RGPD et données personnelles des salariés : Etes-vous en conformité avec le référentiel RH de la CNIL ? LégiSocial

Cet article a été publié il y a 3 ans, il est donc possible qu'il ne soit plus à jour.

Attendu depuis l’automne 2019, le référentiel RH de la CNIL a été publié au Journal Officiel du 15 avril 2020.

Il permet aux employeurs de s’assurer de la conformité de leurs traitements courants de gestion du personnel au RGPD.

Il est accompagné d’un document questions/réponses diffusé sur le site de la CNIL.

L’employeur doit respecter les règles relatives à la protection des données personnelles pour tous les traitements qu’il met en œuvre et qui l’amènent à gérer des données personnelles notamment des salariés.

Afin de vérifier votre mise en conformité avec le RGPD et le référentiel RH de la CNIL, retrouvez toutes les informations dont vous avez besoin dans notre dossier RGPD :

Le RGPD

Définition
Date de mise en conformité
Entreprises concernées
Données à protéger
Sanctions en cas de non-conformité
Loi française relative à la protection des données personnelles

La protection des données personnelles en RH

Dans le cadre du recrutement
Dans le cadre de la géolocalisation
Dans le cadre de la vidéosurveillance
Dans le cadre du contrôle des accès aux locaux et des horaires de travail
Dans le cadre du contrôle des outils informatiques : mails, fichiers, lecteurs usb, mots de passe
Dans le cadre de dispositifs biométriques
Les traitements utilisant le numéro de sécurité sociale
Les limites au contrôle de l’activité
L’accès aux données personnelles
L’information et le consentement des salariés
La durée de conservation des données
L’obligation de confidentialité des salariés
Modèles de notes d’information des salariés
Modèle d’engagement de confidentialité
Référentiel RH de la CNIL sur les traitements courants en gestion du personnel

Les étapes de la mise en conformité au RGPD

Désigner un responsable du traitement et/ou un DPO
Recenser les traitements de données personnelles
Déterminer et suivre les actions à mener
Informer les clients et salariés de leurs droits
Tenir à jour un dossier relatif au traitement des données
Modules de formation MOOC

Les analyses d’impact (AIPD)

Les AIPD
Les traitements de données soumis à une AIPD
Les traitements de données non soumis à une AIPD
Les AIPD devant être transmises à la CNIL
Les bases de connaissances des AIPD – document CNIL
La méthode d’AIPD – document CNIL
Les modèles d’AIPD – document CNIL

Le Data Protection Officer (DPO)

Le rôle du DPO : missions, compétences, savoir-faire, qualités
La certification des compétences du DPO
Les responsabilités du DPO
Modèle de lettre de mission du DPO
Modèle de lettre d’information du CSE sur la désignation du DPO
Logo femme DPO
Logo homme DPO
Règlement d’usage de la marque collective DPO (logo)

Modèles de la CNIL

Formulaire de notification de violation de données à caractère personnel
Infographie d’information des clients sur leurs droits
Registre des traitements
Registre des traitements simplifié
Clauses de sous-traitance

Nos dossiers et livrets pour vous aider à gérer la crise sanitaire et ses conséquences en RH :

Retrouvez l'ensemble des mesures sociales prises depuis le début du Coronavirus dans tous les domaines : CSE, durées de travail, risques professionnels et DUERP, mesures de prévention, obligation de sécurité et responsabilité de l'employeur, indemnisation des salariés, négociation d'entreprise, report de délais sociaux, visites médicales, apprentissage, droit de retrait, entretiens professionnels, droit d'alerte, etc... :

Découvrir aussi : Le coronavirus en RH et droit social Dossier synthèse

Utilisez les fiches pratiques classées par thème (Santé et sécurité, Droit social, RH) pour obtenir toutes les réponses à vos questions et vous informer sur les conséquences de l'épidémie au travail Soyez en règle, vérifiez quels sont vos droits et vos devoirs ainsi que ceux de vos salariés : masques, télétravail, vaccination ... Retrouvez tous les arrêtés, ordonnances et décrets dont vous pourrez avoir besoin

Actualisez votre DUERP et mettez en place les mesures de prévention nécessaires à la poursuite ou à la reprise d'activité : recommandations sanitaires, préconisations par secteurs d'activités et métiers, PCA, protocole national de déconfinement, etc... :

Découvrir aussi : Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) Dossier synthèse

Etablissez votre DUERP plus facilement grâce aux modèles de documents, dont l'exemple de trame de DUERP inclus Découvrez quelles mesures mettre en place selon les risques professionnels encourus par vos salariés Assurez-vous que votre DUERP est à jour : COVID, loi Santé au Travail ...

Préparez le lancement des élections du CSE ou reprenez les processus électoraux suspendus, aux échéances fixées par le Gouvernement. Ce dossier contient une fiche spécifique aux mesures d'urgence relatives aux élections du CSE prises dans le cadre de la crise sanitaire :

Découvrir aussi : Elections du Comité Social et Economique (CSE) Dossier synthèse

Organisez les élections du CSE dans le respect des dispositions législatives et réglementaires en évitant toute contestation Facilitez-vous les élections avec de nombreux modèles d’affichages, de calendrier, de courriers, de bulletins de vote, de listes électorales, et plus encore Trouvez facilement la réponse à vos questions concernant les élections : comment les préparer, quelles sont les formalités à effectuer, etc ... Retrouvez tous les nouveaux articles du Code du Travail relatifs à chaque thème

Informez vos salariés sur le CSE dès sa mise en place dans l'entreprise :

Découvrir aussi : Livret CSE à distribuer à vos salariés Livret et dépliant

Répondez aux questions que se posent vos salariés sur le CSE : qui le compose, à quoi sert-il, qu'est-ce qui change Facilitez-leur la transition entre les anciennes instances de représentants du personnel et le CSE Participez ainsi à assurer le bon fonctionnement du CSE au sein de votre entreprise

Informez vous sur les attributions, consultations, règles de fonctionnement du CSE nouvellement élu. Ce dossier contient une fiche spécifique aux mesures d'urgence relatives aux règles de fonctionnement du CSE prises dans le cadre de la crise sanitaire : consultations, réunions, visioconférence, etc... :

Découvrir aussi : Attributions et fonctionnement du Comité Social et Economique (CSE) Dossier synthèse

Organisez les réunion, déterminez les heures de délégations, mettez en place les commissions, etc ... sans erreur Aidez-vous de nombreux modèles de documents lors des réunions et dans vos démarches Ayez toujours à portée plus de 20 fiches pratiques pour répondre à toutes vos questions et interrogations sur les attributions du CSE Retrouvez tous les nouveaux articles du Code du Travail relatifs à chaque thème

N'oubliez pas que le télétravail reste la règle pour les postes le permettant. Respectez les droits des télétravailleurs, informez les, intégrez les risques spécifiques au télétravail dans le DUERP, consultez le CSE :

Découvrir aussi : Le télétravail Dossier synthèse

Toutes les réponses à vos questions concernant le télétravail dans votre entreprise, à portée de main dans un seul dossier complet Mettez-le en place rapidement grâce à tous les documents nécessaires inclus Soyez en règle : retrouvez dans ce dossier toutes les références légales et ne commettez aucune erreur lors de l'application du télétravail !

Respectez le droit à la déconnexion de vos salariés :

Découvrir aussi : Le droit à la déconnexion des salariés Dossier synthèse

Découvrez comment mettre le droit en déconnexion en œuvre dans votre entreprise et comment le favoriser grâce à nos fiches pratiques Simplifiez vos démarches avec nos modèles de documents : accords d'entreprises, charte relative au droit à la déconnexion ...

N'hésitez pas à avoir recours au prêt de main d'oeuvre et à palier ainsi à une baisse d'activité ou au contraire à un manque de personnel :

Découvrir aussi : Le prêt de main d'œuvre Dossier synthèse

Découvrez comment recourir au prêt de main d'oeuvre, et sous quelles conditions est-ce possible Une fiche pratique dédiée vous informe pour vos prêts de main d'oeuvre dans le cadre du Covid-19 Appuyez-vous sur deux modèles de documents pour vous faciliter les démarches

Vérifiez la conformité de votre règlement intérieur aux dispositions légales et rédigez une note relative aux obligations hygiène et santé à respecter lors de la reprise d'activité :

Découvrir aussi : Le règlement intérieur Dossier synthèse

Obtenez les réponses à toutes vos questions sur le règlement intérieur : quel est son contenu ? Que puis-je y inclure ou non ? Comment le mettre en place ? Appuyez-vous sur le modèle de règlement intérieur complet inclus, qui reprend les clauses obligatoires à mentionner. Bénéficiez d'autres modèles de documents pour vous aider lors de la mise en place du règlement intérieur : dépôt à l'inspection du travail, clause Covid-19 ...

Vérifiez votre conformité aux règles du RGPD et aux recommandations de la CNIL en matière de traitement de données personnelles de vos salariés. Attention, en ce contexte de crise, au traitement des données de santé ! :

Découvrir aussi : Protection des données personnelles : le RGPD Dossier synthèse

Assurez-vous d'être en conformité vis-à-vis du RGPD et évitez les sanctions Découvrez et respectez les droits et les devoirs de votre entreprise et de vos salariés en la matière Bénéficiez de nombreux documents inclus : modèles de lettres et de documents, notes d'informations ... Retrouvez notre livret à distribuer, au format PDF, afin de sensibiliser vos salariés au RGPD

Informez vos salariés sur le traitement de leurs données personnelles, leurs droits et leurs devoirs :

Découvrir aussi : Livret RGPD à distribuer à vos salariés Livret et dépliant

Apportez de manière précise et concise l’essentiel des informations sur le RGPD à vos salariés Responsabilisez les salariés en mettant en avant leurs droits et devoirs vis-à-vis de ce nouveau règlement Assistez la transition de toute l’entreprise vers une bonne application du RGPD

Informez vos salariés sur les risques psycho-sociaux plus que jamais existants dans le contexte de télétravail, confinement et isolement actuel, ainsi que sur leur droit à la déconnexion et les risques liés aux conduites addictives, en augmentation depuis le confinement :

Découvrir aussi : Livret Risques psycho-sociaux à distribuer à vos salariés Livret et dépliant

Informez efficacement vos salariés sur les RPS : quels sont-ils, quelles en sont les conséquences, vers qui se tourner Apportez des conseils à vos managers pour minimiser ces risques Conformez-vous à votre obligation d'information en tant qu'employeur et évitez que vos salariés ne soient victimes de RPS

Découvrir aussi : Livret Droit à la déconnexion : pourquoi ? Comment ? Livret et dépliant

Informez efficacement vos salariés sur ce qu'est le droit à la déconnexion et ce que sont les obligations légales de l'entreprise en la matière Découvrez ensemble des mesures à mettre en place pour favoriser ce droit à la déconnexion Conformez-vous à votre obligation d'information en tant qu'employeur

Découvrir aussi : Livret L'alcool au travail à distribuer à vos salariés Livret et dépliant

Informez efficacement vos salariés sur leurs droits, leurs obligations, les sanctions encourues en cas de non-respect des règles relatives à la consommation d'alcool au travail Aidez-les à identifier la dépendance à l'alcool et à se tourner vers les bonnes personnes en cas de besoin Conformez-vous à votre obligation d'information en tant qu'employeur

Découvrir aussi : Livret La drogue au travail à distribuer à vos salariés Livret et dépliant

Informez efficacement vos salariés sur leurs droits, leurs obligations, les sanctions encourues en cas de non-respect des règles relatives à la consommation de drogue au travail Aidez-les à identifier l'addiction à la drogue et à se tourner vers les bonnes personnes en cas de besoin Conformez-vous à votre obligation d'information en tant qu'employeur.

RGPD et données personnelles des salariés : Etes-vous en conformité avec le référentiel RH de la CNIL ?