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Comme vous pouvez le constater en consultant notre rubrique spécifique « fiches pratiques », les points particuliers sont nombreux lorsque le gestionnaire de paie doit traiter la DFS en paie.
Nous abordons aujourd’hui spécifiquement l’application d’une DFS pour un salarié qui bénéficie en outre d’une prise en charge des frais de transport collectif par son employeur.
Particularité numéro 1
Selon la règle de « non cumul », l’application de la DFS et la réintégration des remboursements de frais en base de cotisations sociales connait des exceptions.
Parmi de nombreuses exceptions (que nous vous proposons ci-après) figure la prise en charge obligatoire, à hauteur de 50% soit l’obligation légale, des titres de transport collectif des salariés.
Règle de non cumul : les exceptions
Certaines sommes représentatives de remboursements de frais professionnels ne doivent jamais être réintégrées dans l’assiette des cotisations lorsque l’employeur applique une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, il s’agit des :
- Les indemnités de grand déplacement payées aux ouvriers du bâtiment, cela concerne également les frais de transport exposés à l’occasion des voyages de début et de fin de chantier, ainsi que les voyages de détente (aller et retour du chantier au domicile) prévus par les conventions collectives du bâtiment et des travaux publics,
- Les indemnités journalières de « défraiement » versées aux artistes dramatiques, lyriques, chorégraphiques ainsi qu’aux régisseurs de théâtre qui participent à des tournées théâtrales,
- Les allocations de « saison » allouées aux artistes, musiciens, chefs d’orchestre et autres travailleurs du spectacle engagés par les casinos ou les théâtres bénéficiant de subventions des collectivités territoriales pendant la durée de la saison ainsi que, le cas échéant, leurs frais de déplacement. Il en est de même pour les répétitions effectuées dans le cadre de la saison,
- Les allocations et remboursements de frais perçus par les chefs d’orchestre, musiciens et choristes à l’occasion de leurs déplacements professionnels en France et à l’étranger. Il en est de même pour les répétitions effectuées dans le cadre de ces déplacements,
- Pour les journalistes, les frais de taxi de nuit exposés lorsque l’heure du déplacement ne permet plus l’utilisation des transports en commun, les frais de déplacement et de séjour du journaliste envoyé en mission, la part patronale des frais de dossiers de renouvellement de la carte d’identité professionnelle.
En outre, le Ministère des affaires sociales a indiqué qu’il convient de négliger la réintégration au titre de la règle de non cumul pour les situations suivantes :
- Mise à la disposition du salarié d’un véhicule de transport en commun pour le conduire sur le lieu de travail ;
- Mise à la disposition du salarié d’un véhicule utilitaire, si un document écrit précise que ce véhicule est utilisé uniquement pour un usage professionnel ;
- Frais (repas, hébergement, taxi, véhicule mis à disposition, etc.) payés directement par l’employeur à un tiers (hôtelier, entreprise de taxi, etc.) à l’occasion d’un déplacement professionnel du salarié ;
- Frais de transport exposés à l’occasion des voyages de début et de fin de chantier par les ouvriers du BTP, ainsi que les voyages de détente prévus par les conventions collectives du BTP
- Mise à disposition du salarié d’un téléphone portable au titre de l’activité professionnelle.
Circulaire DSS/SDFSS/5B 2005-389 du 19 août 2005
Particularité numéro 2
Abordons un cas particulier :
- L’entreprise applique une DFS ;
- Elle contribue au frais de transport collectif de ses salariés ;
- Cette contribution se situe au-delà de l’obligation légale.
Dans ce cas particulier :
- La fraction correspondant à la prise en charge obligatoire, soit 50%, reste exonérée de cotisations sociales ;
- La fraction excédentaire entre, a contrario, dans l’assiette des cotisations sociales (à l’exception toutefois des cotisations CSG et CRDS) ;
- Rappel : cette fraction excédentaire est également soumise à l’impôt sur le revenu (comme cela aurait été le cas si l’entreprise n’appliquait pas la DFS).