Comment gérer les frais de grand déplacement en 2021 ?

Paie Temps de déplacement professionnel
Fiche pratique

Les frais professionnels de grand déplacement sont liés aux circonstances de fait qui entraînent des dépenses supplémentaires de nourriture et de logement. Notre fiche pratique vous informe à ce sujet.

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Notion de grand déplacement

  • Un salarié empêché de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail ;
  • Peut percevoir des allocations forfaitaires destinées à compenser ses dépenses supplémentaires de logement et de nourriture.

Le travailleur salarié ou assimilé est présumé empêché de regagner sa résidence lorsque les 2 conditions suivantes sont remplies :

  1. La distance séparant le lieu de résidence du lieu de déplacement est au moins égale à 50 kilomètres (trajet aller ou retour) ;
  2. Et les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1 heure trente (trajet aller ou retour). 

Lorsque le salarié est empêché de regagner son domicile en fin de journée pour des circonstances de fait, il est considéré comme étant dans la situation de grand déplacement. 

 

Les dépenses engagées

 

  • Les dépenses engagées doivent être rendues nécessaires par l'accomplissement de la mission imposée par l’employeur et ne pas résulter d'un choix personnel notamment s'agissant de l'éloignement pouvant exister entre la résidence habituelle et le lieu de travail ;
  • Le grand déplacement résulte en effet de l'envoi du salarié en mission dans un lieu différent de son lieu habituel de travail et éloigné de sa résidence de telle sorte qu'il ne peut regagner celle-ci chaque soir.
  • A cet égard, le maintien par le salarié de son domicile à l’étranger relève d'une pure convenance personnelle, l'acceptation d'un emploi en France impliquant normalement pour le salarié d'y fixer un domicile.
  • De même, ne peut s’analyser comme une situation de grand déplacement le fait pour un salarié de s’éloigner de son lieu de travail pour suivre son conjoint recruté dans une autre entreprise.

La situation de grand déplacement ne peut être également admise :

  • Pour des salariés embauchés de manière ponctuelle pour réaliser une mission dans une localité éloignée de leur domicile ;
  • Pour un salarié résidant avec sa famille en province, amené à se rendre dans les locaux de l’entreprise situés en région parisienne pour préparer ses missions pendant une période de 12 à 24 mois qui précède un départ à l’étranger. 

Régime social des indemnités de grand déplacement

Les allocations forfaitaires perçues sont réputées être utilisées conformément à leur objet et couvrir des frais professionnels si :

  1. Elles ne dépassent pas les limites fixées par l’arrêté,
  2. Et que l'employeur justifie que le salarié ne peut regagner chaque jour sa résidence et que, de ce fait, il engage des frais de double résidence.

Dépassement de la limite forfaitaire

  • Lorsque les allocations forfaitaires perçues dépassent les limites fixées par l’arrêté ;
  • L’employeur doit en outre justifier de la réalité des dépenses engagées.

La justification requise peut être apportée notamment par la production de l’un des documents suivants (cette liste n’est pas limitative) :

  • Certificat de domicile ou tout document en tenant lieu,
  • Quittance de loyer, d’électricité, de la compagnie des eaux,
  • Pièce d’identité de quelque nature que ce soit. 

Grand déplacement en métropole

  • Lorsque le salarié est en déplacement professionnel en métropole et empêché de regagner chaque jour sa résidence habituelle, l'employeur est autorisé à déduire les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas dans la limite de 19,10 € par repas (valeur au 1er janvier 2021) pour les 3 premiers mois de déplacement ;
  • Concernant les dépenses destinées à compenser les dépenses supplémentaires de logement et de petit déjeuner, l'employeur est autorisé à déduire ces indemnités dans la limite de 68,50 € (valeur au 1er janvier 2021) par jour pour le salarié en déplacement à Paris et dans les départements des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne, et de 50,80 € (valeur au 1er janvier 2021) par jour pour le salarié en déplacement dans les autres départements de la France métropolitaine pour les 3 premiers mois ;
  • Ces valeurs sont revalorisées au 1er janvier de chaque année conformément au taux prévisionnel d’évolution des prix à la consommation figurant au projet de loi de finances et arrondis à la dizaine de centimes d’euros la plus proche.

Abattement à compter du 4ème mois

  • Lorsque les conditions de travail conduisent à une prolongation de la durée d’affectation du salarié au-delà de 3 mois et jusqu'à 2 ans sur un même lieu de travail ;
  • Le montant des indemnités subit un abattement de 15 % à compter du 1er jour du 4ème

Valeur forfaitaire limitée aux zones définies

  • Le montant défini pour le salarié en grand déplacement à Paris et dans les départements des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne ;
  • Ne peut être octroyé pour d’autres grandes villes ou d’autres départements.

Prise en charge forfaitaire ou au réel

  • L’employeur a la possibilité de rembourser sur la base du forfait ou au réel.

Mise à disposition hébergement

  • Lorsque les circonstances de fait établissent la réalité de la situation de grand déplacement ;
  • La mise à disposition par l’employeur d’un hébergement dont il assure les frais de location et les frais annexes comme l’électricité ;
  • Peut être considérée comme représentative de frais professionnels, aucun avantage en nature n’étant dans ce cas à réintégrer dans l’assiette des cotisations et contributions sociales ;
  • Dans cette hypothèse, le remboursement des frais de petit déjeuner peut être assuré sur la base des frais réellement engagés, l’arrêté du 20 décembre 2012 ne fixant aucune limite d’exonération pour ce type de frais en cas de versement d’une allocation forfaitaire.

Références

Publication site du BOSS « Avantages en nature et frais professionnels », Références BOSS : points n°10 à 1110