Consulter les fichiers informatiques des salariés

Par défaut, les fichiers ont un caractère professionnel et l’employeur peut y accéder librement.

Vous pouvez accéder aux dossiers et fichiers ou documents professionnels détenus dans l'ordinateur d'un salarié même si celui-ci est absent. Un salarié ne peut pas vous empêcher d'accéder à son ordinateur (exemple : grâce à un procédé de cryptage), sous peine de licenciement pour faute grave.

L’employeur a le droit d’accéder au matériel informatique mis à disposition des salariés et de consulter les fichiers de l’ordinateur professionnel d’un salarié, à l’exception des documents identifiés comme personnels par le salarié, par une mention spécifique telle que « personnel », « privé » ou « perso ».

L’employeur peut également consulter l’agenda électronique d’un salarié disponible sur son ordinateur professionnel dès lors que les éléments n’ont pas été identifiés comme étant personnels.

En revanche, les mentions « mes documents », « confidentiel », « prénom du salarié » ne valent pas une identification de fichiers personnels.

Par ailleurs, le disque dur de l'ordinateur professionnel du salarié ne peut être « personnel », peu importe l'intitulé qui lui est attribué.

Lorsque les fichiers sont identifiés comme personnels, l’employeur peut y accéder :

• En présence de l’employé ou après l’avoir appelé ;
• En cas de risque ou évènement particulier, qu’il appartient aux juridictions d’apprécier.

La Cour Européenne des Droits de l’Homme et la Cour de Cassation estiment que la dénomination donnée au disque dur lui-même ne peut pas conférer un caractère personnel à l'ensemble des éléments contenus dans celui-ci. Un salarié ne peut en effet pas utiliser l’intégralité du disque dur de son ordinateur professionnel, censé enregistrer des données professionnelles, pour un usage privé.

Une clé USB connectée à un ordinateur professionnel est également présumée utilisée à des fins professionnelles. L'employeur peut donc consulter son contenu non identifié comme personnel sans la présence du salarié et consulter les fichiers informatiques professionnels copiés par un salarié sur la clé.

Les informations professionnelles contenues sur une clé USB peuvent éventuellement être utilisées pour prouver la faute d’un salarié. Tel est le cas par exemple en cas de copie sur une clé d’informations confidentielles concernant l'entreprise et certains de ses membres.

En revanche, lorsque la clé USB n’est pas connectée à l’ordinateur, l’employeur ne peut pas en consulter le contenu sans la présence du salarié.