Comment déclarer les heures supplémentaires ou complémentaires en DSN ?

Le site de la DSN-info vient de publier une fiche, confirmant les modalités déclaratives des heures supplémentaires ou complémentaires, à partir de la norme « P19V01 » (norme qui sera utilisée par les entreprises à compter du 1^er janvier 2019).

Nombre d’heures et CNAMTS

La fiche proposée par le site DSN-info débute par l’information suivante :

• Le nombre d'heures supplémentaires structurelles et aléatoires réalisées au cours d'un mois est un élément nécessaire, notamment à la CNAMTS, pour définir avec précision l'activité réelle du salarié afin de déterminer son éligibilité au versement des indemnités journalières en cas d'arrêt maladie ;
• Ces données sont déclarées mensuellement dans la DSN.

Heures structurelles ≠ aléatoires

Les heures supplémentaires structurelles

Les heures supplémentaires dîtes structurelles sont les heures portées par le contrat, qui sont supérieures à la base légale de temps de travail.

Exemple :

En partant d'une base légale de temps de travail de 151,67h (cas général), soit 35h par semaine, si le contrat du salarié précise un temps de travail de 39h par semaine, alors il y a 4 heures supplémentaires structurelles hebdomadaires. 

Les heures supplémentaires ou complémentaires aléatoires  

Les heures supplémentaires aléatoires sont les heures supplémentaires réalisées lorsqu'il y a un surplus d'activité temporaire, nécessitant une présence du salarié en dehors de ces horaires de travail habituelles.

Ces heures sont alors majorées et donnent donc lieu à une rémunération plus favorable.

Pour un salarié au temps partiel, les heures supplémentaires n'existent pas (car son temps de travail sera toujours inférieur à la base légale) (NDLR : sauf cas particulier des contrats à temps partiel « pour besoin personnel).

On parle alors d'heures complémentaires aléatoires dès lors qu'il réalise plus d'heures que ce qui est prévu par son contrat de travail.

Déclaration des heures supplémentaires structurelles

Les heures supplémentaires structurelles sont prises en compte dans la " Quotité de travail du contrat - S21.G00.40.013 ".

Exemple 

Si S21.G00.40.013 = 160h et que la base légale de temps de travail est de 151,67h, alors il y a 8,33 heures supplémentaires structurelles mensuelles.

Le nombre d'heures supplémentaires structurelles doit aussi être renseigné dans la rubrique " Montant - S21.G00.51.012 " lorsque la rubrique " Type - S21.G00.51.011 " est valorisée avec la valeur " 018 - Heures supplémentaires structurelles ".
Elles sont à prendre en compte dans leur globalité dans le salaire de base et dans le salaire rétabli reconstitué.

Déclaration des heures supplémentaires ou complémentaires aléatoires

Le nombre d'heures supplémentaires aléatoires doit être déclaré dans la rubrique " Montant - S21.G00.51.012 " lorsque la rubrique " Type - S21.G00.51.011 " est valorisée avec la valeur " 017 - Heures supplémentaires ou complémentaires aléatoires ".

Pour un salarié à temps partiel, (situation identifiée par renseignement de la rubrique " Modalité d'exercice du temps de travail - S21.G00.40.014 " valorisée à " 20 - Temps partiel "), les heures complémentaires aléatoires sont également incluses dans la rubrique " Montant - S21.G00.51.012 " dès lors que la rubrique " Type - S21.G00.51.011 " est de type " 017 - Heures supplémentaires ou complémentaires aléatoires ".

Les heures supplémentaires ou complémentaires aléatoires sont à prendre en compte dans leur globalité dans le salaire rétabli reconstitué dès lors qu'elles sont effectivement réalisées. 

Cas de paiement des heures supplémentaires une fois par an

Pour les employeurs qui versent en fin d'année la rémunération liée aux heures supplémentaires d'une année complète,  la déclaration des heures supplémentaires une fois par an peut s'effectuer via un bloc " Rémunération - S21.G00.51 " de type 018 (heures supplémentaires structurelles) ou/et de type 017 (heures supplémentaires ou complémentaires aléatoires) rattaché à l'année (via les rubriques " date de début de période de paie - S21.G00.51.001 " et " date de fin de période de paie - S21.G00.51.002 ") et renseigné sur la DSN de mois principal déclaré Décembre déposée en Janvier.

La rubrique " Nombre d'heures - S21.G00.51.012 " doit alors être valorisée avec le nombre d'heures supplémentaires total réalisée sur l'année et la rubrique " Montant -S21.G00.51.013 " avec le montant total du versement lié aux heures supplémentaires effectuées par le salarié.

Exemple 

Un employeur déclare sur la DSN de Décembre 2019 les 30 heures supplémentaires aléatoires et les 120 heures supplémentaires structurelles réalisées par son salarié sur l'année 2019. 

Sont alors renseignées les zones suivantes : 

Zones	Informations
S21.G00.50.001	31122019
S21.G00.50.002	Rémuneration nette fiscale
S21.G00.50.004	Montant net versé
S21.G00.51.001	01122019
S21.G00.51.002	31122019
S21.G00.51.010	Numéro du contrat déclaré dans le bloc " Contrat - S21.G00.40 "
S21.G00.51.011	001
S21.G00.51.013	Montant
S21.G00.51.001	01122019
S21.G00.51.002	31122019
S21.G00.51.010	Numéro du contrat déclaré dans le bloc " Contrat - S21.G00.40 "
S21.G00.51.011	002
S21.G00.51.013	Montant
S21.G00.51.001	01122019
S21.G00.51.002	31122019
S21.G00.51.010	Numéro du contrat déclaré dans le bloc " Contrat - S21.G00.40 "
S21.G00.51.011	002
S21.G00.51.013	Montant
S21.G00.51.001	01122019
S21.G00.51.002	31122019
S21.G00.51.010	Numéro du contrat déclaré dans le bloc " Contrat - S21.G00.40 "
S21.G00.51.011	018
S21.G00.51.012	120
S21.G00.51.013	Rémunération versée concernant les 120 heures supplémentaires structurelles
S21.G00.51.001	01012019
S21.G00.51.002	31122019
S21.G00.51.010	numéro du contrat déclaré dans le bloc " Contrat - S21.G00.40 "
S21.G00.51.011	017
S21.G00.51.012	30
S21.G00.51.013	Rémunération versée concernant les 30 heures supplémentaires aléatoires

Publication site DSN-info Fiche n° 1975 

Date de création : 25/09/2018 11:27 AM 
Date de modification : 25/09/2018 11:28 AM 

Déclaration des heures supplémentaires structurelles et des heures supplémentaires ou complémentaires aléatoires – A partir de la norme P19V01

Comment déclarer les heures supplémentaires structurelles et les heures supplémentaires ou complémentaires aléatoires à partir de la norme P19V01 ? 

1. Introduction
   Le nombre d'heures supplémentaires structurelles et aléatoires réalisées au cours d'un mois est un élément nécessaire, notamment à la CNAMTS, pour définir avec précision l'activité réelle du salarié afin de déterminer son éligibilité au versement des indemnités journalières en cas d'arrêt maladie.
   Ces données sont déclarées mensuellement dans la DSN.
   Cette consigne s'applique à partir de la version de la norme P19V01.
2. Définition
   Les heures supplémentaires structurelles :
   
   Les heures supplémentaires dîtes structurelles sont les heures portées par le contrat, qui sont supérieures à la base légale de temps de travail.

Exemple : En partant d'une base légale de temps de travail de 151,67h (cas général), soit 35h par semaine, si le contrat du salarié précise un temps de travail de 39h par semaine, alors il y a 4 heures supplémentaires structurelles hebdomadaires.

Les heures supplémentaires ou complémentaires aléatoires :

Les heures supplémentaires aléatoires sont les heures supplémentaires réalisées lorsqu'il y a un surplus d'activité temporaire, nécessitant une présence du salarié en dehors de ces horaires de travail habituelles. Ces heures sont alors majorées et donnent donc lieu à une rémunération plus favorable. 

Pour un salarié au temps partiel, les heures supplémentaires n'existent pas (car son temps de travail sera toujours inférieur à la base légale). On parle alors d'heures complémentaires aléatoires dès lors qu'il réalise plus d'heures que ce qui est prévu par son contrat de travail.
3. Déclaration des heures supplémentaires structurelles

Les heures supplémentaires structurelles sont prises en compte dans la " Quotité de travail du contrat - S21.G00.40.013 ".

Exemple : si S21.G00.40.013 = 160h et que la base légale de temps de travail est de 151,67h, alors il y a 8,33 heures supplémentaires structurelles mensuelles.

Le nombre d'heures supplémentaires structurelles doit aussi être renseigné dans la rubrique " Montant - S21.G00.51.012 " lorsque la rubrique " Type - S21.G00.51.011 " est valorisée avec la valeur " 018 - Heures supplémentaires structurelles ".
Elles sont à prendre en compte dans leur globalité dans le salaire de base et dans le salaire rétabli reconstitué.
4. Déclaration des heures supplémentaires ou complémentaires aléatoires
Le nombre d'heures supplémentaires aléatoires doit être déclaré dans la rubrique " Montant - S21.G00.51.012 " lorsque la rubrique " Type - S21.G00.51.011 " est valorisée avec la valeur " 017 - Heures supplémentaires ou complémentaires aléatoires ".
Pour un salarié à temps partiel, (situation identifiée par renseignement de la rubrique " Modalité d'exercice du temps de travail - S21.G00.40.014 " valorisée à " 20 - Temps partiel "), les heures complémentaires aléatoires sont également incluses dans la rubrique " Montant - S21.G00.51.012 " dès lors que la rubrique " Type - S21.G00.51.011 " est de type " 017 - Heures supplémentaires ou complémentaires aléatoires ".
Les heures supplémentaires ou complémentaires aléatoires sont à prendre en compte dans leur globalité dans le salaire rétabli reconstitué dès lors qu'elles sont effectivement réalisées.
5.  Cas de paiement des heures supplémentaires une fois par an
Pour les employeurs qui versent en fin d'année la rémunération liée aux heures supplémentaires d'une année complète,  la déclaration des heures supplémentaires une fois par an peut s'effectuer via un bloc " Rémunération - S21.G00.51 " de type 018 (heures supplémentaires structurelles) ou/et de type 017 (heures supplémentaires ou complémentaires aléatoires) rattaché à l'année (via les rubriques " date de début de période de paie - S21.G00.51.001 " et " date de fin de période de paie - S21.G00.51.002 ") et renseigné sur la DSN de mois principal déclaré Décembre déposée en Janvier.

La rubrique " Nombre d'heures - S21.G00.51.012 " doit alors être valorisée avec le nombre d'heures supplémentaires total réalisée sur l'année et la rubrique " Montant -S21.G00.51.013 " avec le montant total du versement lié aux heures supplémentaires effectuées par le salarié.

Exemple : l'employeur déclare sur la DSN de Décembre 2019 les 30 heures supplémentaires aléatoires et les 120 heures supplémentaires structurelles réalisées par son salarié sur l'année 2019

S21.G00.50.001 = 31122019
S21.G00.50.002 = Rémuneration nette fiscale
S21.G00.50.004 = Montant net versé
S21.G00.51.001 = 01122019
S21.G00.51.002 = 31122019
S21.G00.51.010 = Numéro du contrat déclaré dans le bloc " Contrat - S21.G00.40 "
S21.G00.51.011 = 001
S21.G00.51.013 = Montant
S21.G00.51.001 = 01122019
S21.G00.51.002 = 31122019
S21.G00.51.010 = Numéro du contrat déclaré dans le bloc " Contrat - S21.G00.40 "
S21.G00.51.011 = 002
S21.G00.51.013 = Montant
S21.G00.51.001 = 01122019
S21.G00.51.002 = 31122019
S21.G00.51.010 = Numéro du contrat déclaré dans le bloc " Contrat - S21.G00.40 "
S21.G00.51.011 = 003
S21.G00.51.013 = Montant
S21.G00.51.001 = 01122019
S21.G00.51.002 = 31122019
S21.G00.51.010 = Numéro du contrat déclaré dans le bloc " Contrat - S21.G00.40 "
S21.G00.51.011 = 010
S21.G00.51.013 = Montant
S21.G00.51.001 = 01012019
S21.G00.51.002 = 31122019
S21.G00.51.010 = numéro du contrat déclaré dans le bloc " Contrat - S21.G00.40 "
S21.G00.51.011 = 018
S21.G00.51.012 = 120
S21.G00.51.013 = Rémunération versée concernant les 120 heures supplémentaires structurelles
S21.G00.51.001 = 01012019
S21.G00.51.002 = 31122019
S21.G00.51.010 = numéro du contrat déclaré dans le bloc " Contrat - S21.G00.40 "
S21.G00.51.011 = 017
S21.G00.51.012 = 30
S21.G00.51.013 = Rémunération versée concernant les 30 heures supplémentaires aléatoires