Frais professionnels : les valeurs forfaitaires sont fixées pour l’année 2021

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Actualité

Au 1er janvier 2021, de nouvelles valeurs de la prise en charge forfaitaire des frais professionnels engagés par le salarié ont été fixées. Notre actualité vous en donne la description.

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Frais de nourriture

2 catégories

Salariés en déplacement travaillant sur chantier 

Lorsque le salarié est en déplacement hors des locaux de l’entreprise, que ses conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu de travail pour le repas, et qu’il n’est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession l’obligent à prendre ce repas au restaurant, l’employeur peut déduire l’indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas dans la limite du seuil fixé au 1er janvier. 

Salarié sédentaire travaillant dans des conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail 

Lorsque le travailleur salarié est contraint de se restaurer sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail, l’employeur est autorisé à utiliser l’indemnité dans la limite du seuil fixé au 1er janvier de chaque année.

Sont concernés les salariés travaillant de nuit ou en équipe ou en horaire décalé.

Depuis la réforme des frais professionnels applicable à compter du 1er  janvier 2003, les deux primes « panier de jour » et « panier de nuit » ont été remplacées par une indemnité unique de restauration sur le lieu de travail.

Limite d’exonération au 1er janvier 2021

Nature de l'indemnité

Limites d'exonération en 2021

Indemnité de restauration sur le lieu de travail

Salarié contraint de prendre une restauration sur son lieu de travail effectif de travail en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail (ex : travail en équipe, travail posté, travail continu, travail de nuit, travail en horaire décalé)

6,70 €

Frais de repas engagés par les salariés en situation de déplacement

Salarié non contraint de prendre son repas au restaurant (indemnité de collation hors des locaux de l'entreprise ou sur chantier)

9,40 €

Remboursement des frais professionnels : grands déplacements

Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour un salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail.

L’empêchement est présumé lorsque 2 conditions sont simultanément réunies :

  • La distance lieu de résidence - lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller) ;
  • Les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller). 

Lorsque ces conditions ne sont pas réunies, l’employeur peut démontrer que le salarié est effectivement empêché de regagner le domicile en fonction des circonstances de fait (horaires de travail, modes de transports, etc.)

L'indemnité de grand déplacement est destinée à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement du salarié en déplacement professionnel. 

Déplacements en métropole : repas restaurant

Le montant de chaque repas est exonéré jusqu'à hauteur du seuil fixé au 1er janvier de chaque année.

  • Ces montants sont applicables pour une durée de déplacement de 3 mois continue ou discontinue.
    A compter du premier jour du 4ème mois, ces montants sont abattus de 15 %.
  • Si la mission se poursuit au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans les montants sont abattus de 30 % à compter du premier jour du 25ème

Valeurs à compter du 1er janvier 2021

Nature de l'indemnité

Limites d'exonération en euros

Indemnités de grand déplacement (métropole)

Par repas :

Pour les 3 premiers mois

19,10 €

Au-delà du 3ème mois et jusqu'au 24ème mois

16,20 €

Au-delà du 24ème mois et jusqu'au 72ème mois

13,40 €

Valeurs confirmées par publication URSSAF (consultation du 2/01/2021) 

Déplacements en métropole : dépenses logement et petit déjeuner

Les dépenses de logement et petit déjeuner sont exonérées jusqu'à hauteur des seuils fixés au 1er janvier de chaque année.

Deux zones sont définies par les services de l’URSSAF : 

  1. Déplacements sur Paris et dans les départements de la petite couronne soit : Hauts de Seine, Seine Saint Denis, Val de Marne ;
  2. Déplacements sur les autres départements de la France métropolitaine.
  • Ces montants sont applicables pour une durée de déplacement de 3 mois continue ou discontinue;
  • À compter du premier jour du 4ème mois, ces montants sont abattus de 15 %.
  • Si la mission se poursuit au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans les montants sont abattus de 30 % à compter du premier jour du 25ème 

Valeurs au 1er janvier 2021

Nature de l'indemnité

Limites d'exonération en euros

Indemnités de grand déplacement (métropole)

Pour les dépenses supplémentaires de logement et de petit déjeuner : Paris et les départements des Hauts-de-Seine, de la Seine-St-Denis et du Val-de-Marne :

Pour les 3 premiers mois

68,50 €

Au-delà du 3ème mois et jusqu'au 24ème mois

58,20 €

Au-delà du 24ème mois et jusqu'au 72ème mois

48,00 €

Pour les dépenses supplémentaires de logement et de petit déjeuner : autres départements de la métropole

Pour les 3 premiers mois

50,80 €

Au-delà du 3ème mois et jusqu'au 24ème mois

43,20 €

Au-delà du 24ème mois et jusqu'au 72ème mois

35,60 €

Valeurs confirmées par publication URSSAF (consultation du 2/01/2021) 

 

Frais liés à la mobilité professionnelle

Définition

La mobilité professionnelle suppose une modification de lieu de résidence lié à un changement de poste de travail du salarié sur un autre lieu de travail.

Ce changement peut faire suite à une mutation au sein de l’entreprise ou du groupe ou à un changement temporaire de lieu de travail, imposé par l’employeur ou sollicité par le salarié, à l’affectation à l’étranger, dans un département ou un territoire d’outre-mer d’un salarié exerçant en France ou l’affectation en France d’un salarié exerçant à l’étranger, dans un DOM ou un TOM. 

La nouvelle réglementation mise en place par l’arrêté du 22 décembre 2002 relative aux frais professionnels admet désormais la prise en charge des frais de mobilité des salariés nouvellement embauchés.

Peuvent être qualifiées de frais professionnels les dépenses résultant d’une embauche sous contrat à durée déterminée ou contrat à durée indéterminée, lorsque le changement de résidence ne résulte pas d’une pure convenance personnelle mais de circonstances liées soit à l’emploi, soit à des contraintes familiales.

Les frais engagés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à l'emploi. 

Distance : 50 km et temps trajet 1h30

Le salarié est présumé être dans cette situation lorsque la distance séparant l’ancien logement du nouveau lieu de travail doit être au moins égale à 50km et entraîne un temps de trajet aller ou retour au moins égal à 1h30.

Toutefois, lorsque le critère de distance n’est pas rempli, le critère du trajet aller doit, quel que soit le mode de transport, être au moins égal à 1h30. 

Dépenses concernées

Sont visées les indemnités destinées à compenser : 

Les dépenses d'hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture engagés dans l'attente du logement définitif 

Elles peuvent être déduites dans la limite d’un forfait fixé au 1er janvier de chaque année, pour une durée maximum de 9 mois.

Valeurs au 1er janvier 2021 : 

Mobilité professionnelle

Nature de l'indemnité

Limite forfait pour 2021

Indemnité journalière destinée à compenser les dépenses  d'hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture dans l'attente d'un logement définitif pour une durée ne pouvant excéder 9 mois

76,10 €

Valeurs confirmées par publication URSSAF (consultation du 2/01/2021)

Dans ce cas, l’exonération ne sera possible que si trois conditions sont remplies :

  1. Le salarié dispose d’un logement provisoire dû à la localisation de son nouvel emploi ;
  2. Celui-ci est éloigné de plus de 50 km de son ancien logement ;
  3. Le temps de trajet lieu de travail-ancien logement est au moins égal à 1h30.

Les dépenses inhérentes à l'installation du salarié dans le nouveau logement 

Sous réserve que les circonstances de fait soient démontrées, l’employeur peut déduire ces frais dans la limite d’un forfait fixé au 1er janvier de chaque année. 

Valeurs au 1er janvier 2021 : 

Mobilité professionnelle

Nature de l'indemnité

Limite forfait pour 2021

Indemnité destinée à compenser les dépenses inhérentes à l'installation dans le nouveau logement

1.524,30 €

Le montant de cette indemnité forfaitaire est majoré de par enfant à charge (dans la limite de 3 enfants) et ne peut excéder

127,10 €

1.905,30 €

 Valeurs confirmées par publication URSSAF (consultation du 2/01/2021)

Si l’employeur n’opte pas pour le forfait, il peut déduire de l’assiette des cotisations les remboursements des frais réellement engagés par les salariés pour s’installer dans son nouveau logement, sous réserve que les dépenses soient justifiées.

Il s’agit des dépenses afférentes à la remise en service du nouveau logement, à sa remise en état et à son aménagement. 

Par exemple :

  • Rétablissement d’électricité, eau, gaz, téléphone ;
  • Remise en état du logement (nettoyage, remplacement de revêtements sols et de murs abîmés, réparation de plomberie) ;
  • Réexpédition du courrier, etc. 

En revanche ne sont pas déductibles les dépenses qui ne sont pas destinées à rendre le logement habitable comme le paiement d’une caution en cas de location ou des dépenses de décoration. 

Les dépenses liées aux frais de déménagement 

La prise en charge des frais de déménagement peut être exonérée sur la base des dépenses réellement engagées sur présentation des justificatifs.

Il s’agit des dépenses relatives au déménagement proprement dit, aux dépenses d’hôtel et de transport du salarié et des personnes composant sa famille, aux frais de voyage engagés pour la recherche du nouveau domicile (limités à 3 voyages-séjour, train ou avion pour le salarié et une 2ème personne l’accompagnant), frais de garde-meubles.

Mobilité professionnelle

Nature de l'indemnité

Limite forfait pour 2021

Frais de déménagement

Dépenses réelles

Mobilité internationale

Dépenses réelles

Mobilité de la métropole vers les territoires français situés Outre-mer    et inversement ou de l'un de ces territoires vers un autre

Dépenses réelles

 Valeurs confirmées par publication URSSAF (consultation du 2/01/2021)