Les locaux et matériels du comité d'entreprise et des délégués du personnel

Direction IRP (Instances Représentatives du Personnel)
Fiche pratique

L’employeur doit mettre à disposition du comité d’entreprise et des délégués du personnel un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. Quel type de local ? De quels matériels s’agit-il ?

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L’employeur doit mettre à disposition du CE un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions (Lien article L 2325-12 du Code du Travail). La même obligation s’applique aux DP (Lien article L 2315-6 du Code du Travail).

Une ordonnance du 22 septembre 2017 est venue confirmer la fusion des instances représentatives du personnel en une instance unique : le Comité Social et Economique (CSE). Ordonnance n° 2017-1386 du 22/09/17 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, art. 1.

Les délégués du personnel (DP), le comité d’entreprise (CE) et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) vont donc fusionner en cette instance unique. La fusion concerne également la délégation unique du personnel (DUP) dans les entreprises de moins de 300 salariés et l’instance regroupée dans les entreprises de 300 salariés et plus.

Le CSE devra être mis en place au terme du mandat actuel des DP, du CE, de la DUP, de l’instance regroupée ou du CHSCT lors du renouvellement de l’une de ces institutions, et au plus tard le 31 décembre 2019.

En attendant la mise en place du CSE dans l’entreprise, ce sont les dispositions du code du travail antérieures au 23 septembre 2017 qui sont applicables aux mandats en cours.

La présente fiche vous détaille les dispositions applicables aux mandats en cours, avant la mise en place du nouveau CSE.

Le local

Le local doit être mis gratuitement à disposition du CE et des DP. L’employeur choisit librement le local mis à disposition.

La loi ne précise pas la taille du local. Mais la mise à disposition d’un local trop petit est constitutive d’un délit d’entrave faisant encourir une amende 7 500 €. Ainsi, il a été jugé qu’un local de 2 mètres sur 5 mètres pour 7 représentants du personnel n’avait pas une taille suffisante car il ne permettait ni la réunion des 7 membres ni aucune activité collégiale telle que l’invitation de personnalités extérieures (Cass. crim., 26/01/16, n° 13-85.770).

Le local doit être fonctionnel et salubre (éclairé, chauffé et préservé du bruit). Il doit également pouvoir être fermé à clé. Il doit être situé à l’intérieur de l’entreprise, dans un lieu facilement accessible aux salariés et aux représentants du personnel.

L’employeur doit assurer l’entretien du local (ménage) et régler les factures d’électricité et de chauffage.

L’accès au local doit être libre pour tout membre du CE, DP, DS ou RS. L’employeur qui restreindrait cet accès commettrait un délit d’entrave.

La liberté de circulation des représentants du personnel ne peut être restreinte qu’en cas d’impératifs de sécurité ou de gêne importante à l'accomplissement du travail des salariés (Cass. crim., 12/04/16, n° 15-80.772).

A l’inverse, pour des raisons de sécurité et de propriété du local, il paraît impossible d’interdire l’accès du local à l’employeur ou à un représentant de l’entreprise, sous réserve qu’il ne s’immisce pas dans le fonctionnement des instances.

Les DP, membres du CE et du CHSCT peuvent partager le même local. En revanche, la section syndicale doit avoir son propre local.

Si nécessaire, l’employeur peut imposer un déménagement du local dès lors que le nouveau local permet aux représentants du personnel d’exercer normalement leurs fonctions (Cass. soc., 22/10/14, n° 13-16.614).

Dès que le CSE sera mis en place dans l’entreprise, les dispositions suivantes seront applicables :

  • Dans les entreprises de moins de 50 salariés :

L’employeur devra mettre à la disposition des membres de la délégation du personnel au CSE le local nécessaire pour leur permettre d’accomplir leur mission et, notamment, de se réunir.

  • Dans les entreprises de 50 salariés et plus :

L’employeur devra mettre à la disposition du CSE un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

Le CSE pourra organiser, dans ce local, des réunions d’information, internes au personnel, portant notamment sur des problèmes d’actualité.

Le matériel

Le code du travail ne liste pas le matériel devant être mis à disposition. Le minimum requis semble être : une table, des chaises et une armoire fermant à clé de manière à préserver la confidentialité des documents. En fonction des évolutions technologiques, une ligne téléphonique, un accès internet, un ordinateur équipé d’un logiciel de traitement de texte et un photocopieur sont considérés comme du « matériel nécessaire ».

Le CE doit financer les frais de téléphone sur son budget de fonctionnement. En revanche, les DP n’ayant pas de budget propre, c’est à l’employeur de prendre en charge ces frais.

De même, les frais courants de fonctionnement tels que la papeterie ou la documentation sont pris en charge par le CE sur le budget de fonctionnement.

L’employeur doit également mettre à disposition des représentants du personnel un panneau d’affichage. DP, CE, CHSCT et syndicats ont chacun leur panneau.