Simulateur de frais kilométriques : indemnité exonérée de cotisations

À quoi sert ce simulateur ?

Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’employeur peut lui rembourser ses frais sous forme d’indemnités kilométriques. Ces indemnités sont exonérées de cotisations dans la limite d’un plafond fixé par l’administration fiscale.

Le simulateur calcule ce plafond et indique :

• le plafond annuel d’exonération et son équivalent mensuel ;
• la majoration de 20 % pour un véhicule 100 % électrique ;
• la part exonérée et la part excédentaire, si le montant versé au salarié est renseigné.

Comment le simulateur détermine le plafond exonéré

Le plafond dépend de trois éléments : le type de véhicule (voiture, moto ou cyclomoteur), sa puissance administrative et la distance professionnelle parcourue dans l’année.

Le simulateur détermine d’abord la tranche de kilométrage. Pour une voiture, il y a trois tranches : jusqu’à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, puis au-delà de 20 000 km. Il applique ensuite la formule de cette tranche, puis la majoration de 20 % si le véhicule est 100 % électrique. Les coefficients sont ceux de l’arrêté du 27 mars 2023, reconduits sans revalorisation. Le détail par puissance et par type de véhicule figure dans notre barème kilométrique 2026.

La tranche dépend de la distance parcourue sur toute l’année. Si vous versez les indemnités chaque mois, partez d’une estimation annuelle, puis vérifiez en fin d’année que la distance réelle ne fait pas changer de tranche.

Exemple : voiture thermique de 5 CV, 8 000 km dans l’année

Un salarié parcourt 8 000 km professionnels dans l’année avec une voiture thermique de 5 CV. L’employeur lui verse 4 800 € sur l’année.

• Plafond d’exonération : (8 000 × 0,357) + 1 395 = 4 251 € par an, soit 354,25 € par mois.
• Part exonérée : 4 251 €.
• Part excédentaire : 4 800 − 4 251 = 549 €.

Avec une voiture 100 % électrique de même puissance, le plafond est majoré de 20 % : 4 251 × 1,20 = 5 101,20 € par an, soit 425,10 € par mois.

Que devient la part excédentaire ?

La fraction versée au-delà du plafond n’est pas exonérée. Elle est réintégrée dans l’assiette des cotisations sociales et soumise à l’impôt sur le revenu comme un élément de salaire. Elle reste toutefois exonérée si l’employeur justifie que le salarié a réellement engagé des frais professionnels à hauteur du montant versé.

Avant d’utiliser le résultat

Le plafond calculé ne s’applique que si le véhicule appartient au salarié, à un membre de son foyer fiscal, ou s’il est loué par lui. Pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail, le salarié doit en outre être contraint d’utiliser son véhicule, faute de transports en commun ou en raison de ses horaires.

En cas de contrôle Urssaf, l’employeur doit pouvoir justifier :

• de la puissance fiscale du véhicule ;
• des distances parcourues ;
• du nombre de trajets ;
• de l’attestation du salarié.

Pour sécuriser ces justificatifs en cas de contrôle Urssaf, notre dossier sur les avantages en nature et les frais professionnels détaille les pièces à réunir, avec des exemples chiffrés.

Ce que le simulateur ne traite pas

• Le véhicule de l’entreprise. Le barème ne vise que le véhicule personnel du salarié. Un véhicule de société utilisé à titre privé donne lieu à un avantage en nature véhicule, évalué selon d’autres règles.
• L’utilisation de plusieurs véhicules ou un changement de véhicule en cours d’année.
• Le vélo. L’ancienne indemnité kilométrique vélo a été remplacée par le forfait mobilités durables.

Le simulateur ne compare pas non plus le coût d’un véhicule de l’entreprise avec le remboursement d’indemnités kilométriques. Pour arbitrer entre véhicule de société et indemnités kilométriques, utilisez notre outil Choix d’affectation du véhicule.