Gestion administrative du personnel : quelle est la durée de conservation des données personnelles ?

Le 2 avril 2026, la CNIL a publié un référentiel afin de guider les entreprises dans l’identification et la détermination des durées de conservation pertinentes pour les traitements de données personnelles qu’elles mettent en œuvre. 

Ce guide constitue une aide à la prise de décision en orientant les responsables de traitement vers :

• les durées obligatoires du fait de la réglementation française en vigueur en particulier le code du travail;
• les durées recommandées par la CNIL, qui sont des points de repère pour déterminer la durée pertinente.

Le dossier professionnel des salariés contient des données personnelles nécessaires conformément aux dispositions législatives et réglementaires ainsi qu’aux dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles applicables.

En base active (lorsque les données sont facilement accessibles dans l’environnement de travail immédiat pour les services opérationnels qui sont en charge de ce traitement) : ces données sont conservées, par principe, pendant la durée de la relation de travail (durées pendant laquelle le salarié, le stagiaire ou l’alternant/intérimaire fait partie des effectifs de l’entreprise), sauf disposition légale ou réglementaire contraire.

En archivage intermédiaire (lorsque les données peuvent être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées) : ces données peuvent être conservées après la rupture du contrat de travail si le responsable de traitement en a l'obligation ou s'il souhaite se constituer une preuve dans l’éventualité d’un contentieux, et dans la limite du délai de prescription/forclusion applicable.

Les mentions figurant dans le registre unique du personnel sont conservées en base active tant que le salarié fait partie de l'effectif de l'entreprise, puis en archivage intermédiaire pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (article R 1221-26 du code du travail).

Les documents récapitulant le nombre d’heures de travail accompli chaque mois par le salarié ainsi que la compensation correspondante sont à conserver à compter de la collecte et jusqu’à émission du bulletin de paie pour la période concernée, en base active.

En archivage intermédiaire, en vue d'une éventuelle action en contestation du temps de travail, il convient de les conserver :

• Pendant 1 an ou pendant une durée équivalente à la période de référence en cas d'aménagement du temps de travail sur une période supérieure à l'année ;
• Pendant une durée de 3 ans pour les salariés en conventions de forfait.

Articles D 3171-16 et L 3245-1 du code du travail.

Rappelons enfin que les différents fichiers de gestion du personnel doivent être inscrits au registre des activités de traitement tenu par l’employeur.

La durée de conservation des données personnelles