Comment déclarer les apprentis en DSN ?

Eléments à déclarer en DSN

La présente publication de net-entreprises recense les éléments à déclarer en norme permettant l’identification des apprentis, la déclaration des rémunérations, le recouvrement des cotisations et l'ouverture de droits vieillesse de base des apprentis, soient les éléments à renseigner au sein des blocs suivants :

• « Bordereau de cotisation due - S21.G00.22 »
• « Cotisation agrégée - S21.G00.23 »
• « Contrat - S21.G00.40 »
• « Rémunérations - S21.G00.51 »
• « Base assujettie - S21.G00.78 »
• « Composant de base assujettie - S21.G00.79 »
• « Cotisation individuelle - S21.G00.81 »

Contrat des apprentis

Un apprenti est identifié en DSN par le renseignement de l'une des valeurs ci-dessous présentes au sein de la rubrique « Dispositif de politique publique et conventionnel - S21.G00.40.008 » :

• « 64 - Contrat d'apprentissage entreprises artisanales ou de moins de 11 salariés (loi du 3 janvier 1979) »
• « 65 - Contrat d'apprentissage entreprises non inscrites au répertoire des métiers d'au moins 11 salariés (loi de 1987) »
• « 81 - Contrat d'apprentissage secteur public (Loi de 1992) »

Nature contrat 

En outre, il est obligatoire de renseigner une « Nature du contrat - S21.G00.40.007 » avec l’une des 8 valeurs suivantes :

• « 01 - Contrat de travail à durée indéterminée de droit privé »
• « 02 - Contrat de travail à durée déterminée de droit privé »
• « 03 - Contrat de mission (contrat de travail temporaire) »
• « 08 - Contrat à durée indéterminée intérimaire »
• « 10 - Contrat de travail à durée déterminée de droit public »
• « 82 - Contrat de travail à durée indéterminée de Chantier ou d'opération »
• « 91 - Contrat d'engagement maritime à durée indéterminée »
• « 92 - Contrat d'engagement maritime à durée déterminée »

Rémunération des apprentis

Le salaire de référence porté par le contrat doit être valorisé :

• Avec la rémunération brute minimale ;
• Déterminée en pourcentage du SMIC (ou minimum conventionnel si plus favorable).

Ce salaire de référence ne prend pas en compte :

• Les primes ;
• Ainsi que les heures supplémentaires.

Renseignement bloc rémunération 

En complément, le bloc "Rémunération - S21.G00.51" doit être valorisé avec les éléments suivants en rubrique « Type - S21.G00.51.011 » : 

« 001 - Rémunération brute non plafonnée »	Déterminée à partir de toutes les sommes versées au salarié en contrepartie ou à l'occasion du travail, notamment les salaires ou gains, les indemnités, primes, gratifications et tous autres avantages en argent, les avantages en nature (cf. CSS L242-1).
« 002 - Salaire brut soumis à contributions d'Assurance chômage »	Doit être déclaré sous sa forme « brute » (en lieu et place du montant forfaitaire sur lequel sont assises les contributions Assurance chômage pour cette catégorie de contrats), déterminé à partir des salaires versés au salarié en contrepartie ou à l'occasion du travail, notamment les salaires, les indemnités (sauf indemnités de fin de contrat de travail), primes, et gratifications de même périodicité que la période d’afférence (les autres primes de période d’afférence différente sont à déclarer via le sous-groupe S21.G00.52). La base de cotisation d’Assurance chômage à déclarer en bloc « Base assujettie - S21.G00.78 », en DSN, doit être déclarée telle que valorisée sur le bulletin de salaire et donc faire l’objet du plafonnement défini par la réglementation.
« 003 - Salaire rétabli - reconstitué »	Le salaire rétabli est le salaire que l'apprenti aurait perçu s'il avait travaillé normalement pendant le mois en cause.
« 010 - Salaire de base »	Le salaire de base correspond à la rémunération brute habituelle du salarié, à l'exclusion des compléments de salaire qu'ils soient légaux, conventionnels ou attribués à l’initiative de l’employeur, et notamment la prime d'ancienneté, la prime de vacance, le 13ème mois, les primes allouées à raison de la situation familiale, les avantages en espèces et en nature, les gratifications, les pourboires, les rémunérations des heures complémentaires ou supplémentaires. Il correspond généralement à la première ligne du bulletin de salaire.

Recouvrement des cotisations des apprentis

• La loi n° 2018-1203 du 22 décembre 2018 de financement de la sécurité sociale pour 2019 présentant les mesures relatives à la bascule des exonérations dans le secteur de l’alternance et de l’apprentissage a prévu que la suppression du CICE et son remplacement par la réduction du taux de cotisation d’assurance maladie de 6 points pour les rémunérations inférieures à 2.5 SMIC ainsi que le renforcement des allégements généraux allant jusqu’à 10 points au niveau du SMIC rendront le droit commun plus avantageux que les exonérations spécifiques liées aux contrats de formation en alternance, notamment au niveau du SMIC.
• La loi n° 2014-40 du 20 janvier 2014 garantissant l'avenir et la justice du système de retraites (article 30) a prévu que la rémunération réelle versée à l'apprenti constitue désormais l'assiette des cotisations d'assurance vieillesse et veuvage de base. Ainsi, l'article 30 de la loi garantissant l'avenir des retraites a modifié le 1^er alinéa de l'article L 6243-2 du code du travail relatif à l'assiette de cotisations sociales des apprentis en excluant les cotisations vieillesse et de veuvage du principe de base forfaitaire des cotisations.

En synthèse, la règle d'assujettissement à cotisations sociales d'un apprenti, recouvrées par l'ACOSS et la MSA, est la suivante : 

• Depuis le 1^er février 2014 (loi n° 2014-40 du 20 janvier 2014), le calcul de la cotisation d'assurance vieillesse des apprentis s'effectue sur l'assiette réelle, c'est-à-dire sur la rémunération versée à l'apprenti et non plus sur une base forfaitaire.
• Depuis le 1^er janvier 2019 (loi n° 2018-1203 du 22 décembre 2018 de financement de la sécurité sociale pour 2019) les cotisations et contributions sociales dues sur les rémunérations versées aux apprentis sont calculées sur l’assiette réelle (ou assiette brute déplafonnée).
• L'assiette réelle repose sur la définition portée dans l'article L242-1 du code de la sécurité sociale.

Les modalités déclaratives relatives à l'ACOSS et la MSA

Il doit être déclaré en DSN :

• Les bases assujetties à partir desquelles sont calculées les cotisations sociales, qu'elles soient exonérées ou non exonérées.

En effet, cette information est fondamentale pour les organismes de protection sociale (OPS) puisqu'elle leur permet notamment de calculer le montant de cotisation qu'ils ne recouvreront pas car exonéré (mais également de servir des droits).

Modalités déclaratives pour l’ACOSS 

Il convient de veiller à la cohérence entre les données agrégées et les données individuelles, si l’employeur utilise les dispositifs de politique publique

• « 64 - Contrat d'apprentissage entreprises artisanales ou de moins de 11 salariés (loi du 3 janvier 1979) »
• ou « 65 - Contrat d'apprentissage entreprises non inscrites au répertoire des métiers d'au moins 11 salariés (loi de 1987) ».

Rémunération ≤ plafond exonération 

La part de rémunération inférieure au plafond d’exonération est à déclarer sur :

• Le CTP 726 (727 pour l’Alsace Moselle). Ce CTP comprendra les taux de cotisations patronales de Sécurité sociale à déclarer, sur lesquelles sera imputée la réduction étendue.
• Le CTP 423 (assurance chômage) pour la déclaration de l’assiette inférieure au plafond d'exonération.

Rémunération > plafond exonération 

La part de rémunération versée au-delà du plafond d’exonération, est à déclarer sur :

• Le CTP 100
• Selon la situation, la cotisation au régime local d’Alsace Moselle est à déclarer sur le CTP 381.
• Le CTP 772 (assurance chômage)

Contribution FNAL 

• A noter qu’à compter du 1^er janvier 2019, la contribution FNAL des apprentis est à déclarer comme pour l’ensemble des contrats et n’est plus intégrée dans les CTP spécifiques apprentis.
• La déclaration de la contribution FNAL s’effectue donc sur les CTP 236 (0,50%) ou 332 (0,10%) selon l’effectif de l’employeur. Il n’y a pas lieu de distinguer la part inférieure au seuil d’exonération.

Réduction Fillon

• La réduction générale de cotisations est à déclarer à l’aide du CTP 668 (CTP 669 en cas de régularisation).

Modalités déclaratives pour l’ACOSS : contrat apprentissage secteur public

Si l’employeur utilise le dispositif de politique publique « 81 - Contrat d'apprentissage secteur public (Loi de 1992) ».

Rémunération ≤ plafond exonération 

La part de rémunération inférieure au plafond d’exonération est à déclarer sur :

• Le CTP 803 (805 pour l’Alsace Moselle). Ce CTP comprendra les taux de cotisations AT de Sécurité sociale à déclarer.
• Le CTP 429 (en cas d’adhésion à l’assurance chômage uniquement).

Rémunération > plafond exonération 

La part de rémunération versée au-delà du plafond d’exonération, est à déclarer sur :

• Le CTP 518 (520 pour l’Alsace Moselle).
• Le CTP 429 (en cas d’adhésion à l’assurance chômage uniquement) 

Au niveau nominatif, les éléments attendus par l’Acoss sont les suivants :

• Un bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » dont la rubrique « Code de base assujettie - S21.G00.78.001 » est valorisé à « 02 - Assiette brute plafonnée »
• Un bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » dont la rubrique « Code de base assujettie - S21.G00.78.001 » est valorisé à « 03 - Assiette brute déplafonnée »
• Un bloc « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » comprenant un « Code de cotisation - S21.G00.81.001 » de type : 

1. « 001 - Exonération de cotisations au titre de l'emploi d'un apprenti (loi de 1979) »
2. « 002 - Exonération de cotisations au titre de l'emploi d'un apprenti (loi de 1987) »
3. « 003 - Exonération de cotisations au titre de l'emploi d'un apprenti (loi de 1992) »

Modalité déclaratives pour la MSA 

La MSA assure le recouvrement des cotisations sociales et de retraite complémentaire pour les salariés relevant du régime agricole.

A ce titre les cotisations de retraite recouvrée par la MSA sont à déclarer par le biais des blocs « Base assujettie - S21.G00.78 » et « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » de la façon suivante :

• Un bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » dont la rubrique « Code de base assujettie - S21.G00.78.001 » est valorisé à « 02 - Assiette brute plafonnée »

• Un bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » dont la rubrique « Code de base assujettie - S21.G00.78.001 » est valorisé à « 03 - Assiette brute déplafonnée »

1. Un bloc « Composant de base assujettie - S21.G00.79 » dont la rubrique « Type de composant de base assujettie - S21.G00.79.001 » est valorisée à « 01 - Montant du SMIC retenu pour le calcul de la Réduction générale des cotisations patronales de sécurité sociale, de retraite complémentaire, d'assurance chômage et de la réduction de cotisation Allocations familiales »

Un bloc « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » comprenant un « Code de cotisation - S21.G00.81.001 » de type :

1. « 001 - Exonération de cotisations au titre de l'emploi d'un apprenti (loi de 1979) »
2. « 002 - Exonération de cotisations au titre de l'emploi d'un apprenti (loi de 1987) »
3. « 003 - Exonération de cotisations au titre de l'emploi d'un apprenti (loi de 1992) »
4. « 018 - Réduction générale des cotisations patronales de sécurité sociale et d'assurance chômage »
5. « 076 - Cotisation Assurance Vieillesse »
6. « 105 - Montant de cotisation Régime Unifié Agirc-Arrco, y compris Apec »
7. « 106 - Réduction général des cotisations patronales Agirc-Arrco »

Attention : Ne sont présentées, dans cette fiche, que les consignes afférentes aux cotisations qui ont été affectées par la mise en place de la LFSS19. Les autres cotisations à destination de la MSA doivent toujours être déclarées et dans les mêmes conditions qu’auparavant.

Règlementation et modalités déclaratives relatives à l'AGIRC-ARRCO

Rappel de la réglementation

• Depuis le 1^er janvier 2019 (loi n° 2018-1203 du 22 décembre 2018 de financement de la sécurité sociale pour 2019) les cotisations et contributions sociales dues sur les rémunérations versées aux apprentis sont calculées sur l’assiette réelle (ou assiette brute déplafonnée).

Modalités déclaratives en DSN 

Les éléments attendus par l'Agirc-Arrco en bloc « Base assujettie - S21.G00.78.001 », « Composant de base assujettie - S21.G00.79 » et « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » sont les suivants : 

• Un bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » dont la rubrique « Code de base assujettie - S21.G00.78.001 » est valorisé à « 02 - Assiette brute plafonnée »

• Un bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » dont la rubrique « Code de base assujettie - S21.G00.78.001 » est valorisé à « 03 - Assiette brute déplafonnée »

1. Un bloc « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » comprenant le code de cotisation (S21.G00.81.001) suivant :105 - Montant de cotisation Régime Unifié Agirc-Arrco, y compris Apec
2. Un bloc « Composant de base assujettie - S21.G00.79 » dont la rubrique « « Type de composant de base assujettie - S21.G00.79.001 » est valorisée à « 01 - Montant du SMIC retenu pour le calcul de la Réduction générale des cotisations patronales de sécurité sociale, de retraite complémentaire, d'assurance chômage et de la réduction de cotisation Allocations familiales ».
3. Un bloc « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » comprenant un « Code de cotisation - S21.G00.81.001 » de type « 106 - Réduction général des cotisations patronales Agirc-Arrco ».

NB : Le montant de cotisations individuelles déclaré (en code « 105 - Montant de cotisation Régime Unifié Agirc-Arrco, y compris Apec » du bloc S21.G00.81) est le montant de cotisations, déduction faite de l’exonération salariale.

Les cotisations APEC des apprentis cadres ne sont pas exonérées.

Règlementation et modalités déclaratives relatives à l’IRCANTEC

Rappel de la règlementation 

• Depuis le 1^er janvier 2019 (loi n° 2018-1203 du 22 décembre 2018 de financement de la sécurité sociale pour 2019) les cotisations et contributions sociales dues sur les rémunérations versées aux apprentis sont calculées sur l’assiette réelle, et non plus sur un montant forfaitaire ;
• L’effectif de l’employeur, ainsi que la nature juridique de ce dernier, n’interviennent donc plus pour qualifier le régime d’exonération de l’apprenti ;
• A partir de la même date, l’employeur bénéficie d’une exonération de la part patronale des cotisations IRCANTEC sur la totalité de la rémunération de l’apprenti ;
• L’apprenti bénéficie d’une exonération de la part salariale des cotisations IRCANTEC sur la portion de sa rémunération qui n’excède pas 79% du SMIC mensuel. Au-delà, la part salariale des cotisations IRCANTEC reste due et devra être précomptée par l’employeur.

Modalités déclaratives en DSN

Les éléments attendus par l’IRCANTEC en bloc « Base assujettie - S21.G00.78.001 » et « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » sont les suivants :

• Un bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » dont la rubrique « Code de base assujettie - S21.G00.78.001 » est alimenté du code « 28 - Base IRCANTEC cotisée ». Le montant déclaré dans la rubrique « Montant - S21.G00.78.004 » doit correspondre à la rémunération réelle de l’apprenti, sans application de plafond.
• Un bloc « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » comprenant le code de cotisation (S21.G00.81.001) suivant : « 060 - Cotisation IRCANTEC Tranche A »

Les montants de l’assiette et de la cotisation tranche A déclarés doivent refléter la paye de l’apprenti.

Ces deux montants devront donc tenir compte des dispositifs d’exonération précités. Ce bloc enfant doit impérativement être déclaré pour l’apprenti, même si son montant est à zéro (0.00).

Points d’attentions

• Il est indispensable de déclarer les données précitées, notamment une base assujettie de type 28 alimentée du montant de la rémunération réelle de l’agent. En l’absence de cette donnée, le compte individuel retraite de l’agent ne pourra pas être alimenté.
• Pour un apprenti exonéré, le montant de l’exonération ou de l’assiette exonérée ne doit pas être déclaré dans un bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » de type « 29 - Base IRCANTEC non cotisée (arrêt de travail) ». En effet, ce code de base assujettie doit être réservé à la déclaration des pertes de salaire subies dans le cadre d’un arrêt de travail.
• A noter que pour un apprenti dont le contrat commence ou s’achève en cours de mois, la datation de la base assujettie doit être bornée par ces évènements. Le montant du SMIC mensuel retenu pour déterminer le plafond d’exonération doit être proratisé en conséquence.

Exemples

Exemple 1 :

• Soit un apprenti dont la rémunération est inférieure à 79% du SMIC mensuel ;
• On considère un apprenti qui est employé sur l’intégralité du mois dans un établissement dont l’effectif déclaré est supérieur à 11 ;
• Cet apprenti perçoit une rémunération de 800.00 € mensuel ;
• Le SMIC mensuel est de 1539.42€ (valeur Smic mensuel 2020 au passage);
• La part soumise à cotisation IRCANTEC est donc celle qui se situe au-dessus de 1216.14€ (=79%).
• Cet apprenti est donc totalement exonéré des cotisations dues à l’IRCANTEC pour les parts salariales et patronales.

La DSN devra être alimentée comme suit : 

Bloc « Contrat (contrat de travail, convention, mandat) - S21.G00.40 »
Nature du contrat - S21.G00.40.007	02 - Contrat de travail à durée déterminée de droit privé
Dispositif de politique publique et conventionnel - S21.G00.40.008	65 - Contrat d’apprentissage entreprises non inscrites au répertoire des métiers d’au moins 11 salariés (loi de 1987)

Bloc « Base assujettie - S21.G00.78 »
Code de base assujettie - S21.G00.78.001	28 - Base IRCANTEC cotisée
Montant - S21.G00.78.004	800.00

Bloc « Cotisation individuelle - S21.G00.81 »
Code de cotisation - S21.G00.81.001	060 - Cotisation IRCANTEC tranche A
Montant d’assiette - S21.G00.81.003	0.00
Montant de cotisation - S21.G00.81.004	0.00

Exemple 2 : 

• Soit un apprenti dont la rémunération est supérieure à 79% du SMIC mensuel
• On considère un apprenti qui est employé sur l’intégralité du mois dans un établissement dont l’effectif déclaré est supérieur à 11 ;
• Cet apprenti perçoit une rémunération de 1316.14 € mensuel.
• Le SMIC mensuel est de 1539.42€ (valeur Smic mensuel 2020 au passage) ;
• La part soumise à cotisation IRCANTEC est donc celle qui se situe au-dessus de 1216.14€ (=79%) ;
• L’apprenti bénéficie d’une exonération totale de la part patronale des cotisations IRCANTEC ;
• Les cotisations dues sur la part salariale sont quant à elles exonérées jusqu’à un montant d’assiette de 1216.14 € (inclus) ;
• En revanche, il doit s’acquitter des cotisations « agent » sur l’assiette excédant ce plafond, c’est-à-dire sur 100.00 € (1316.14 € - 1216.14 €).
• En 2020, le taux de la part agent de la cotisation IRCANTEC étant fixé à 2.8 %, l’agent devra donc s’acquitter d’une cotisation de 2.80 € qui sera précomptée par l’employeur et déclarée en DSN.

La DSN devra être alimentée comme suit :  

Bloc « Contrat (contrat de travail, convention, mandat) - S21.G00.40 »
Nature du contrat - S21.G00.40.007	02 - Contrat de travail à durée déterminée de droit privé
Dispositif de politique publique et conventionnel - S21.G00.40.008	65 - Contrat d’apprentissage entreprises non inscrites au répertoire des métiers d’au moins 11 salariés (loi de 1987)

Bloc « Base assujettie - S21.G00.78 »
Code de base assujettie - S21.G00.78.001	28 - Base IRCANTEC cotisée
Montant - S21.G00.78.004	1316.14

Bloc « Cotisation individuelle - S21.G00.81 »
Code de cotisation - S21.G00.81.001	060 - Cotisation IRCANTEC tranche A
Montant d’assiette - S21.G00.81.003	100.00
Montant de cotisation - S21.G00.81.004	2.80

Ouverture de droit « vieillesse de base » des apprentis

Règlementation et modalités déclaratives relatives à la CNAV

Rappel de la réglementation

• En application des articles L6243-2 CT (cotisations AV), L6243-3 CT (financement FSV des trimestres complémentaires), D373-1 CSS (cotisations) et D 373-3 et D 373-4 CSS (trimestres AV acquis par le salaire et par le complément FSV), les droits à l'assurance vieillesse sont déterminés à partir de l'assiette des cotisations retenue pour le risque vieillesse c'est-à-dire par le report au compte retraite de la rémunération réelle (plafonnée) versée à l'apprenti ;
• Les périodes d'apprentissage donnent lieu à la validation de trimestres déterminés compte tenu des salaires reportés au compte individuel de l'assuré ;
• Si ce salaire ne permet pas la validation d'un nombre de trimestres égal à la durée du contrat d'apprentissage, des trimestres complémentaires pris en charge par le fonds de solidarité vieillesse (FSV article L 135-1 du CSS) sont validés afin que l'apprenti justifie d'un nombre de trimestres correspondant à la durée du contrat d'apprentissage.

Modalités déclaratives en DSN 

Les éléments attendus par la CNAV en blocs « Base assujettie - S21.G00.78.001 » sont les suivants :

• Un bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » dont la rubrique « Code de base assujettie - S21.G00.78.001 » est valorisé à « 02 - Assiette brute plafonnée »
• Un bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » dont la rubrique « Code de base assujettie - S21.G00.78.001 » est valorisé à « 03 - Assiette brute déplafonnée »

Synthèse

Le tableau ci-dessous récapitule les besoins des organismes concernés relatifs aux apprentis, au niveau du bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » et plus particulièrement de la rubrique « Code de base assujettie - S21.G00.78.001 » : 

OPS destinataires	02 - Assiette brut plafonnée	03 - Assiette brute déplafonnée	28 - Base IRCANTEC cotisée
ACOSS	X	X
MSA	X	X
CNAV	X	X
AGIRC-ARRCO	X	X
IRCANTEC			X

Régularisation

Dans le cadre d’une régularisation d’exonération de cotisation au titre de l’emploi d’un apprenti sur des montants dont le fait générateur est antérieur au 1^er janvier 2019, il conviendra de suivre les consignes déclaratives en vigueur avant la mise en place de la LFSS 2019.

Cela signifie qu’il faudra déclarer, pour l’Acoss et la MSA :

• Une « Base assujettie - S21.G00.78 » de type « 11 - Base forfaitaire soumise aux cotisations de Sécurité Sociale »
• Un bloc « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » comprenant l'un des codes de cotisation (S21.G00.81.001) suivant :

« 001 - Exonération de cotisations au titre de l'emploi d'un apprenti (loi de 1979) »

« 002 - Exonération de cotisations au titre de l'emploi d'un apprenti (loi de 1987) »

« 003 - Exonération de cotisations au titre de l'emploi d'un apprenti (loi de 1992) »

• En cas de régularisation d’un montant de cotisation de retraite dont le fait générateur est antérieur au 1er janvier 2019 il conviendra de suivre les modalités déclaratives suivantes pour l’Agirc-Arrco, ainsi que pour la MSA dans le cadre de sa mission de recouvrement des cotisations de retraite complémentaire pour les salariés du régime agricole :

1. Un bloc « Base assujettie - S21.G00.78 » dont la rubrique « Code de base assujettie - S21.G00.78.001 » est valorisé à « 11 - Base forfaitaire soumise aux cotisations de Sécurité Sociale »
2. Un bloc « Cotisation individuelle - S21.G00.81 » comprenant les codes de cotisation (S21.G00.81.001) suivant : « 063 - Montant de cotisation Arrco » 

Références

Publication site net-entreprises, fiche n° 831 Date de création : 03/06/2016 03:35 PM Date de modification : 24/03/2021 09:48 AM