d’heures de délégation supplémentaires.
Les activités extérieures à l’entreprise
Les activités exercées hors de l’entreprise ne constituent pas, en principe, des circonstances exceptionnelles lorsqu’elles sont sans lien direct avec le mandat représentatif.
Une exception est toutefois admise lorsque la démarche est directement liée aux missions du représentant du personnel, comme un entretien avec l’inspection du travail dans le cadre d’un dossier concernant l’entreprise.
Les contentieux électoraux
Le temps consacré aux audiences judiciaires relatives à une contestation de protocole électoral n’est pas considéré comme relevant de circonstances exceptionnelles ouvrant droit à des heures supplémentaires de délégation.
Quelle preuve apporter pour obtenir le paiement des heures supplémentaires ?
Contrairement aux heures de délégation utilisées dans la limite du crédit légal, les heures prises au titre de circonstances exceptionnelles ne bénéficient pas de la présomption de bonne utilisation.
L’employeur est donc en droit de demander aux représentants du personnel de justifier l’existence des circonstances exceptionnelles invoquées ainsi que la nécessité du temps consacré à l’exercice de leur mandat.
Les élus doivent alors être en mesure de démontrer :
- l’existence d’un événement exceptionnel ;
- le surcroît d’activité engendré ;
- et le lien entre les heures utilisées et l’exercice de leurs fonctions représentatives.
Ce n’est qu’après cette démonstration que le paiement des heures de délégation supplémentaires pourra être exigé.
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