Recrutement : quelle est la durée de conservation des données personnelles du candidat ?

La CNIL a élaboré en 2023 un guide afin d’accompagner les recruteurs dans leur mise en conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Elle y rappelle notamment en quoi il y a un traitement de données à caractère personnel dans le cadre d’un recrutement.

Ce guide se compose de deux parties :

• Un rappel des fondamentaux en matière de réglementation sur la protection des données personnelles dans le domaine du recrutement : données pouvant être collectées, information des candidats, etc…
• Des questions-réponses sur l’utilisation des nouvelles technologies par les recruteurs, sur la discrimination, etc...

Le 2 avril 2026, la CNIL a également publié un référentiel afin de guider les recruteurs dans l’identification et la détermination des durées de conservation pertinentes pour les traitements qu’ils mettent en œuvre. 

Ce guide constitue une aide à la prise de décision en orientant les responsables de traitement vers :

• les durées obligatoires du fait de la réglementation française en vigueur en particulier le code du travail;
• les durées recommandées par la CNIL, qui sont des points de repère pour déterminer la durée pertinente.

S’agissant des données présentes dans le dossier de candidature d’un candidat retenu jusqu'à la signature du contrat de travail, la CNIL recommande de conserver les données le temps de la procédure de recrutement jusqu'au résultat de la candidature. Les données traitées seront ensuite réutilisées à des fins de gestion du personnel donc dans le cadre des règles applicables à la gestion administrative du personnel.

S’agissant des données présentes dans le dossier de candidature d’un candidat non retenu, les données doivent être conservées :

• le temps de la procédure de recrutement jusqu'au résultat de la candidature en base active pouvant être consultée de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées ;
• 5 ans à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu, à des fins probatoires, pour les éventuelles actions en discrimination, en archivage intermédiaire avec une limitation des habilitations afin de les rendre inaccessibles aux personnes n’ayant plus d’intérêt à les traiter.

L'action en réparation du préjudice résultant d'une discrimination se prescrit en effet par 5 ans à compter de la révélation de la discrimination (article L 1134-5 du code du travail).

Lorsqu’un candidat n’est pas retenu, l’employeur doit l’informer du fait qu’il souhaite conserver son CV, afin de lui laisser la possibilité d’en demander la destruction.  

Dès lors que le candidat ne demande pas la destruction de son dossier, le CV doit être détruit de la base active 2 ans après le dernier contact avec le candidat non retenu. Seul l’accord formel du candidat permet une conservation plus longue en base active.

La CNIL recommande de conserver le CV 5 ans en archivage intermédiaire avec une limitation des habilitations afin de les rendre inaccessibles aux personnes n’ayant plus d’intérêt à les traiter (toujours à des fins de preuve en cas d’action en discrimination).

Pour certains postes, une vérification des antécédents judiciaires du candidat est requise par un texte.

Les antécédents judiciaires sont à conserver :

• 3 ans en base active pouvant être consultée de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées ;
• jusqu’à l’expiration des délais et voies de recours en cas de contentieux, en archivage intermédiaire avec une limitation des habilitations afin de les rendre inaccessibles aux personnes n’ayant plus d’intérêt à les traiter.

Rappelons enfin que les différents fichiers de recrutement ou de gestion du personnel doivent être inscrits au registre des activités de traitement tenu par l’employeur.

La durée de conservation des données personnelles

La protection des données personnelles dans le cadre du recrutement