Aides aux vacances servies par les comités d’entreprise : l’URSSAF fait le point

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Dans une communication du 20 juin 2013, les services de l’URSSAF confirment le régime social des aides servies par le comité d’entreprise, dont l’objectif est de favoriser le départ en vacances des salariés de l’entreprise. 

Les aides aux vacances concernées

La publication du 20 juin 2013, reprend l’instruction ministérielle du 17 avril 1985 qui est venu assouplir les conditions du code de la Sécurité sociale, et plus précisément sont article L 242-1, selon lequel les avantages servis aux salariés ont vocation à s’intégrer systématiquement dans l’assiette des cotisations de Sécurité sociale. 

Sont donc évoquées :

  • Les participations favorisant le départ en vacances de la famille ou des enfants seuls ;
  • Les aides aux vacances attribuées par le comité d’entreprise sous forme de chèques vacances ;
  • Les réductions tarifaires accordées à l’occasion de voyages touristiques. 

Extrait de la publication du 20 juin 2013 

Les aides aux vacances du comité d'entreprise 

20/06/2013

Le régime social des aides aux vacances servies par le comité d’entreprise 

Dans le cadre de leurs activités sociales et culturelles, les comités d’entreprise (CE) sont amenés à servir un certain nombre d’avantages, en espèces comme en nature, aux salariés de l’entreprise et à leur famille.

La jurisprudence constante de la Cour de cassation interprète strictement l’article L.242-1 du code de la Sécurité sociale en réintégrant systématiquement ces avantages dans l’assiette des cotisations de Sécurité sociale.

L'instruction ministérielle du 17 avril 1985 est venue assouplir cette position, en admettant que les prestations se rattachant directement aux activités sociales et culturelles des comités d'entreprises soient, sous certaines conditions et limites, exonérées de cotisations de Sécurité sociale.

Cette instruction évoque expressément les participations du comité d’entreprise destinées à favoriser les départs en vacances. Il s’agit notamment :

des participations favorisant le départ en vacances de la famille ou des enfants seuls ;

des aides aux vacances attribuées par le comité d’entreprise sous forme de chèques vacances ;

des réductions tarifaires accordées à l’occasion de voyages touristiques.

Exclusion des assiettes sociales… sous conditions

Les aides (ou participations du comité d’entreprise) sont exclues de l’assiette des cotisations sociales, sous réserve que soient satisfaites les conditions suivantes : 

  • L’aide financière du comité d’entreprise est personnalisée ;
  • Le montant de l’aide n’excède pas les sommes réellement avancées par le salarié bénéficiaire ;
  • Les dépenses engagées par le salarié (pour lui-même, son conjoint et/ou ses enfants de moins de 26 ans avec justificatif de scolarité) sont justifiées par tout document pouvant attester de la réalité des dépenses engagées (notes de séjours, factures ...) ;
  • La relation entre l’utilisation de la participation du CE et les vacances des intéressés peut être établie. 

Extrait de la publication du 20 juin 2013

Ces participations, même non modulées en fonction des ressources familiales peuvent prendre la forme d’une prise en charge directe par le CE ou d’un remboursement a posteriori par un chèque nominatif des sommes payées par les salariés.
Elles sont exclues des assiettes sociales lorsque sont satisfaites les conditions suivantes :

l’aide financière du comité est personnalisée ;

son montant n’excède pas les sommes réellement avancées par le salarié bénéficiaire ;

les dépenses engagées par le salarié (pour lui-même, son conjoint et/ou ses enfants de moins de 26 ans avec justificatif de scolarité) sont justifiées par tout document pouvant attester de la réalité des dépenses engagées (notes de séjours, factures ...) ;

la relation entre l’utilisation de la participation du CE et les vacances des intéressés peut être établie. 

Justification et personnalisation 

Les services de l’URSSAF précise en outre que :

  • Lorsque la justification des dépenses afférentes est apportée, il n’est pas nécessaire, pour admettre l’exonération, que l’avantage soit en outre personnalisé ;
  • En revanche, la seule personnalisation, non appuyée de justificatifs, n’est pas suffisante pour accepter l’exclusion des assiettes sociales. 
     

Extrait de la publication du 20 juin 2013 

A noter :
Dans l’hypothèse où la justification des dépenses afférentes est apportée, il n’est pas nécessaire, pour admettre l’exonération, que l’avantage soit en outre personnalisé. En revanche, la seule personnalisation, non appuyée de justificatifs, n’est pas suffisante pour accepter l’exclusion des assiettes sociales.

Le comité d’entreprise doit prévoir… 

L’URSSAF précise également qu’il appartient au comité d’entreprise,  de définir les modalités d’attribution de ses participations et de fixer les justificatifs qu’il juge utile pour s’assurer de l’adéquation entre les prestations qu’il alloue et l’objectif poursuivi.  


Extrait de la publication du 20 juin 2013

Il appartient au comité de définir les modalités d’attribution de ses participations et de fixer les justificatifs qu’il juge utile pour s’assurer de l’adéquation entre les prestations qu’il alloue et l’objectif poursuivi.

Pas de limitation de montant et cumul possible 

Les aides concernées par la présente exclusion de cotisations ne connait pas de limite en montant peuvent se cumuler.

Extrait de la publication du 20 juin 2013 

Aucune limitation de montant n'est prévue. Les participations peuvent revêtir des formes variées et même se cumuler (versement au salarié, participation en argent, en nature, bon de participation, participation directe auprès des centres de vacances).

Les aides pour favoriser… le départ en vacances

Peuvent également bénéficier d’une exonération de cotisations sociales, les participations du comité d’entreprise destinées à favoriser le départ en vacances de la famille ou des enfants seuls (âgés de moins 26 ans et sous réserve de la production d’un justificatif de scolarité). 

Sont plus précisément concernées, les participations aux :

  • Dépenses d’hébergement et de transport, à l’exclusion de l’alimentation.  

Justificatifs 

Afin de bénéficier d’une exclusion des assiettes sociales, le comité d’entreprise doit être en mesure de produire les justificatifs établissant la réalité des dépenses engagées : contrat de location de vacances, billets d’avion, de train, reçus de péage, factures d’hôtel, etc.
Les allocations forfaitaires, y compris les indemnités kilométriques, entrent dans l’assiette des cotisations et contributions.
Les bons carburant remis aux salariés à l’occasion de leurs vacances ne peuvent être exonérés qu’au titre de la présomption de non assujettissement des bons d’achat n’excédant pas 154 euros pour l’année 2013 et par salarié.
Dans le cadre d’un dépassement de ce seuil, l’exonération des bons de carburant ne peut être admise.  

Extrait de la publication du 20 juin 2013

Aides aux vacances
Les participations du comité d’entreprise destinées à favoriser le départ en vacances de la famille ou des enfants seuls (âgés de moins 26 ans et sous réserve de la production d’un justificatif de scolarité), sont exonérées de cotisations et contributions sociales.
Sont concernées les participations aux dépenses d’hébergement et de transport, à l’exclusion de l’alimentation.
Cette prise en charge est exclue des assiettes sociales dès lors que le comité d’entreprise est en mesure de produire les justificatifs établissant la réalité des dépenses engagées : contrat de location de vacances, billets d’avion, de train, reçus de péage, factures d’hôtel, etc.
Les allocations forfaitaires, y compris les indemnités kilométriques, entrent dans l’assiette des cotisations et contributions.
Les bons carburant remis aux salariés à l’occasion de leurs vacances ne peuvent être exonérés qu’au titre de la présomption de non assujettissement des bons d’achat n’excédant pas 154 euros pour l’année 2013 et par salarié.
Dans le cadre d’un dépassement de ce seuil, l’exonération des bons de carburant ne peut être admise.  

Les aides qui ne bénéficient pas du champ de la… tolérance

Compte tenu du fait qu’elle « n’entrent pas dans le champ de la tolérance » selon les termes de l’URSSAF, les aides ou participations suivantes sont intégralement soumises à cotisations et contributions sociales :

  • Les stages de remise à niveau dans telle ou telle discipline scolaire, de préparation au permis de conduire ou au BAFA organisés pendant les vacances scolaires ;
  • Les primes dites d’encouragement aux vacances versées forfaitairement à l’ensemble des salariés d’une entreprise sur la base d’un tarif uniforme ;
  • Les journées détente offertes aux seuls salariés travaillant au sein de l’unité de production de la société afin de les remercier pour le travail accompli durant l’année.  

Extrait de la publication du 20 juin 2013 

N’entrent pas dans le champ de la tolérance et sont donc soumis à cotisations et contributions sociales :

les stages de remise à niveau dans telle ou telle discipline scolaire, de préparation au permis de conduire ou au BAFA organisés pendant les vacances scolaires ;

les primes dites d’encouragement aux vacances versées forfaitairement à l’ensemble des salariés d’une entreprise sur la base d’un tarif uniforme ;

les journées détente offertes aux seuls salariés travaillant au sein de l’unité de production de la société afin de les remercier pour le travail accompli durant l’année.

Les colonies de vacances

Lorsque le comité d’entreprise attribue des aides permettant de favoriser le départ des enfants des salariés de l’entreprise,  en colonie de vacances, celle-ci  est exonérée de cotisations, sous réserve de la production d’une attestation d’inscription fournie par le salarié lui-même au comité d’entreprise.  

Extrait de la publication du 20 juin 2013

Colonies de vacances
La participation du comité d’entreprise favorisant le départ des enfants en colonie de vacances est exonérée de cotisations, sous réserve de la production d’une attestation d’inscription.
Ce justificatif est à fournir par le salarié au comité d’entreprise.

Les séjours « linguistiques »

La participation au financement d’un séjour linguistique ou d’un séjour de « vacances éducatives » n’est pas soumise à cotisations et contributions sociales à condition que les cours ne constituent pas une part prépondérante du séjour (cours dispensés de manière intensive le matin et l’après-midi écartant par là même toute notion de vacances).

En revanche, le financement par le comité d’entreprise d’un stage de perfectionnement en langue ou les bourses d’études ou d’éloignement (ex : année scolaire à l’étranger) ne bénéficient d’aucune exonération et entrent dans l’assiette des cotisations et contributions sociales. 

Extrait de la publication du 20 juin 2013

Court séjour linguistique des enfants à l’étranger ou séjour de « vacances éducatives »
La participation au financement du séjour n’est pas soumise à cotisations et contributions sociales à condition que les cours ne constituent pas une part prépondérante du séjour (cours dispensés de manière intensive le matin et l’après-midi écartant par là même toute notion de vacances).
Le financement de stage de perfectionnement en langue ou les bourses d’études ou d’éloignement (ex : année scolaire à l’étranger) entrent dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

Les « classes vertes » et « classes de neige »

L’éventuelle participation d’un comité d’entreprise au financement de ce type de classes est exonération de toutes cotisations. 

Extrait de la publication du 20 juin 2013  

« Classe verte » et « classe de neige »
La participation du CE au financement de ces classes, n’est pas soumise à cotisations

Cas particulier des chèques-vacances

Il s’agit d’un cas particulier, car 2 situations sont à envisager, selon la personne qui s’est portée acquéreur des chèques vacances : 

Chèques vacances acquis par l’employeur 

Si l’aide aux vacances est attribuée par le comité, sous forme de participation aux chèques-vacances acquis par l’employeur, la participation du comité d’entreprise est alors considérée comme un complément de rémunération et les cotisations et contributions sociales sont dues.

Chèques vacances acquis par le comité d’entreprise 

Si l’aide aux vacances est attribuée sous forme de chèques-vacances acquis par le comité d’entreprise, en fonction de critères qu’il détermine librement et sans intervention de l’employeur, ces aides sont exonérées de cotisations et contributions sociales.  

Extrait de la publication du 20 juin 2013 

Chèques-vacances
Deux situations peuvent se présenter :

si l’aide aux vacances est attribuée par le comité, sous forme de participation aux chèques-vacances acquis par l’employeur, la participation du comité d’entreprise est alors considérée comme un complément de rémunération et les cotisations et contributions sociales sont dues ;

si l’aide aux vacances est attribuée sous forme de chèques-vacances acquis par le comité d’entreprise, en fonction de critères qu’il détermine librement et sans intervention de l’employeur, ces aides sont exonérées de cotisations et contributions sociales.

Réductions tarifaires

Les réductions tarifaires accordées à l’occasion de voyages touristiques, quelle que soit leur forme (réductions directement supportées par le comité d’entreprise ou remboursements directs au salarié, sur justificatifs), sont exonérées de cotisations et contributions sociales.   

Extrait de la publication du 20 juin 2013

Voyages
Les réductions tarifaires accordées à l’occasion de voyages touristiques, quelle que soit leur forme (réductions directement supportées par le CE ou remboursements directs au salarié, sur justificatifs), sont exonérées de cotisations et contributions sociales.

Références  

Communication sur le site de l’URSSAF en date du 20/06/2013

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