La déclaration d’embauche change au 1er aout 2011 !

COTISATIONS SOCIALES
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En cette première journée du mois d’aout, début des vacances pour quelques salariés, un décret du 16 juin 2011 entre en application change les formalités de déclaration d’embauche.  Petit ...

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En cette première journée du mois d’aout, début des vacances pour quelques salariés, un décret du 16 juin 2011 entre en application change les formalités de déclaration d’embauche. 

Petit rappel des obligations de l’employeur

La déclaration est obligatoire

A l’occasion de l’embauche d’un nouveau salarié, il existe un « passage obligé » : la déclaration d’embauche. 

Les services de l’URSSAF rappellent sur leur site que la déclaration est obligatoire afin :

  • D’ouvrir au salarié tous ses droits sociaux,
  • Être couvert en cas d’accident du travail du salarié,
  • Bénéficier pour l’entreprise de tous ses droits à exonération éventuels,
  • Éviter toute sanction.  

Déclaration= 7 formalités obligatoires

Le décret 98-252 du 01er avril 1998 oblige tout employeur (à l’exception des particuliers employeurs) à effectuer 7 formalités obligatoires, à savoir : 

  1. Déclaration nominative préalable à l’embauche (DPAE) ;
  2. Immatriculation employeur à l’URSSAF lors de la première embauche ;
  3. Immatriculation salarié à l’URSSAF ou MSA ;
  4. Demande affiliation à POLE EMPLOI pour l’embauche du premier salarié uniquement ;
  5. Demande adhésion médecine du travail uniquement pour l’embauche du premier salarié ;
  6. Déclaration salarié à la médecine du travail pour visite médicale obligatoire ;
  7. Liste des salariés embauchés pour le « pré établissement » de la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales) sur support papier.  

Régime applicable jusqu’au 31 juillet 2011

Tout employeur qui embauche un salarié doit accomplir deux formalités successives:

  1.  Il adresse aux services de l’URSSAF une DPAE soit la Déclaration nominative Préalable A l'Embauche ;
  2. Une DUE soit la Déclaration Unique d’Embauche qui vient compléter la déclaration préalable. 

Concrètement, la distinction entre les 2 déclarations est assez difficile à discerner selon le mode de déclaration. 

En cas de déclaration « papier »

Les deux déclarations constituent deux volets d’un seul et même document cerfa. 

En cas de déclaration sur Internet ou via un logiciel de paie

Les employeurs qui se connectent sur le site « www1.due.urssaf.fr » ou sur le site « www.net-entreprises.fr » renseignent en même temps les informations de la DPAE et de la DUE.

Il en est de même lorsque la déclaration se fait par l’intermédiaire d’un logiciel de paie, en utilisant les modalités d’un transfert de données par le système EDI (Échange de Données Informatiques).

La différence notable entre les 2 déclarations se trouve dans les dates d’envoi de chaque déclaration : 

  1. La DPAE est transmise à l’URSSAF dans les 8 jours qui précédent l’embauche ;
  2. La DUE se transmet dans les 8 jours qui suivent l’embauche. 

Régime applicable depuis le 1er aout 2011

Pour l’année 2011, un nouveau mode de déclaration a été mis en place à compter du 1er aout 2011 suite à la publication du décret 2011-681 du 16/06/2011 (JO du 22/06/2011). 

Décret n° 2011-681 du 16 juin 2011 relatif à la fusion de la déclaration préalable à l'embauche et de la déclaration unique d'embauche 

La DPAE et la DUE fusionnent en une seule et même déclaration. 

La grande nouveauté réside dans le fait que cette déclaration doit obligatoirement être établie avant l’embauche du salarié. 

Article R1221-4

Modifié par Décret n°2011-681 du 16 juin 2011 - art. 1

La déclaration préalable à l'embauche est adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l'embauche.

La nouvelle procédure concerne tous les salariés, y compris ceux relevant du régime agricole. 

Les renseignements suivants devront figurer sur la déclaration préalable à l’embauche : 

  • Dénomination sociale de l'entreprise ou ses nom et prénoms, ainsi que son code APE et numéro SIRET;
  • Service de santé au travail dont dépend l’entreprise (médecine du travail) ;
  • Noms et prénoms du salarié, ainsi que son sexe, date et lieu de naissance ;
  • Numéro de Sécurité sociale du futur salarié ;
  • Date et heure d’embauche ;
  • Nature et durée du contrat (pour les contrats CDD) ;
  • Durée période d’essai éventuelle pour CDI ;
  • Durée période d’essai éventuelle pour CDD dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois ;
  • Données nécessaires pour les caisses MSA des salariés agricoles. 

L’article suivant est modifié en conséquence: 

Article R1221-1

Modifié par Décret n°2011-681 du 16 juin 2011 - art. 1

La déclaration préalable à l'embauche comporte les mentions suivantes :  

1° Dénomination sociale ou nom et prénoms de l'employeur, code APE, adresse de l'employeur, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de sécurité sociale ;  

2° Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ;  

3° Date et heure d'embauche ;  

4° Nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d'essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois ;

5° Lorsqu'il s'agit de l'embauche d'un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations dues pour l'emploi de salariés agricoles, à l'affiliation de ces mêmes salariés aux institutions mentionnées à l'article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime et à l'organisation de l'examen médical d'embauche prévu à l'article R. 717-14 du même code. 

Documents à remettre au salarié

Avant le décret du 16/06/2011

L’employeur remet au salarié : 

  • Un document écrit reproduisant les informations contenues dans la déclaration préalable ; 
  • Le volet détachable du récépissé envoyé par l'URSSAF ou la MSA. 

Article R1221-9

Créé par Décret n°2008-244 du 7 mars 2008 - art. (V)

Lors de l'embauche du salarié, l'employeur lui fournit un document sur lequel sont reproduites les informations contenues dans la déclaration préalable à l'embauche. 

Article R1221-8

Créé par Décret n°2008-244 du 7 mars 2008 - art. (V)

L'avis de réception comporte un volet détachable, mentionnant les informations contenues dans la déclaration préalable à l'embauche, que l'employeur remet sans délai au salarié.

Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'organisme destinataire de la déclaration.

L'employeur conserve l'avis de réception jusqu'à la délivrance du premier bulletin de paie. 

Après le décret du 16/06/2011 et à compter du 1er aout 2011

Lors de l’embauche, l’employeur fournit au salarié une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou l’accusé de réception. 

Le code du travail prévoit que cette obligation est aussi remplie lorsque le salarié dispose d’un contrat de travail écrit mentionnant la mention de l’organisme destinataire de la déclaration préalable à l’embauche. 

Article R1221-9

Modifié par Décret n°2011-681 du 16 juin 2011 - art. 1

Lors de l'embauche du salarié, l'employeur lui fournit une copie de la déclaration préalable à l'embauche ou de l'accusé de réception.

Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'organisme destinataire de la déclaration.