Les entreprises ont aujourd’hui de plus en plus recours à différents procédés de surveillance de leurs salariés pour diverses raisons : lutte contre le vol de matériel ou marchandises, contrôle du temps de travail, contrôle de l’activité des salariés, sécurité, etc… Le recours à de tels procédés portant atteinte aux libertés individuelles des salariés est donc strictement encadré.
L’employeur ne peut recourir à un procédé de surveillance qu'à la condition que l’atteinte portée aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives soit justifiée par la tâche à accomplir et proportionnée au but recherché.
La vie privée du salarié doit être respectée.
Quels sont les principaux procédés de surveillance des salariés ?
La surveillance informatique :
L’employeur peut contrôler et limiter :
- L’utilisation d’internet : dispositifs de filtrage de sites, détection de virus, etc… ;
- L’utilisation de la messagerie professionnelle : outils de mesure de la fréquence des envois et/ou de la taille des messages, filtres « anti-spam », etc…
L’employeur a le droit d’accéder au matériel informatique mis à disposition des salariés et de consulter :
- Les fichiers de l’ordinateur professionnel d’un salarié, à l’exception des documents identifiés comme « personnels » par le salarié, par une mention spécifique telle que « personnel », « privé » ou « perso ».
Les mentions « mes documents », « confidentiel », « prénom du salarié » ne valent pas une identification de fichiers personnels.
Par défaut, les fichiers ont un caractère professionnel et l’employeur peut y accéder librement. Lorsque les fichiers sont identifiés comme personnels, l’employeur peut y accéder :
En présence de l’employé ou après l’avoir appelé ;
En cas de risque ou d’évènement particulier, cela appartient aux juridictions d’apprécier.
- Les connexions à internet qui sont présumées avoir un caractère professionnel : historique, favoris, etc.
La CNIL estime que l’employeur ne peut pas interdire de manière générale et absolue l’utilisation du matériel informatique professionnel à des fins personnelles. L’utilisation de ce matériel à des fins personnelles doit être raisonnable et ne concerner que des sites dont le contenu n’est pas contraire à l’ordre public et aux bonnes mœurs.
Les connexions internet à des fins personnelles peuvent être sanctionnées par l’employeur si elles sont abusives ; elles peuvent constituer une faute grave justifiant un licenciement.
Exemple :
Des connexions à des fins non professionnelles durant 41 heures par mois sont considérées comme abusives.
La connexion à des sites pornographiques pendant les heures de travail sur l’ordinateur professionnel justifie un licenciement pour faute grave.
- Les e-mails sur la boîte électronique professionnelle du salarié, à l’exception des e-mails identifiés comme « personnels ».
Le règlement intérieur de l’entreprise peut interdire les échanges d’e-mails personnels durant le temps de travail.
En revanche, en application du principe du secret des correspondances, l’employeur n’a pas le droit d’accéder aux e-mails envoyés et reçus de la boîte électronique personnelle du salarié, même s’ils ont été rédigés sur le poste de travail professionnel.
Il ne peut pas non plus :
- Recevoir en copie automatique tous les messages écrits ou reçus par ses salariés ;
- Utiliser de « keyloggers » permettant d’enregistrer à distance toutes les actions accomplies sur un ordinateur ;
- Conserver les logs de connexion plus de 6 mois.
En pratique, il est souvent rédigé une charte informatique afin de rappeler les règles applicables en la matière et les tolérances éventuelles dans l’entreprise.
A noter : Le salarié qui consulte les e-mails personnels d’un collègue sans son autorisation peut être sanctionné. En effet, son comportement constitue une violation de ses obligations découlant de son contrat de travail. Il s’agit d’une méconnaissance de son obligation de loyauté découlant de son contrat de travail. Ce comportement est susceptible de faire l’objet d’une sanction disciplinaire qui peut aller jusqu’au licenciement pour faute grave, même s’il commet les faits fautifs en dehors de son temps et lieu de travail.
Attention : Le téléchargement de fichiers personnels volumineux par un salarié sur son ordinateur portable professionnel ne constitue ni une faute grave ni une cause réelle et sérieuse de licenciement.
Les clés USB connectées à un ordinateur professionnel :
Une clé USB connectée à un ordinateur professionnel est présumée utilisée à des fins professionnelles. L'employeur peut donc consulter son contenu sans la présence du salarié.
La communication des mots de passe :
Les identifiants et mots de passe (session Windows, messagerie, etc…) sont confidentiels et ne doivent pas être transmis à l’employeur.
Toutefois, si un salarié absent détient sur son poste des informations indispensables à la poursuite de l’activité, l’employeur peut exiger la communication de ses codes si l’administrateur réseau n’est pas en mesure de fournir l’accès au poste.
La surveillance téléphonique :
Afin de limiter voire sanctionner les abus liés à l’utilisation des lignes téléphoniques fixes de l’entreprise, l’employeur peut :
- Effectuer des relevés de la durée, du coût et des numéros des appels passés à partir de chaque poste, en occultant les 4 derniers chiffres des numéros.
- Consulter les SMS reçus sur le téléphone portable professionnel d’un salarié, dès lors qu’ils n’ont pas été identifiés comme « personnels » par le salarié.
Compte tenu des risques d’atteinte à la vie privée, l’employeur n’a pas le droit d’écouter les conversations téléphoniques des salariés, sauf ponctuellement et à des fins de formation ou d’évaluation (mesures de la qualité par exemple).
Il doit alors, avant la mise en place du dispositif d’écoute ou d’enregistrement :
- Informer, par tout moyen, les salariés :
- des périodes pendant lesquelles ils sont susceptibles d’être écoutés ou enregistrés, par exemple dans le cadre d'enregistrements ou d'écoutes à des fins de formation ou d'évaluation,
- de leur droit d’opposition avant la fin de la conversation téléphonique, afin d’être en mesure d’exercer ce droit.
- Consulter les représentants du personnel (CSE).
Attention ! Il est interdit d’écouter ou enregistrer les lignes téléphoniques utilisées par les représentants du personnel.
La consultation des documents dans les bureaux :
L’employeur peut accéder aux armoires, tiroirs et documents contenus dans le bureau du salarié, ceux-ci étant présumés avoir un caractère professionnel.
Néanmoins, l’accès aux documents identifiés comme « personnels » lui est interdit.
Il en est de même des documents enfermés dans un tiroir ou une armoire fermée à clef.
Les badges électroniques :
Les badges électroniques permettant le contrôle de l’activité des salariés et des horaires de travail sont autorisés après information des salariés et consultation des représentants du personnel (CSE).
L’entreprise doit être en conformité avec le RGPD (règlement général de protection des données personnelles) et le traitement biométrique doit être inscrit au registre des traitements de l’entreprise.
Par ailleurs, l’employeur peut recourir à la technologie biométrique sans le consentement des intéressés, mais uniquement aux fins du contrôle de l’accès des salariés, stagiaires ou prestataires, soit à des locaux, soit à des appareils ou applications informatiques, et seulement à condition que ce recours à la technologie biométrique soit « strictement nécessaire » et « dûment justifié ».
Attention ! La CNIL considère que l’utilisation d’un dispositif de pointage biométrique par reconnaissance des empreintes digitales pour contrôler les horaires des salariés est excessif, sauf circonstances exceptionnelles établies par l’entreprise.
La CNIL n’autorise le recours aux dispositifs biométriques que pour les finalités suivantes :
- Le contrôle d’accès aux locaux limitativement identifiés par l’entreprise comme devant faire l’objet d’une restriction de circulation ;
- Le contrôle d’accès aux appareils et applications informatiques professionnels limitativement identifiés de l’entreprise.
La vidéo-surveillance :
L’installation de caméras dans les locaux professionnels doit poursuivre un objectif clairement défini, légal et légitime. Un dispositif de surveillance des salariés, quel qu'il soit, doit être justifié, proportionné et respectueux de la vie privée.
Le dispositif de surveillance ne doit pas entraîner un contrôle général et permanent des salariés.
Ainsi par exemple, des caméras peuvent être installées sur un lieu de travail à des fins de sécurité des biens et des personnes, à titre dissuasif ou pour identifier les auteurs de vols, de dégradations ou d’agressions.
Les caméras peuvent :
- Être installées au niveau des entrées et sorties des bâtiments, des issues de secours et des voies de circulation ;
- Filmer les zones où de la marchandise ou des biens de valeur sont entreposés.
En revanche, il est interdit de filmer :
- Les salariés sur leur poste de travail, sauf circonstances particulières (par exemple : salarié manipulant de l’argent à condition que la caméra filme la caisse que le caissier ; entrepôt stockant des biens de valeur au sein duquel travaillent des manutentionnaires);
- Les zones de pause ou de repos des salariés ;
- Les toilettes ;
- Les locaux syndicaux ou des représentants du personnel, ou leur accès lorsqu’il ne mène qu’à ces seuls locaux.
Attention ! Si les caméras filment un lieu ouvert au public (espaces d’entrée et de sortie du public, zones marchandes, comptoirs, caisses), le dispositif doit être autorisé par le préfet du département (le préfet de police à Paris).
L’employeur doit, avant la mise en place du dispositif :
- Informer, par tout moyen, les salariés du procédé de surveillance mis en place.
- Consulter les représentants du personnel (CSE).
Sachez également que l’employeur ne peut pas conserver les images enregistrées pendant plus d’un mois.
A noter : Dès lors que le salarié n’est pas informé de l’existence d’un système de vidéosurveillance, aucune image ne peut être exploitée pour fonder une décision de licenciement, y compris pour des faits de vols.
La fouille :
La possibilité de pratiquer la fouille du salarié (vestiaires, sacs, etc…) doit être justifiée (par exemple par le risque de disparition de matériel coûteux ou pour des raisons de sécurité collective) et proportionnée au but recherché.
Les conditions de recours à la fouille (accord du salarié et présence d’une tierce personne) doivent être expressément indiquées dans le règlement intérieur de l’entreprise (ou dans une note de service dans les entreprises de moins de 50 salariés).
Pour effectuer une fouille, l’employeur doit :
- Obtenir l’accord du salarié ;
- L’avoir averti de son droit de s’opposer au contrôle et d’exiger la présence d’un témoin ;
- Procéder au contrôle dans des conditions préservant la dignité et l’intimité des personnes.
La géolocalisation :
L’employeur peut mettre en place un dispositif de géolocalisation des véhicules utilisés par les salariés afin de pouvoir les localiser en permanence.
Il doit, avant la mise en place du dispositif :
- Informer, par tout moyen, les salariés du procédé de surveillance mis en place.
- Consulter les représentants du personnel (CSE).
Un dispositif de géolocalisation ne peut être valablement mis en place qu’à condition qu’il soit justifié par le fonctionnement de l’entreprise et proportionné au but recherché.
Un dispositif de géolocalisation peut être installé dans des véhicules utilisés par des employés pour :
- Suivre, justifier et facturer une prestation de transport de personnes, de marchandises ou de services directement liée à l’utilisation du véhicule (exemple : les ambulances dans le cadre de la dématérialisation de la facturation de l’assurance maladie).
- Assurer la sécurité de l’employé, des marchandises ou des véhicules dont il a la charge, et notamment retrouver le véhicule en cas de vol (exemple : un dispositif inerte activable à distance à compter du signalement du vol).
- Mieux allouer des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence (exemple : identifier l’employé le plus proche d’une panne d’ascenseur ou l’ambulance la plus proche d’un accident).
- Accessoirement, suivre le temps de travail, lorsque cela ne peut pas être réalisé par un autre moyen, fût‑il moins efficace que la géolocalisation.
- Respecter une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés.
- Contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule définies par l’employeur.
En revanche, un dispositif de géolocalisation installé dans un véhicule mis à la disposition d’un employé ne peut pas être utilisé :
- Pour contrôler le respect des limitations de vitesse.
- Pour contrôler un employé en permanence.
- En particulier, il ne peut pas être utilisé :
- Dans le véhicule d’un employé disposant d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements (exemple : VRP, salarié en forfait jours, cadre autonome, etc…).
- Pour suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat.
- Pour collecter la localisation en dehors du temps de travail (trajet domicile travail, temps de pause, etc…), y compris pour lutter contre le vol ou vérifier le respect des conditions d’utilisation du véhicule.
- Pour calculer le temps de travail des employés alors qu’un autre dispositif existe déjà.
Quelle information en cas de traitement de données personnelles ?
Avant la mise en place d’un dispositif de contrôle permettant le traitement de données personnelles, l’employeur est tenu d’informer les salariés :
- Des finalités poursuivies ;
- De la base légale du dispositif (obligation issue du code du travail par exemple, ou intérêt légitime de l’employeur) ;
- De l’identité du responsable de traitement ;
- Des destinataires des données ;
- De la durée de conservation des données ;
- De leur droit d’opposition pour motif légitime ;
- De leurs droits d’accès et de rectification ;
- De la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Il doit également :
- Faire intervenir le Délégué à la protection des données (DPO) s’il existe dans l’entreprise ;
- Inscrire les différents systèmes de contrôle au registre des activités de traitement.
Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur ?
Un employeur qui ne respecte pas les droits et libertés individuelles de ses salariés et qui ne répond pas aux exigences de transparence et de proportionnalité du contrôle s'expose à :
- Des sanctions pénales pour atteinte à la vie privée, pouvant aller jusqu'à 300 000 € d'amende et 5 ans d'emprisonnement en cas d’installation, à l'insu des salariés, d’un dispositif permettant d'enregistrer ou de transmettre leur image ;
- Une amende pénale de 7 500 € au titre du délit d'entrave ;
- Des dommages et intérêts si un préjudice a été subi par un ou plusieurs salariés.
Exemple : La CNIL a condamné au paiement d'une amende de 10 000 € une entreprise qui avait installé une vidéosurveillance constante des salariés sans en avoir préalablement informé les salariés et sans que l'accès aux images enregistrées soit protégé par un mot de passe.
Enfin, les syndicats peuvent agir en justice, notamment en cas d'enregistrement illicite d'images de salariés dans l'exercice de leurs droits syndicaux.