Gestion des rémunérations : quelle est la durée de conservation des données personnelles ?

Le 2 avril 2026, la CNIL a publié un référentiel afin de guider les entreprises dans l’identification et la détermination des durées de conservation pertinentes pour les traitements de données personnelles qu’elles mettent en œuvre. 

Ce guide constitue une aide à la prise de décision en orientant les responsables de traitement vers :

• les durées obligatoires du fait de la réglementation française en vigueur en particulier le code du travail;
• les durées recommandées par la CNIL, qui sont des points de repère pour déterminer la durée pertinente.

Pour la gestion et l'édition des bulletins de paie :

Les éléments d'identification du salarié sont à conserver :

• En base active (lorsque les données sont facilement accessibles dans l’environnement de travail immédiat pour les services opérationnels qui sont en charge de ce traitement) : pendant la durée du contrat de travail du salarié.
• En archivage intermédiaire (lorsque les données peuvent être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées) : 6 ans glissants après avoir rempli la déclaration simplifiée nominative (DSN) sous réserve de contraintes spécifiques justifiant une conservation plus longue.

Article L 102 B du code général des impôts.

Article L 243-16 du code de la sécurité sociale.

Les bulletins de salaire sont à conserver :

• En base active (lorsque les données sont facilement accessibles dans l’environnement de travail immédiat pour les services opérationnels qui sont en charge de ce traitement) : 1 mois à compter de la transmission au salarié.
• En archivage intermédiaire (lorsque les données peuvent être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées) : 5 ans pour les bulletins papier ou ceux émis sous forme électronique à compter de leur transmission au salarié.

Dans l’hypothèse où l’employeur produit des bulletins de paie sous forme électronique, l’employeur doit également garantir la disponibilité des bulletins de paie dans une version électronique : soit pendant 50 ans soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de la retraite augmenté de 6 ans (conservation en archivage intermédiaire).

Pour les actions en paiement des salaires : conservation en archivage intermédiaire pendant une durée de 3 ans.

Articles L 3243-4 et D 3243-8 du code du travail

Les éléments nécessaires au calcul de l’assiette des cotisations et contributions sociales sont à conserver :

• En base active (lorsque les données sont facilement accessibles dans l’environnement de travail immédiat pour les services opérationnels qui sont en charge de ce traitement) : le temps de calculer l’assiette (1 mois au maximum).
• En archivage intermédiaire (lorsque les données peuvent être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées) : 6 ans à compter de la date à laquelle les éléments ont été établis ou reçus.

Pour l'accomplissement de la DSN :

Les données personnellessont à conserver :

• En base active (lorsque les données sont facilement accessibles dans l’environnement de travail immédiat pour les services opérationnels qui sont en charge de ce traitement) : le temps nécessaire à l'accomplissement de la déclaration jusqu’à réception du certificat de conformité précisant que la déclaration est conforme à la norme d'échanges.

Article R 133-13 du Code de la sécurité sociale

• En archivage intermédiaire (lorsque les données peuvent être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées) : 6 ans à compter de la date à laquelle les éléments ont été établis ou reçus.

Article L243-16 du Code de la sécurité sociale

Rappelons enfin que les différents fichiers de gestion du personnel doivent être inscrits au registre des activités de traitement tenu par l’employeur.

La durée de conservation des données personnelles