Prise en charge forfaitaire des frais de repas : 2 régimes en 2022

Paie Frais professionnels Fiche pratique
Dans le cadre de son activité professionnelle un salarié peut bénéficier du paiement d’allocations forfaitaires au titre des frais de repas engagés, 2 régimes différents sont à gérer pour les gestionnaires de paie.
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Frais de nourriture : rappels

Les informations ci-après proposées sont extraites de notre fiche pratique exclusivement consacrée aux frais professionnels, et consultable au lien suivant : 

Préambule

  1. Constituent des frais professionnels les dépenses supplémentaires engagées afin de s’alimenter à l’heure habituelle du déjeuner par des salariés qui se trouvent en déplacement pour leur travail ou sur un chantier hors des locaux de l’entreprise ;
  2. Lorsque leurs conditions de travail leur interdisent de regagner leur résidence.

Texte de référence : Article 3 de l’arrêté du 20 décembre 2002 

Principe général

  • Les remboursements de frais peuvent prendre la forme d’indemnités de repas pour les personnes contraintes de prendre leurs repas sur le lieu de travail, d’indemnités de restauration hors des locaux de l'entreprise et d’indemnités de restauration au restaurant;
  • En revanche, les dépenses supplémentaires engagées afin de s'alimenter à l'heure habituelle du déjeuner par des salariés qui ne se trouvent pas en déplacement pour leur travail ou sur un chantier hors des locaux de l'entreprise ne sont pas des frais professionnels et ne peuvent donner lieu au versement d’indemnités exonérées des cotisations de sécurité sociale.

Textes de référence : Cour de Cassation, Chambre sociale, 4 mars 1993, n°90-21.547, publié au bulletin et n°90-20.968

2 valeurs sur l’année 2022

Valeurs en vigueur du 1er janvier au 31 août 2022

Nature de l'indemnité

Limites d'exonération en 2022

Indemnité de restauration sur le lieu de travail

Salarié contraint de prendre une restauration sur son lieu de travail effectif de travail en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail (ex : travail en équipe, travail posté, travail continu, travail de nuit, travail en horaire décalé)

6,80 €

Frais de repas engagés par les salariés en situation de déplacement

Salarié contraint de prendre son repas au restaurant

19,40 €

Salarié non contraint de prendre son repas au restaurant (indemnité de collation hors des locaux de l'entreprise ou sur chantier)

9,50 €

Valeurs confirmées par publication URSSAF (consultation du 2/01/2022)

Valeurs en vigueur à compter du 1er septembre 2022

Nature de l'indemnité

Limites d'exonération en 2022

Indemnité de restauration sur le lieu de travail

Salarié contraint de prendre une restauration sur son lieu de travail effectif de travail en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail (ex : travail en équipe, travail posté, travail continu, travail de nuit, travail en horaire décalé)

7,10 €

Frais de repas engagés par les salariés en situation de déplacement

Salarié contraint de prendre son repas au restaurant

20,20 €

Salarié non contraint de prendre son repas au restaurant (indemnité de collation hors des locaux de l'entreprise ou sur chantier)

9,90 €

Valeurs fixées par arrêté du 24 octobre 2022, JO du 1er novembre 2022 

Exemples concrets d’entreprise: période 1er janvier au 31 août 2022  

Exemple n°1 

Un salarié a été contraint de se restaurer sur son lieu de travail durant le mois M.

L’employeur procède au remboursement dans la limite des allocations forfaitaires et pour 10 repas.

La valeur du remboursement sera donc de : 10* 6,80 € = 68,00 €.

Exemple n°2 

Un salarié a été contraint de se restaurer sur son lieu de travail durant le mois M.

L’employeur procède au remboursement, en versant des allocations forfaitaires pour une valeur unitaire de 6,90 € et pour 10 repas.

La valeur du remboursement sera donc de : 10* 6,90 € = 69,00 €.

Nota :

Notre outil Excel vous rappelle que dans ce cas précis, les circonstances de fait doivent être établies afin de bénéficier de l’exonération des allocations forfaitaires au titre des cotisations sociales.

Exemples concrets d’entreprise : période à compter du 1er septembre 2022

Exemple n°1 

Un salarié a été contraint de se restaurer sur son lieu de travail durant le mois M.

L’employeur procède au remboursement dans la limite des allocations forfaitaires et pour 10 repas.

La valeur du remboursement sera donc de : 10* 7,10 € = 71,00 €.

Exemple n°2

Un salarié a été contraint de se restaurer sur le lieu de chantier durant le mois M.

L’employeur procède au remboursement, en appliquant le régime du remboursement sur la valeur des dépenses réellement engagées.

Le salarié déclare 5 repas pour 50,00 €.

Nota :

Notre outil Excel vous rappelle que dans ce cas précis, l’employeur doit être capable de produire les justificatifs en cas de contrôle de l’administration.

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