Les réunions des représentants du personnel

Fiche Pratique Métiers des ressources humaines

Tout ce qu'il faut savoir sur les réunions des représentants du personnel : DP, CE, DUP ou CHSCT : périodicité, convocation, participation, modalités de réunion, rémunération, votes, procès-verbal...

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Les réunions des délégués du personnel

Quelle est la périodicité des réunions des DP ?

L’employeur doit réunir les DP au moins 1 fois par mois. Lien article L 2315-8 du Code du Travail.

Qui convoque les DP aux réunions ?

C’est l’employeur qui convoque les DP aux réunions. Il doit convoquer les DP titulaires et suppléants. Il doit également convoquer les DP qui seraient absents de l’entreprise pour cause de suspension de leur contrat de travail, par exemple en arrêt maladie.

Qui participe aux réunions ?

Participent aux réunions l’employeur (ou son représentant ayant reçu une délégation de pouvoirs) et les délégués du personnel titulaires et suppléants.

L’employeur peut se faire assister par une personne appartenant obligatoirement à l’entreprise. Attention toutefois : le nombre de personnes représentant la direction ne doit pas dépasser le nombre de DP titulaires présents lors de la réunion.

Les DP peuvent se faire assister par un délégué syndical de l’entreprise, un salarié de l’entreprise mandaté par un syndicat, ou un représentant syndical n’appartenant pas à l’entreprise.

Lien article L 2315-10 du Code du Travail.

Les DP doivent ils respecter un délai pour présenter les réclamations à l’employeur ?

Les DP doivent présenter, au minimum 2 jours ouvrables avant la réunion, par écrit, à l’employeur les réclamations individuelles et collectives dont ils ont été saisis par les salariés de l’entreprise.

Comment l’employeur doit il répondre aux réclamations présentées ?

L’employeur doit répondre aux réclamations présentées par les DP oralement lors de la réunion, puis par écrit dans le registre des réunions des DP dans les 6 jours ouvrables suivant la réunion.

Lien article L 2315-12 du Code du Travail.

Que faire si les DP n’ont pas de questions ni réclamations ?

Si les DP n’ont aucune question ni réclamation et qu’ils vous demandent d’annuler une réunion mensuelle veillez bien à consigner cette demande écrite dans le registre des réunions des DP. En effet, l’employeur étant obligé d’organiser les réunions mensuelles, vous pourriez être condamné pour délit d’entrave.

De même, si la réunion a eu lieu mais qu’aucune question n’a été posée, consignez le dans le registre pour pouvoir prouver que la réunion s’est tenue.

Les réunions du comité d’entreprise

Quelle est la périodicité des réunions du CE ?

L’employeur doit réunir les membres du CE 1 fois par mois dans les entreprises de 300 salariés et plus, et 1 fois tous les 2 mois dans les entreprises de moins de 300 salariés. Lien article L 2325-14 du Code du Travail.

Qui convoque le CE aux réunions ?

C’est l’employeur, président du CE, qui convoque les membres aux réunions, au minimum 3 jours avant la date de réunion. Il doit convoquer les membres titulaires et suppléants. Il doit également convoquer les membres qui seraient absents de l’entreprise pour cause de suspension de leur contrat de travail, par exemple en arrêt maladie. L’ordre du jour, établi conjointement par le président et le secrétaire du CE, doit être joint à la convocation, ainsi que les informations liées à l’ordre du jour.

Lien articles L 2325-15 et L 2325-16 du Code du Travail.

Qui participe aux réunions ?

Participent aux réunions l’employeur (ou son représentant ayant reçu une délégation de pouvoirs), les membres élus du CE titulaires et suppléants, et les représentants syndicaux.

L’employeur peut se faire assister par 2 personnes maximum appartenant obligatoirement à l’entreprise.

Chaque syndicat peut désigner un représentant qui a une voix consultative.

Comment se passent les votes ?

Seuls les membres titulaires votent. Les suppléants ne votent que lorsqu’ils remplacent un titulaire.

Le vote a lieu à bulletin secret ou à main levée selon le sujet et les éventuelles dispositions du règlement intérieur du CE.

Les résolutions doivent être adoptées à la majorité des membres présents. Lien article L 2325-18 du Code du Travail.

Qui rédige le procès-verbal de réunion ?

Le PV de réunion est rédigé par le secrétaire du CE qui doit le transmettre à l’employeur dans les 15 jours de la réunion.

Ce délai est ramené à 3 jours en cas de consultation sur un projet de licenciement économique ou un plan de sauvegarde de l’emploi, et à 1 jour en cas de redressement ou liquidation judiciaire.

L’affichage du PV adopté n’est pas obligatoire mais conseillé pour l’information des salariés.

Est-il possible d’enregistrer les réunions du CE ?

L’enregistrement et la sténographie des réunions du CE peuvent être décidés par l’employeur ou par le CE. Si la décision vient du CE, l’employeur peut s’y opposer lorsqu’il présente des informations comme confidentielles.

Les réunions de la délégation unique du personnel

Quelle est la périodicité des réunions de la DUP ?

La DUP, instituée après consultation des représentants du personnel dans les entreprises de moins de 300 salariés, doit se réunir tous les 2 mois.

Les règles de convocation et de participation aux réunions, de vote et de rédaction et diffusion du procès-verbal, sont les mêmes que pour le CE.

Les réunions du CHSCT

Quelle est la périodicité des réunions du CHSCT ?

L’employeur doit réunir les membres du CHSCT 1 fois par trimestre. Lien article L 4614-7 du Code du Travail.

Qui convoque le CHSCT aux réunions ?

C’est l’employeur, président du CHSCT, qui convoque les membres du CHSCT et l’inspecteur du travail aux réunions, au minimum 8 jours avant la date de réunion (décret n° 2016-868 du 29 juin 2016), sauf cas d’urgence lié à un danger grave ou imminent. Il doit convoquer les membres qui seraient absents de l’entreprise pour cause de suspension de leur contrat de travail, par exemple en arrêt maladie. L’ordre du jour, établi conjointement par le président et le secrétaire du CHSCT, doit être joint à la convocation, ainsi que les informations liées à l’ordre du jour.

Lien articles L 4614-8, L 4614-9, L 4614-11 et R 4614-3 al. 1er du Code du Travail.

Qui participe aux réunions ?

Participent aux réunions l’employeur (ou son représentant ayant reçu une délégation de pouvoirs), les membres élus du CHSCT, l’inspecteur du travail, le médecin du travail, l’agent des services de prévention de la CARSAT, et le responsable sécurité de l’entreprise.

Comment se passent les votes ?

Seuls votent l’employeur et les membres élus du CHSCT. Les autres membres n’ont qu’une voix consultative.

Les votes et résolutions sont adoptés à la majorité des membres présents. Lien article L 4614-2 du Code du Travail.

Qui rédige le procès-verbal de réunion ?

Le PV de réunion est rédigé par le secrétaire du CHSCT. L’affichage du PV adopté n’est pas obligatoire mais conseillée pour l’information des salariés.

A noter que la sténographie et l’enregistrement des réunions sont autorisés afin de faciliter la rédaction du PV.

Questions communes à toutes les instances

Les réunions en visioconférence sont-elles possibles ?

Les réunions du CE, de la DUP, du CHSCT et les réunions communes peuvent se tenir en visioconférence. En revanche, cela n’est pas possible pour les réunions des DP.

En principe, la visioconférence résulte d’un accord entre l’employeur et les membres de l’institution concernée. Néanmoins, à défaut d’accord, l’employeur peut imposer 3 fois par an une réunion en visioconférence.

Il convient dans ce cas, de mettre en œuvre les modalités destinées à garantir la sécurité et la confidentialité des votes, l’identification des membres, ainsi que la retransmission continue et simultanée de l’image et du son des délibérations. La possibilité de faire des suspensions de séances doit également être prévue.

Loi Rebsamen n° 2015-994 du 17/08/15 relative au dialogue social et à l’emploi et Décret n° 206-453 du 12/04/16 relatif à certaines modalités de déroulement des réunions des IRP.

Loi El Khomri n° 2016-1088 du 08/08/16 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels (art. 18 visioconférence des réunions de la DUP).

Comment sont rémunérées les heures de réunion ?

Les heures de réunion durant le temps de travail sont rémunérées normalement.

Les heures de réunion hors temps de travail sont rémunérées en heures supplémentaires ou complémentaires.

Elles ne doivent pas être imputées sur les heures de délégation.

Peut-on organiser des réunions communes ?

Oui lorsqu’un projet nécessite l’information ou la consultation de plusieurs instances. L’ordre du jour de la réunion commune doit être transmis au minimum 8 jours avant la réunion commune.

Quelle sera la périodicité des réunions du CSE ?

Une ordonnance du 22 septembre 2017 est venue confirmer la fusion des instances représentatives du personnel en une instance unique : le Comité Social et Economique (CSE). Ordonnance n° 2017-1386 du 22/09/17 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, art. 1.

Les délégués du personnel (DP), le comité d’entreprise (CE) et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) vont donc fusionner en cette instance unique.

Le CSE devra être mis en place au terme du mandat actuel des DP, du CE, de la DUP, de l’instance regroupée ou du CHSCT lors du renouvellement de l’une de ces institutions, et au plus tard le 31 décembre 2019.

En attendant la mise en place du CSE dans l’entreprise, ce sont les dispositions du code du travail antérieures au 23 septembre 2017 qui sont applicables aux mandats en cours.

 

  • Dans les entreprises de moins de 50 salariés :

Le CSE se réunira au moins une fois par mois.

En cas d’urgence, les membres du CSE seront reçus à leur demande.

  • Dans les entreprises de 50 salariés et plus ayant un délégué syndical :

Le nombre de réunions annuelles sera fixé par accord d’entreprise majoritaire.

  • Dans les entreprises de 50 salariés et plus n’ayant pas de délégué syndical :

Le nombre de réunions annuelles sera fixé par accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité des membres titulaires du CSE. Au moins 6 réunions devront avoir lieu par an. De plus, au moins 4 réunions devront porter, en tout ou partie, sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

A défaut d’accord, le CSE se réunira au moins :

  • 1 fois par mois dans les entreprises de 300 salariés et plus ;
  • 1 fois tous les 2 mois dans les entreprises de moins de 300 salariés.

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