Ecoute et enregistrements téléphoniques : quelle est la durée de conservation des données personnelles ?

Un employeur n'a le droit ni d'enregistrer ni d'écouter les conversations téléphoniques de ses salariés s'ils n'en sont pas informés. S'il le fait, il commet un délit et risque des sanctions pénales.

Seuls des dispositifs d’écoute et d’enregistrement des conversations téléphoniques sur le lieu de travail peuvent être installés à des fins de formation ou d’évaluation, uniquement en cas de nécessité reconnue et à condition qu'ils soient proportionnés aux objectifs poursuivis :

• Former ses salariés (par exemple, réutiliser des enregistrements comme support afin d’illustrer son propos lors de formations) ;
• Les évaluer ;
• Améliorer la qualité du service (par exemple, en étudiant le type de réponse apporté au client) ;
• Dans certains cas limités prévus par un texte légal, les appels peuvent servir de preuves à l’établissement d’un contrat ou à l’accomplissement d’une transaction.

À cette occasion, l’employeur ne doit collecter et traiter que des informations nécessaires au but poursuivi (données d’identification du salarié et de l’évaluateur, informations techniques relatives à l’appel, évaluation professionnelle du salarié).

L’employeur ne peut pas mettre en place un dispositif d’écoute ou d’enregistrement permanent ou systématique,sauf texte légal (par exemple pour les services d’urgence).

Le 2 avril 2026, la CNIL a publié un référentiel afin de guider les entreprises dans l’identification et la détermination des durées de conservation pertinentes pour les traitements de données personnelles qu’elles mettent en œuvre. 

Ce guide constitue une aide à la prise de décision en orientant les responsables de traitement vers :

• les durées obligatoires du fait de la réglementation française en vigueur en particulier le code du travail;
• les durées recommandées par la CNIL, qui sont des points de repère pour déterminer la durée pertinente.

Dans le cadre de l'écoute et de l'enregistrement des appels téléphoniques sur le lieu de travail, la CNIL a apporté les précisions suivantes sur la durée de conservation des données personnelles :

Pour les enregistrements des appels à des fins de formation et d’amélioration de la qualité de service ou à des fins d’évaluation :

• En base active (lorsque les données sont facilement accessibles dans l’environnement de travail immédiat pour les services opérationnels qui sont en charge de ce traitement) : 6 mois maximum à compter de l'enregistrement.

L'employeur ou la personne habilitée peut écouter les enregistrements dans les jours suivants leur réalisation et rédiger le(s) document(s) d'analyse(s) nécessaire(s). Les enregistrements sont ensuite supprimés à bref délai, l'employeur ne conservant que les documents d'analyse.

• En archivage intermédiaire (lorsque les données peuvent être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées) : 1 an maximum. Seuls les documents d’analyse peuvent être conservés en archivage intermédiaire.

Pour les enregistrements de certains appels à des fins probatoires (formation d’un contrat) :

• En base active : interdit.
• En archivage intermédiaire : L’enregistrement doit être nécessaire pour prouver la formation du contrat souscrit à l’oral et ne peut être ni systématique ni permanent. Par exemple, dans le cadre de la vente d’un bien ou d’un service : 5 ans à compter de la connaissance de l’existence du contrat.

Article 2224 du code civil

Rappelons enfin que les différents fichiers de gestion du personnel doivent être inscrits au registre des activités de traitement tenu par l’employeur.

La durée de conservation des données personnelles