Frais professionnels : les justificatifs doivent être produits lors du contrôle

Contexte de l'affaire

À la suite d’un contrôle portant sur les années 2015 et 2016, une société avait reçu une lettre d’observations comportant plusieurs chefs de redressement, puis une mise en demeure. Elle contestait notamment le redressement relatif aux indemnités de panier versées à ses salariés et à la déduction de l’assiette des cotisations au titre des frais professionnels.

Pour établir que les conditions de cette déduction étaient remplies, la société avait produit de nouvelles pièces justificatives devant la Cour d’appel. Ces documents n’avaient toutefois pas été communiqués lors des opérations de contrôle ni pendant la période contradictoire. La Cour d’appel a refusé de les examiner, estimant qu’ils auraient dû être fournis à l’URSSAF afin de lui permettre d’en vérifier la portée et de formuler ses observations.

La société s’est pourvue en cassation. Elle soutenait que les règles de procédure civile autorisent les parties à produire de nouvelles pièces en appel afin de justifier des demandes déjà présentées devant le premier juge.

Extrait de l'arrêt :
Réponse de la Cour

5. Pour l'application des articles L. 213-1 et L. 243-7 du code de la sécurité sociale, les cotisants doivent conserver les éléments de preuve de nature à démontrer l'exactitude de leurs déclarations afin que les organismes de recouvrement, qui sont chargés de la vérification de l'exhaustivité, de la conformité et de la cohérence des informations déclarées par les cotisants, puissent exercer a posteriori un contrôle de l'application des dispositions du code de la sécurité sociale.

6. Pour vérifier le respect de ces règles d'ordre public, les organismes, qui disposent de prérogatives exorbitantes du droit commun au cours des opérations de contrôle, peuvent exiger des cotisants la production des éléments nécessaires à cette vérification.

7. En cas de contestation par le cotisant, les juridictions judiciaires exercent leur contrôle sur la régularité de la procédure, la matérialité des faits et l'application des lois servant de fondement à la décision litigieuse et le cotisant doit pouvoir produire devant celles-ci l'ensemble des pièces nécessaires au succès de ses prétentions.

8. Cependant, le cotisant ne peut pas produire pour la première fois devant le juge les pièces justificatives qu'il devait communiquer, lors des opérations de contrôle ou de la phase contradictoire, afin de rapporter la preuve, comme cela lui incombe, que les conditions de déduction des frais professionnels étaient effectivement remplies.

9. L'arrêt relève que la société cotisante n'a pas apporté, à l'occasion du contrôle ou pendant la période contradictoire, les éléments nécessaires à la vérification de l'application de la législation de la sécurité sociale. Elle constate que des pièces nouvelles sont produites par la société cotisante pour justifier de la déduction appliquée au titre des frais professionnels exposés par ses salariés.

10. De ces constatations, la Cour d'appel a exactement déduit que ces nouvelles pièces, qui n'avaient pas été communiquées par la société cotisante lors du contrôle ou de la phase contradictoire, ne pouvaient être présentées à l'appui de son recours judiciaire.

11. Le moyen n'est, dès lors, pas fondé.

Décision de la Cour de cassation

La Cour de cassation approuve la cour d’appel et précise les limites au droit de produire de nouvelles preuves devant le juge.

• Conservation des preuves : le cotisant doit conserver les éléments permettant de démontrer l’exactitude de ses déclarations sociales et la conformité des sommes exclues de l’assiette des cotisations.

• Contrôle URSSAF : l’URSSAF peut demander les documents utiles à la vérification de ces déclarations pendant les opérations de contrôle et la phase contradictoire.

• Pièces produites trop tardivement : le cotisant ne peut pas présenter pour la première fois en justice les justificatifs qu’il devait fournir lors du contrôle ou de la phase contradictoire pour démontrer, lorsque la charge de la preuve lui incombe, que les conditions d’une déduction étaient réunies.

• Frais professionnels : en l’espèce, les pièces relatives aux indemnités de panier devaient permettre de prouver que les salariés exposaient bien des frais ouvrant droit à déduction. Elles ne pouvaient donc pas être produites pour la première fois devant la cour d’appel.

Impact en paie

Une entreprise verse des indemnités de panier à certains salariés et les exclut de l’assiette des cotisations comme frais professionnels. En cas de contrôle, elle doit pouvoir présenter sans attendre les éléments justifiant cette exclusion : conditions d’attribution prévues par l’accord collectif ou la décision de l’employeur, fonctions concernées, horaires ou déplacements des salariés, ainsi que tout document démontrant la réalité des frais ou l’application des règles d’exonération.

Le principe vaut pour les indemnités de panier, mais aussi pour l’ensemble des remboursements de frais professionnels et allocations forfaitaires. Lorsque l’employeur applique une déduction ou une exonération dont il doit prouver les conditions et les justificatifs doivent être disponibles au moment du contrôle.