Vos registres obligatoires sont-ils conformes aux exigences légales et réglementaires ?

Le registre unique du personnel

Vous devez tenir un registre unique du personnel dans tout établissement où sont employés des salariés. 

Ce registre mentionne le passage de chaque salarié ou intérimaire dans l’entreprise, dans l’ordre des embauches.

Les stagiaires doivent y figurer également, dans une partie distincte de celle réservée aux salariés.

Vous devez conserver le registre durant 5 ans (10 ans pour les caisses de retraite) à compter de la date de départ du salarié, et le tenir à disposition de l'inspection du travail, de l'URSSAF et des membres du CSE.

En cas de non-tenue du registre unique du personnel, l’employeur encourt une amende de 750 € par salarié concerné.

Le registre des dangers graves et imminents

Vous devez mettre en place un registre des dangers graves et imminents dans chaque établissement doté d'un CSE. Ce registre consigne l'ensemble des alertes émises par les membres du CSE.

En effet, lorsqu’un membre du CSE alerte l’employeur sur un danger grave ou imminent, il doit consigner son avis dans ce registre spécial.

Les pages du registre doivent être numérotées et authentifiées par le tampon du CSE. Les avis des représentants sont datés et signés par le membre du CSE qui constate le danger.

Le registre des avis de danger grave et imminent est tenu sous la responsabilité de l'employeur, et mis à la disposition des membres du CSE. 

Le défaut de registre est sanctionné par une amende de 10 000 € (30 000 € et 1 an d'emprisonnement en cas de récidive).

L’employeur doit conserver ce registre pendant 3 ans et le tenir à disposition de l’inspection du travail.

Le registre de sécurité

Les registres de sécurité consignent les dates et rapports des contrôles et vérifications périodiques effectués sur les installations, équipements de travail et équipements de protection : appareils de levage, engins de chantiers, installations électriques, échafaudages, véhicules, etc...

L’employeur doit les conserver pendant 5 ans et les tenir à disposition du CSE, du médecin du travail, des agents de contrôle de la CARSAT et de l’inspection du travail.

Les observations et mises en demeure notifiées par l'inspection du travail en matière de santé et de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques doivent être conservées par l'employeur pendant 5 ans. Elles sont généralement consignées dans le registre de sécurité.

Le registre unique de sécurité vous permet de rassembler l'ensemble des documents de vérification et de contrôle en matière d'hygiène et de sécurité que la réglementation vous impose dans un seul document pour faciliter leur conservation et leur consultation. La tenue de ce document n'est pas obligatoire, il s'agit simplement de faciliter la lecture et l'archivage de données portant sur les contrôles techniques.

Ce document est très utile en cas de contrôle de l'inspection du travail en termes de gestion de vos obligations en matière de sécurité et de santé au travail : tout est compilé au même endroit.

Vous devez en effet conserver les documents de contrôles ou de vérifications sous forme de registre unique de sécurité ou non pendant 5 ans, à moins que des dispositions réglementaires prévoient des durées de conservation différentes. En tout état de cause, vous devez conserver les documents liés aux deux derniers contrôles techniques effectués.

En cas de non-respect de l'obligation de tenue et de conservation des documents de vérification et de contrôle, sous forme ou non de registre unique de sécurité, l'employeur peut être passible d'une amende de 750 €, qui peut être portée à 1500 € en cas de récidive dans un délai de 1 an.

Le registre des membres du CSE des entreprises de moins de 50 salariés

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l'employeur doit tenir un registre de la délégation du personnel du CSE. Il est l’équivalent de l’ancien registre des délégués du personnel.

Ce registre regroupe les requêtes présentées par les représentants du personnel et les réponses apportées par l'employeur.

Il doit être tenu à disposition des salariés, des membres du CSE et de l'inspection du travail.

Le défaut de registre fait encourir à l'employeur une amende 7 500 € pour délit d'entrave.

Aucun délai légal de conservation n’est imposé. Mais il est conseillé de le conserver le plus longtemps possible, et au moins pour la durée du mandat en cours.

Nos registres prêts à l'emploi