Comment gérer en paie les frais professionnels « particuliers » en 2021 ?

Paie Frais professionnels
Fiche pratique

Le BOSS identifie certains frais professionnels « particuliers », comme les dépenses engagées par le salarié pour le compte de l’entreprise, à la demande de l’employeur, au titre des cotisations ordinaires et celles au titre des vêtements de travail.

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Dépenses exceptionnelles engagées par le salarié pour le compte de l’entreprise

  • A titre exceptionnel (en situation d’urgence notamment) un salarié peut être amené à exposer des frais pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures pour le compte de l’entreprise alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoit pas;
  • Sous réserve que ces matériels et fournitures soient acquis pour les seuls besoins de l'employeur et non le salarié, ces frais peuvent faire l’objet d’un remboursement dans les mêmes conditions que les frais professionnels (NDLR : et bénéficier du même régime social et fiscal de faveur, même si le BOSS ne le précise pas ici). 

Seules les dépenses réellement engagées par le salarié sont considérées comme des frais professionnels.

Les factures constituent la justification des dépenses. 

Dépenses engagées par le salarié à la demande de l’employeur

  • Les dépenses engagées par le salarié à la demande de son employeur, par exemple pour l’acquisition de cadeaux offerts à la clientèle en vue de la promotion de l’entreprise, constituent des frais professionnels;
  • De même, les dépenses (transport, frais de location par exemple) engagées par le salarié dans le cadre de sa participation à la demande de son employeur à titre exceptionnel à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise (réception, cocktails, etc.), alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoit pas, constituent des frais professionnels pouvant faire l’objet d’un remboursement.

 

Seules les dépenses réellement engagées par le salarié sont considérées comme des frais professionnels.

Les factures constituent la justification des dépenses.

L’employeur doit en outre être en capacité de prouver que les dépenses ont bien été engagées à sa demande et dans l'intérêt de l'entreprise.

Dépenses des salariés du fait de l’appartenance à un ordre professionnel

  • L’inscription auprès d’un ordre est obligatoire pour l’exercice des professions régies par un ordre professionnel quelles qu’en soient les conditions d’exercice (salarié ou indépendant) ;
  • Toutefois, par souci de cohérence entre les domaines fiscal et social et entre les formes indépendante et salariée d'exercice d'une même activité, il est admis que la prise en charge par l'employeur des cotisations ordinales présente un caractère professionnel autorisant de ne pas les intégrer dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

Dépenses d’entretien des vêtements de travail

Peuvent être considérées comme des frais professionnels les dépenses d’entretien des vêtements mis à la disposition des salariés :

  • Soit lorsque ces vêtements répondent aux critères de vêtements de protection individuelle au sens des articles R 4321-1 à 5 du code du travail ;
  • Soit lorsqu’ils répondent à une coupe et une couleur (uniforme notamment) fixées par les entreprises, spécifiques à une profession et qui répondent à un objectif de salubrité, de sécurité (cas notamment des agents de police) ou concourent à la démarche commerciale de l’entreprise.

 

Exemple

  • Tailleurs d’hôtesse de l’air ou d’hôtesse d’accueil ;
  • Costumes de personnel navigant ;
  • Vêtements de cuisinier ou de pâtissier ;
  • Tabliers de femme de chambre ;
  • Tee-shirts avec logo de l’entreprise ;
  • « bleus » de travail ;
  • Dispositifs de protection sanitaire mis à disposition des agents accueillant du public ou amenés à se déplacer ;
  • Etc. 

Propriété de l’employeur

  • Ces vêtements doivent demeurer la propriété de l’employeur;
  • Ils ne doivent pas être portés en dehors de l’activité professionnelle du salarié sauf à être considérés comme des avantages en nature;
  • Le port de ces vêtements doit être obligatoire en vertu d’une disposition conventionnelle individuelle ou collective ou d’une réglementation interne à l’entreprise ;
  • Aussi, pour les vêtements de travail, l’employeur doit produire la disposition attestant de la propriété du vêtement et du caractère obligatoire de son port.

Cas des vêtements loués

  • Le fait que les vêtements de travail soient loués n’emporte aucune incidence sur la qualification des frais de leur entretien de frais professionnels ;
  • Dès qu’ils répondent à toutes les conditions prévues ci-dessus ;
  • Il s’ensuit que les frais d’entretien de ces vêtements relèvent aussi des frais professionnels.

Prise en charge par l’employeur

  • La prise en charge par l’employeur de ces dépenses (qui donnent lieu à une prise en charge par l’employeur sous la forme d’une prime généralement nommée « prime de salissure») ;
  • Constitue un remboursement de frais professionnels, exclu à ce titre de l’assiette des cotisations et contributions sociales pour la part correspondant aux coûts effectivement exposés par le salarié.

Vêtements de travail ≠ frais professionnels

  • Dès lors que les vêtements de travail fournis par l’entreprise ne répondent pas aux critères pour être qualifiés de frais professionnels ;
  • La qualification d’avantage en nature doit alors être retenue.

Entretien assuré par l’employeur

  • Si l’employeur met à disposition de ses salariés un vêtement de travail dont il assure l’entretien d’une part et d’autre part verse également une prime de salissure ;
  • Cette dernière peut être exclue de l’assiette des contributions et cotisations s’il est prouvé que les vêtements personnels nécessitent un lavage fréquent du fait de la nature particulière des travaux auxquels sont exposés les salariés.

Arrêt Cour de Cassation Chambre sociale - 17 avril 1996 

 

Primes salissures ≠ frais professionnels

Ne peuvent cependant être considérées comme des frais professionnels les primes d’entretien des vêtements de travail (primes de salissures) versées par l’employeur lorsque :

  • Les primes sont calculées uniformément ou en pourcentage du salaire et sans justification des dépenses réellement engagées ;
  • Les primes sont versées pendant la période de congés payés;
  • Les primes sont versées à la quasi-totalité du personnel alors qu’il n’est justifié ni de frais anormaux de salissure ni de l’utilisation effective de la prime conformément à son objet et même si le versement est prévu par une convention collective.

Primes salissures selon nombre de jours travaillés

  • Toutefois, il est admis que la prime de salissure est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite du montant prévu par la convention collective ;
  • Dès lors que le bénéficiaire de la prime est soumis à l’obligation de port de vêtement de travail et que cette prime varie en fonction du nombre de jours travaillés.

Références

Publication site du BOSS « Avantages en nature et frais professionnels », Références BOSS : points n°10 à 1110