Comment régulariser les cotisations sociales en DSN ?

PAIE COTISATIONS SOCIALES
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Le site de la DSN-info, actualise ses informations concernant les modalités déclaratives d’une régularisation des cotisations sociales en DSN.

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Principes généraux

  1. En DSN, les régularisations de cotisations sociales doivent être déclarées d’une période déclarative sur l’autre, au plus proche de la détection de l’erreur ;
  2. La pratique de la régularisation annuelle disparaît au profit d’un principe de régularisation au mois le mois. 

Cadre juridique et définition

  • En cas de déclaration inexacte portant sur une ou plusieurs cotisations sociales (crédit ou débit envers l’organisme de recouvrement), les employeurs doivent procéder à une régularisation afin de réconcilier les montants déclarés avec le montant des cotisations sociales réellement dû à l’organisme de protection sociale ;
  • Il est à noter qu’une régularisation est attendue dès lors qu’un élément de paie déjà versé au salarié et devant donner lieu au versement de cotisations sociales n’a pas été déclaré ou a été incorrectement déclaré ;
  • Une régularisation suppose donc que le fait générateur (la période d’emploi) ait déjà eu lieu. 
  • À ce titre, un rappel de paie positif ne doit pas donner lieu à une régularisation mais doit être porté dans la déclaration du mois courant.  

Période de rattachement

  1. La période de rattachement d’une cotisation est le mois principal déclaré de la période d’emploi qui a généré la rémunération conduisant à des cotisations ;
  2. Le mois principal déclaré correspond au mois civil au cours duquel se termine la période de paie principal au titre duquel est calculée la rémunération du salarié ;
  3. Il n’y a pas d’application de pénalités dès lors qu’une erreur est rectifiée dans les 30 jours ; ainsi une erreur commise en DSN de mois principal déclaré (MPD) M-1 ne sera pas pénalisée si le rattrapage figure dans la DSN de MPD M.

Exemple 

  1. Une entreprise calcule sa paie chaque 25 du mois avec les éléments qu’elle connait à cette date ;
  2. Le mois principal déclaré M comprendra la rémunération et les éléments connus pour le salarié lors de la clôture de la paie ;
  3. Par convention, la période est toujours du 1er au dernier jour du mois principal déclaré ;
  4. Si en M+1, le gestionnaire détecte une erreur commise en DSN de MPD (Mois Principal Déclaré) M ou qu’il ne disposait pas des éléments nécessaires pour véhiculer une cotisation due en M, il portera cette cotisation dans la DSN de MPD M+1 avec une période de rattachement en M pour cette cotisation. 

Déclaration des régularisations suivant les principes de la DSN

Une régularisation de cotisations sociales s’inscrit dans les principes fondamentaux de la DSN suivants :

  • Si une erreur est détectée avant la date d’échéance de M, une déclaration annule et remplace peut-être émise pour ;
  • En revanche, si la date d’échéance est dépassée, l’écart doit être régularisé le mois suivant soit en DSN de MPD M+1 ;
  • Si une erreur a été commise en M-1, la période à déclarer lors de son rattrapage en M est datée de M-1 ;
  • Par contre, s’il ne s’agit pas d’une erreur mais d’un montant qui n’est finalement versé au salarié qu’en M, la période est datée de M. 

Erreur sur plusieurs mois

  • Si l’erreur porte sur plusieurs mois, les régularisations de cotisations sociales sont à affecter à chaque mois concerné par cette erreur

Exemple concret 

  1. En avril si une cotisation a été omise sur les mois de janvier à mars, il y aura 3 périodes de rattachement, janvier, février et mars.
  2. Les régularisations de cotisations peuvent s’effectuer soit en annule et remplace soit par différentiel.

2 options possibles 

Exemple :

  1. Si une cotisation a été calculée avec un montant de 200,00 € en DSN de MPD M
  2. Mais qu’une erreur est intervenue qu’elle était en fait de 220,00 € ;
  3. On peut trouver dans la DSN de M+1 soit : 

Option 1

  • Reprise de la base et de l’assiette en période M avec -200,00
  • Reprise de la base et de l’assiette en période M avec + 220,00

Option 2

  • Reprise de la base et de l’assiette en période M avec +20,00

Erreur portant sur le taux et non l’assiette 

  • Si l’erreur a porté sur le taux et non sur l’assiette et que la régularisation est faite en différentiel et que le taux est aussi renseigné dans la DSN, alors il sera porté le bon taux dans la DSN de M mais le montant ne figurera qu’en différentiel.
  • En outre, dès lors que les cotisations afférentes aux URSSAF se retrouvent en maille agrégée, il doit être appliqué une correspondance entre cette maille agrégée et la maille nominative.

Consignes pratiques de déclaration des régularisations de cotisations sociales en DSN

Une régularisation de cotisations sociales pour un mois M se déclare comme suit : 

À maille agrégée

  • Déclaration d’un bloc « Bordereau de cotisation due - S21.G00.22 » pour une période de rattachement couvrant le mois M de survenance de l’erreur à régulariser
  • Déclaration d’autant de Blocs « Cotisation agrégée - S21.G00.23 » qu’il y a de lignes de cotisation à régulariser pour le mois M de rattachement du bordereau.

À maille nominative

  • Déclaration d’autant de blocs « Base assujettie - S21.G00.78 », éventuellement de blocs « Composant de base assujettie - S21.G00.79 » et blocs « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » qu’il y a de lignes de cotisation à régulariser pour le mois M de rattachement du bordereau.

Publication site DSN-info, du 7 mai 2020 :

Quels sont les principes de régularisation des cotisations sociales en DSN?

En DSN, les régularisations de cotisations sociales doivent être déclarées d’une période déclarative sur l’autre, au plus proche de la détection de l’erreur ; la pratique de la régularisation annuelle disparaît au profit d’un principe de régularisation au mois le mois.

L’objectif est de rappeler les principes associés aux régularisations de cotisations sociales (cadre juridique, périmètre associé) puis d’en décrire le mécanisme en DSN au mois le mois au travers d’exemples concrets. Le cas des régularisations associées à des corrections de taux fait l’objet d’une partie spécifique.

Cadre juridique et définition

En cas de déclaration inexacte portant sur une ou plusieurs cotisations sociales (crédit ou débit envers l’organisme de recouvrement), les employeurs doivent procéder à une régularisation afin de réconcilier les montants déclarés avec le montant des cotisations sociales réellement dû à l’organisme de protection sociale.

Il est à noter qu’une régularisation est attendue dès lors qu’un élément de paie déjà versé au salarié et devant donner lieu au versement de cotisations sociales n’a pas été déclaré ou a été incorrectement déclaré. Une régularisation suppose donc que le fait générateur (la période d’emploi) ait déjà eu lieu. À ce titre, un rappel de paie positif ne doit pas donner lieu à une régularisation mais doit être porté dans la déclaration du mois courant. Ce point est précisé dans la partie spécifique décrivant les modalités de déclaration associées à un rappel de paie.

Pour rappel :

La période de rattachement d’une cotisation est le mois principal déclaré de la période d’emploi qui a généré la rémunération conduisant à des cotisations

Le mois principal déclaré correspond au mois civil au cours duquel se termine la période de paie principal au titre duquel est calculée la rémunération du salarié

Il n’y a pas d’application de pénalités dès lors qu’une erreur est rectifiée dans les 30 jours ; ainsi une erreur commise en DSN de mois principal déclaré (MPD) M-1 ne sera pas pénalisée si le rattrapage figure dans la DSN de MPD M.

Exemple :

Une entreprise calcule sa paie chaque 25 du mois avec les éléments qu’elle connait à cette date.

Le mois principal déclaré M comprendra la rémunération et les éléments connus pour le salarié lors de la clôture de la paie.

Par convention, la période est toujours du 1er au dernier jour du mois principal déclaré.

Si en M+1, le gestionnaire détecte une erreur commise en DSN de MPD M ou qu’il ne disposait pas des éléments nécessaires pour véhiculer une cotisation due en M, il portera cette cotisation dans la DSN de MPD M+1 avec une période de rattachement en M pour cette cotisation.

Déclaration des régularisations suivant les principes de la DSN

Une régularisation de cotisations sociales s’inscrit dans les principes fondamentaux de la DSN suivants :

Si une erreur est détectée avant la date d’échéance de M, une déclaration annule et remplace peut être émise pour M. En revanche, si la date d’échéance est dépassée, l’écart doit être régularisé le mois suivant soit en DSN de MPD M+1.

Si une erreur a été commise en M-1, la période à déclarer lors de son rattrapage en M est datée de M-1.

Par contre, s’il ne s’agit pas d’une erreur mais d’un montant qui n’est finalement versé au salarié qu’en M, la période est datée de M

Si l’erreur porte sur plusieurs mois, les régularisations de cotisations sociales sont à affecter à chaque mois concerné par cette erreur

Exemple : en avril si une cotisation a été omise sur les mois de janvier à mars, il y aura 3 périodes de rattachement, janvier, février et mars.

Les régularisations de cotisations peuvent s’effectuer soit en annule et remplace soit par différentiel.

Exemple : si une cotisation a été calculée avec un montant de 200.00 euros en DSN de MPD M mais qu’une erreur est intervenue qu’elle était en fait de 220.00 euros, on peut trouver dans la DSN de M+1 soit :

Option 1

Reprise de la base et de l’assiette en période M avec -200.00

Reprise de la base et de l’assiette en période M avec + 220.00

Option 2

Reprise de la base et de l’assiette en période M avec +20.00

Si l’erreur a porté sur le taux et non sur l’assiette et que la régularisation est faite en différentiel et que le taux est aussi renseigné dans la DSN, alors il sera porté le bon taux dans la DSN de M mais le montant ne figurera qu’en différentiel.

En outre, dès lors que les cotisations afférentes aux URSSAF se retrouvent en maille agrégée, il doit être appliqué une correspondance entre cette maille agrégée et la maille nominative (se référer au guide ACOSS).

Consignes pratiques de déclaration des régularisations de cotisations sociales en DSN

Une régularisation de cotisations sociales pour un mois M se déclare comme suit :

À maille agrégée

Déclaration d’un bloc « Bordereau de cotisation due - S21.G00.22 » pour une période de rattachement couvrant le mois M de survenance de l’erreur à régulariser

Déclaration d’autant de Blocs « Cotisation agrégée - S21.G00.23 » qu’il y a de lignes de cotisation à régulariser pour le mois M de rattachement du bordereau.

À maille nominative

Déclaration d’autant de blocs « Base assujettie - S21.G00.78 », éventuellement de blocs « Composant de base assujettie - S21.G00.79 » et blocs « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » qu’il y a de lignes de cotisation à régulariser pour le mois M de rattachement du bordereau.

Date de création : 13/02/2017 02:46 PM
Date de modification : 07/05/2020 11:55 AM
Fiche n° 1317

Références

Fiche pratique DSN-info, n° 1317

Date de création : 13/02/2017 02:46 PM Date de modification : 07/05/2020 11:55 AM