Elections et mandats des représentants du personnel : quelle est la durée de conservation des données personnelles ?

Le 2 avril 2026, la CNIL a publié un référentiel afin de guider les entreprises dans l’identification et la détermination des durées de conservation pertinentes pour les traitements de données personnelles qu’elles mettent en œuvre. 

Ce guide constitue une aide à la prise de décision en orientant les responsables de traitement vers :

• les durées obligatoires du fait de la réglementation française en vigueur en particulier le code du travail;
• les durées recommandées par la CNIL, qui sont des points de repère pour déterminer la durée pertinente.

Pour la gestion des mandats des représentants du personnel :

Les données relatives au statut des représentants du personnels élus ou désignés par une organisation syndicale sont conservées :

• En base active (lorsque les données sont facilement accessibles dans l’environnement de travail immédiat pour les services opérationnels qui sont en charge de ce traitement) : pendant la durée du mandat plus 6 mois, ou pendant la durée prévue par les dispositions du règlement intérieur plus favorables au salarié.
• En archivage intermédiaire (lorsque les données peuvent être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées) : Les données peuvent être conservées en archivage intermédiaire en cas de contentieux et ce pendant la durée de la prescription pénale (6 ans).

Article L 2411-5 du code du travail

L’affichage de la composition du CSE est conservé pendant toute la durée des mandats correspondants en base active et affiché sur les lieux de travail.

Article R 2314-22 du code du travail

Les données concernant les congés spéciaux ou les heures de délégation des représentants du personnel utilisées pour calculer les indemnités à leur verser sont conservées :

• En base active : pendant la durée des mandats correspondants.
• En archivage intermédiaire : 6 ans à compter de la date à laquelle les éléments ont été établis ou reçus.

Article L 2142-1-3 du code du travail

Article 5 RGPD

Pour l’organisation des élections du CSE :

Les fichiers supports (copies des programmes sources et exécutables, matériels de vote, fichiers d'aménagement, de résultats, sauvegardes) sont conservés :

• En base active : le temps nécessaire aux opérations de vote.
• En archivage intermédiaire : sous scellés jusqu'à l'épuisement des voies et délais de recours contentieux. Lorsqu’aucune action contentieuse n'a été engagée à l'épuisement des délais de recours, il doit être procédé à la destruction de ces documents sous le contrôle de la commission électorale.

Les données du vote électronique sont conservées :

• En base active : le temps nécessaire aux opérations de vote.
• En archivage intermédiaire : sous scellés jusqu'à l'épuisement des voies et délais de recours contentieux. Lorsqu’aucune action contentieuse n'a été engagée à l'épuisement des délais de recours, il doit être procédé à la destruction de ces documents sous le contrôle de la commission électorale.

Les données des autres modalités de vote (exemple : correspondance par envoi postal) sont conservées :

• En base active : le temps nécessaire aux opérations de vote.
• En archivage intermédiaire : les enveloppes et la liste d’émargement doivent être conservés pendant 4 mois après l’expiration des délais fixés pour la formation des recours contre l'élection.

Article R 2122-90 du code du travail

Rappelons enfin que les différents fichiers de gestion du personnel doivent être inscrits au registre des activités de traitement tenu par l’employeur.

La durée de conservation des données personnelles