Annoncer en interne l’arrivée du nouveau salarié
Il est nécessaire d’informer les salariés de l’entreprise de l’arrivée d’un nouveau salarié. L’objectif est d’éviter toute confusion lors de l’embauche du salarié et de favoriser la culture d’entreprise.
Pour cela, la note d’information interne est le meilleur support de communication.
La note d’information peut être diffusée :
- De manière traditionnelle, sur support papier (distribution et/ou affichage) ;
- Ou par mail ou intranet.
Choisissez le support qui vous semble le plus adapté pour que la note soit diffusée le plus largement possible et puisse être lue par tous les salariés de l’entreprise.
Vous pouvez également faire relayer la note par les chefs de service ou l’encadrement, par exemple lors de réunions de services.
La note d’information peut contenir des informations telles que le nom et le prénom du nouveau salarié, le poste qu’il va occuper, ses responsabilités, sa date d’arrivée, le service auquel il sera rattaché, le lieu où il exercera ses fonctions.
En revanche, elle ne doit pas contenir d’informations à caractère privé telles que son âge, sa situation familiale, son état de santé, ses croyances religieuses ou son orientation sexuelle ; cela constituerait une atteinte à la vie privée.
Préparer les conditions matérielles d’accueil du nouveau salarié
Assurez-vous que le poste de travail du nouveau salarié est correctement aménagé, et que les équipements nécessaires soient prêts :
- Bureau ;
- Armoire ;
- Téléphone fixe et/ou portable ;
- Ordinateur ;
- Cartes de visite ;
- Agenda, calendrier, papeterie ,… ;
- Equipements de protection individuelle ;
- Véhicule de fonction ;
- Vestiaire ;
- Etc …
Remettre les documents d’accueil au nouveau salarié
Indépendamment de son contrat de travail, il est nécessaire de remettre des documents d’accueil au nouveau salarié afin qu’il se familiarise rapidement avec la culture, les valeurs et les règles de fonctionnement de l’entreprise.
Ainsi peuvent être remis :
- Une plaquette de présentation de l’entreprise (plaquette commerciale par exemple) ;
- L’organigramme de l’entreprise, le trombinoscope ;
- Une copie de la note d’information interne annonçant son arrivée ;
- Le livret d’accueil des nouveaux salariés ;
- Un exemplaire des derniers supports de communication interne diffusés dans l’entreprise (news letter, gazette, journal, etc…) ;
- La liste des postes internes de téléphone ;
- Une copie du règlement intérieur de l’entreprise ;
- Le livret du CSE présentant les activités sociales et culturelles ;
- La fiche d’inscription aux activités du CSE ;
- La notice d’information sur les garanties du régime de prévoyance complémentaire, rédigée par l’assureur (la remise de cette notice est une obligation) ;
- Le livret d’épargne salariale (la remise de ce livret est obligatoire) ;
- La convocation à la visite médicale d’information et de prévention ou à l’examen médical d’aptitude ;
- La fiche de poste du nouveau salarié ;
- Sa carte d’identification si votre entreprise relève du secteur du BTP ;
- Etc…
Informer le nouveau salarié d’une manière générale
Selon les entreprises, l’accueil du salarié et la remise des documents peut être fait par le directeur, une personne du service ressources humaines ou le responsable hiérarchique du nouveau salarié.
En complément des documents remis, doivent être délivrées au nouveau salarié des informations sur :
- Ses missions et objectifs ;
- Les valeurs de l’entreprise ;
- Les objectifs et orientations de l’entreprise et de son service d’affectation ;
- Les procédures et règles à respecter ;
- La convention collective, les accords de branche et d’entreprise applicables ;
- Les avantages offerts par l’entreprise et le CSE ;
- Etc …
Il est également indispensable, le premier jour, de prendre le temps de présenter le nouveau salarié dans l’entreprise en faisant le tour des services.
Informer et former le nouveau salarié à la sécurité
L’employeur a une obligation d’information et de formation en matière de sécurité. En cas de manquement à cette obligation, il risque une amende de 3 750 € par manquement caractérisé.
De plus, en cas d’accident du travail d’un salarié, il peut être condamné pour faute inexcusable. Il peut également voir sa responsabilité pénale engagée pour infraction à la législation sur la formation des salariés, homicide ou blessures involontaires.
La formation à la sécurité doit être pratique et effectuée en situation concrète et réelle, sur le terrain.
Elle doit avoir lieu durant les horaires de travail et sur le lieu de travail.
La formation à la sécurité doit comprendre notamment :
- Une formation au poste de travail du salarié ;
- Une formation sur les dangers et risques liés au poste du travail du salarié ;
- Une formation sur les dangers et risques liés au fonctionnement général de l’entreprise : incendie, conditions de circulation, etc… ;
- Une formation sur les mesures de prévention individuelles et collectives ;
- Une formation sur la conduite à tenir en cas d’accident ou d’incident ;
- Une formation sur la conduite à tenir en cas d’incendie et le positionnement des extincteurs.
Suivre le processus d’intégration du nouveau salarié
La mise en place d’un processus d’intégration est conseillée afin de faciliter sa prise de fonctions et de suivre son avancement au sein de l’entreprise.
Certaines entreprises mettent en place une procédure d’intégration. Le processus d’intégration et sa durée doivent être adaptés en fonction de chaque entreprise.
Il est important de rencontrer le salarié à plusieurs reprises (par exemple une fois par mois) durant sa période d’intégration et notamment durant la période d’essai.
Ces entretiens permettront d’évaluer le niveau d’intégration du nouveau salarié, la réalisation de ses premiers objectifs, d’échanger sur les problèmes qu’il peut rencontrer, ses attentes et impressions.
Ils sont généralement faits par le supérieur hiérarchique, mais tout dépend de la taille et de la structure de l’entreprise.