Traiter le remboursement des frais professionnels en paie

Frais professionnels
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Comme nous le faisons régulièrement, nos articles traitent un aspect de la paie en détails. Cette fois, nous abordons le cas particulier des frais professionnels…    Définition   Les frais ...

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Comme nous le faisons régulièrement, nos articles traitent un aspect de la paie en détails.

Cette fois, nous abordons le cas particulier des frais professionnels… 

Définition

Les frais professionnels correspondent à des frais que le salarié a engagés, non pour convenance personnelle, mais pour accomplir sa mission dans l’entreprise.

Juridiquement, il s’agit des « charges inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions ».

Extrait du site URSSAF, document d’information synthétique à la date du 8/04/2014

Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de son travail.

Systèmes de remboursement de frais professionnels : réels ou forfaitaires ?

L’employeur a le choix d’indemniser son salarié pour les frais qu’il engage lors de ses déplacements professionnels :

  • soit sous forme de dépenses réellement engagées ;
  • soit sous forme d’allocations forfaitaires à condition qu’elles n’excèdent pas certains montants fixés par l’arrêté.

Extrait du site URSSAF, document d’information synthétique à la date du 8/04/2014

L’employeur a le choix d’indemniser son salarié pour les frais qu’il engage lors de ses déplacements professionnels :

soit sous forme de dépenses réellement engagées,

soit sous forme d’allocations forfaitaires à condition qu’elles n’excèdent pas certains montants fixés par l’arrêté. 

Remboursement sur la base des dépenses réelles pour certains évènements

Toutefois, certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base réelle d’engagement de frais.

L’arrêté du 20 décembre 2002 a prévu les cas pour lesquels le remboursement des frais professionnels ne s’effectue que sur la base des dépenses réellement engagées :

  • Les frais supportés par le travailleur salarié ou assimilé se trouvant en situation de télétravail ;
  • Les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ;
  • Les frais de déménagement engagés par votre salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
  • Les frais exposés par les salariés des entreprises françaises, détachés à l’étranger, et des sociétés étrangères, détachés en France ;
  • Les frais engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements d’outre-mer, les territoires français outre-mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.

Extrait du site URSSAF, document d’information synthétique à la date du 8/04/2014

Toutefois, certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base réelle d’engagement de frais :

Les frais supportés par le travailleur salarié ou assimilé se trouvant en situation de télétravail,

Les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication,

Les frais de déménagement engagés par votre salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle,

Les frais exposés par les salariés des entreprises françaises, détachés à l’étranger, et des sociétés étrangères, détachés en France,

Les frais engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements d’outre-mer, les territoires français outre-mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.

Le cas particulier des dirigeants de société

Ne peuvent bénéficier du forfait :

  • les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de Société d'exercice libéral à responsabilité limitée ;
  • les PDG de SA et de sociétés d'exercice libéral à forme anonyme ;
  • les présidents et dirigeants des sociétés par actions simplifiée. 

Il incombe à l’employeur de justifier de l’utilisation effective des indemnités pour frais professionnels conformément à leur objet pour pouvoir prétendre à l’exonération des cotisations sociales.

Extrait du site URSSAF, document d’information synthétique à la date du 8/04/2014

Ne peuvent bénéficier du forfait :

les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de Société d'exercice libéral à responsabilité limitée,

les PDG de SA et de sociétés d'exercice libéral à forme anonyme,

les présidents et dirigeants des sociétés par actions simplifiée

En résumé :

Donc à l’exception des 5 catégories de frais citées par l’arrêté du 20/12/2002 et des dirigeants de société, l’indemnisation sous la forme d’allocations forfaitaires est possible pour :

  • les indemnités de repas, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ;
  • les indemnités de restauration sur le lieu de travail ;
  • les indemnités de repas hors des locaux de l’entreprise ;
  • les indemnités forfaitaires kilométriques, lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel ;
  • les indemnités forfaitaires de grand déplacement en métropole, dans les DOM-TOM et à l’étranger. 

Allocations pour frais professionnels ≠ élément de rémunération

Les allocations (ou indemnités) versées dans ce cadre sont réputées ne pas constituer un élément de rémunération, et ne sont donc pas prises en compte pour :

  • Les indemnités de congés payés ;
  • Les indemnités compensatrices de congés payés ;
  • Les indemnités de licenciement ou de départ en retraite ;
  • Les indemnités compensatrices de préavis ;
  • Les IJSS (Indemnités Journalières de Sécurité Sociale) ;
  • Etc.

Présentation sur le bulletin de paye

Les sommes effectivement reçues par le salarié au titre des frais professionnels peuvent être indiquées au pied du bulletin de paye.

Sous réserves de certaines conditions, elles ne sont pas soumises aux cotisations sociales. 

Extrait du bas du bulletin de paie : 

Net après retenues

1.500

Primes et indemnités non soumises à cotisations

Remboursement de frais professionnels

300

Net à payer

1.800

Cas particulier des abattements (DFS)

Si l’entreprise pratique les DFS (Déduction Forfaitaire Spécifique) appelées aussi l’abattement, la rédaction sur le bulletin de paie diffère grandement.

Cet abattement peut être pratiqué pour certains emplois encadrés par des dispositions fiscales, citons par exemple les VRP (Voyageurs Représentant Placiers) et les salariés du secteur BTP ou les journalistes.

Dans ce cas, l’assiette des cotisations est constituée par le montant global des rémunérations y compris, le cas échéant, les remboursements de frais professionnels, mais ils restent de toute façon exclus de la base CSG/CRDS.  

Nota sur les abattements (DFS) :

  1. la somme des abattements de toute l’année ne doit pas dépasser 7.600 € par an et par salarié ;
  2. l’application de la DFS ne doit avoir pour résultat de ramener la base de cotisations en deçà de la valeur du SMIC mensuel. 

Mais, attention, certaines sommes représentatives de remboursements de frais professionnels ne doivent jamais être réintégrées dans l’assiette des cotisations lorsque l’employeur applique une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, il s’agit des :

  • Indemnités de grands déplacements payés aux ouvriers du bâtiment ;
  • Indemnités journalières de défraiement versées aux artistes dramatiques ;
  • Allocations de « saison » versées aux artistes, musiciens, chefs d’orchestre. 

L’entreprise ne pratique pas d’abattement au titre des frais professionnels :

  • Soit un salarié dont le salaire de base est fixé à 2.000 € ;
  • Il perçoit au titre des remboursements de frais engagés, la somme de 200€. 

Le bulletin de salaire devient alors : 

Salaire de base

2 000,00 €

Salaire brut

2 000,00 €

Cotisations salariales obligatoires hors CSG et CRDS (14,05%)

    281,00 €

CSG/CRDS: base= (2.000*98,25%*8%)

    157,20 €

Total cotisations salariales obligatoires

    438,20 €

Salaire net après retenues

1 561,80 €

+ allocation forfaitaire pour frais

    200,00 €

Salaire net à payer

1 761,80 €

L’entreprise pratique un abattement de 30% au titre des frais professionnels.

Salaire de base

2 000,00 €

+ allocation forfaitaire pour frais

    200,00 €

Salaire brut

2 200,00 €

Salaire brut abattu (2.200 moins 30%)

1 540,00 €

Cotisations salariales obligatoires hors CSG et CRDS (14,05%)

    216,37 €

CSG/CRDS: base= (2.000*98,25%*8%)

    157,20 €

Total cotisations salariales obligatoires

    373,57 €

Salaire net après retenues

1 826,43 €

Salaire net à payer

1 826,43 €

  • Les cotisations sociales (hors CSG/CRDS) sont calculées sur une base abattue, soit 2.200 € moins (2.200 €*30%) =1.540,00 €.
  • Cotisations hors CSG/CRDS : 1.540,00 € *14,05%= 216,37 € 
  • Les cotisations CSG/CRDS sont calculées sur le salaire brut non abattu et hors remboursements de frais professionnels.
  • Cotisations CSG/CRDS : 2.000,00 € *98,25%*8%= 157,20 € 
  • Le salaire net après retenues est donc : 2.200,00 € - (216,37 € + 157,20 €) = 1.826,43 €.

Référence

Extrait du site URSSAF, document d’information synthétique à la date du 8/04/2014