Comment calculer l’effectif pris en compte pour les élections des représentants du personnel ?

RH IRP (INSTANCES REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL)
Fiche pratique

Le calcul de l'effectif de l’entreprise détermine l’obligation d’élire des représentants du personnel. Découvrez les règles applicables en fonction des types de contrat ainsi que la méthode de calcul des prorata.

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Le calcul des effectifs est une étape importante dans le processus électoral car ce sont les effectifs qui déterminent l’obligation d’élire des représentants du personnel, le nombre de représentants à élire mais aussi le nombre d’heures de délégation accordé aux représentants du personnel.

Les effectifs de l’entreprise sont calculés conformément aux dispositions prévues aux articles L.1111-2 et L. 1111-3 du Code du travail.

Les types de contrats et de salariés

Types de contrats et de salariés

Pris en compte dans l’effectif

Non pris en compte dans l’effectif

CDI

X

Travailleurs à domicile

X

Salariés à temps partiel

X

Au prorata de leur temps de travail

CDD / contrats intermittents / contrats intérimaires

X

Au prorata de leur temps de présence sauf lorsqu’ils remplacent des salariés absents

X

Lorsqu’ils remplacent des salariés absents

Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure

X

Lorsqu’ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an

Salariés dont le contrat de travail est suspendu (maladie, AT, maternité, congé parental, etc…)

X

Dirigeants et mandataires sociaux

X

Contrats d’apprentissage

X

Seulement pendant la période d’apprentissage en cas de CDI

Contrats de professionnalisation

X

Jusqu’au terme de l’action de professionnalisation

Contrats initiative emploi / Contrats uniques d’insertion

X

Pendant la durée de versement de l’aide

Stagiaires

X

Si stage d’étude avec convention

Comment prendre en compte les salariés au prorata de leur temps de présence ?

Les salariés titulaires d’un CDD ou d’un contrat de travail intermittent, les travailleurs temporaires ou les travailleurs mis à disposition par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an sont comptabilisés au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédant la date à laquelle le calcul est effectué. 

Une circulaire DRT n° 13 du 25/10/1983 préconise un calcul par mois travaillé.

Exemple : Salarié présent 4 mois : 4/12 = 0,33 ETP par période de 12 mois. La circulaire précise qu’il faut entendre la période d’un an qui précède le mois pour lequel on veut calculer l’effectif.  

Comment prendre en compte les salariés au prorata de leur durée de travail ?

Les salariés à temps partiel sont pris en compte au prorata de leur temps de travail. Pour calculer ce prorata, il convient de diviser la somme totale des horaires inscrits dans les contrats de travail par la durée légale du travail ou la durée fixée conventionnellement. 

Exemple : Salarié travaillant 30 heures par semaine dans une entreprise dont la durée de travail est de 35 heures : 30/35 = 0,85 ETP.

Remarque : Lorsqu’il s’agit d’un salarié en CDD à temps partiel, il convient de cumuler les deux règles de comptabilisation (au prorata du temps de présence et au prorata de leur durée de travail).  

Pour aller plus loin