Contrat d'apprentissage : comment compléter le Cerfa sans erreur ?

Quel formulaire utiliser ?

Le contrat d'apprentissage doit être établi au moyen du formulaire Cerfa FA13, qui constitue le support réglementaire du contrat.

Ce document regroupe l'ensemble des informations nécessaires à l'identification des parties, à la description de la formation suivie, à la détermination de la rémunération et aux modalités d'accompagnement de l'apprenti.

Le formulaire est complété par l'employeur et signé par les parties avant sa transmission à l'opérateur de compétences (OPCO) compétent.

Il est essentiel d'utiliser la version en vigueur du Cerfa afin d'éviter tout risque de rejet administratif.

Renseigner les informations relatives à l'employeur

La première partie du contrat est consacrée à l'identification de l'entreprise et plus précisément celle de l’établissement où l’apprenti sera affecté.

L'employeur doit notamment mentionner :

• la dénomination sociale de l'entreprise,
• le numéro SIRET,
• le code APE,
• les coordonnées de l'établissement dans lequel l'apprenti exercera son activité,
• l'effectif de l'entreprise,
• le code IDCC de la convention collective applicable.

Ces informations permettent notamment à l'OPCO d'identifier l'entreprise et de vérifier sa branche professionnelle afin de déterminer les règles de prise en charge applicables.

Compléter les informations concernant l'apprenti

Le contrat doit permettre d'identifier précisément le bénéficiaire de l'apprentissage.

Les informations suivantes doivent être renseignées :

• nom et prénom,
• numéro de sécurité sociale lorsqu'il existe,
• date de naissance et lieu de naissance,
• sexe,
• nationalité,
• adresse,
• coordonnées de contact (téléphone et adresse mail),
• régime de protection sociale,
• situation avant l'entrée en apprentissage,
• dernier diplôme ou titre préparé,
• dernière classe ou année de formation suivie,
• diplôme ou titre le plus élevé obtenu,
• le cas échéant, reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH),
• le cas échéant, existence d'un projet de création ou de reprise d'entreprise.

Lorsque l'apprenti est mineur, les coordonnées de son représentant légal doivent également être indiquées.

Cette rubrique permet notamment de vérifier le respect des conditions d'âge prévues pour l'apprentissage.

Elle est également utilisée pour l'immatriculation sociale du salarié et le traitement des déclarations sociales.

Désigner le maître d'apprentissage

Chaque apprenti doit être accompagné par un ou plusieurs maîtres d'apprentissage. Le contrat doit mentionner leur identité, leur fonction ainsi que les éléments permettant de justifier qu'ils remplissent les conditions requises pour exercer cette mission.

L'employeur doit s'assurer que chaque maître d'apprentissage désigné dispose des compétences et de l'expérience professionnelle exigées par la réglementation afin d'assurer l'accompagnement de l'apprenti pendant toute la durée du contrat.

En savoir plus sur le maître d’apprentissage XXXX

Compléter les informations relatives au contrat

La rubrique « Contrat » permet de préciser les conditions d'exécution de l'apprentissage au sein de l'entreprise. Les informations renseignées servent notamment à vérifier la conformité du contrat au regard de la réglementation applicable et à déterminer les droits de l'apprenti tout au long de son parcours.

L'employeur doit notamment renseigner :

• le type de contrat ou, le cas échéant, le type d'avenant,
• le numéro du contrat précédent (s’il s'agit d'un avenant),
• la date de conclusion du contrat, correspondant à la date de signature des parties,
• la date de début du contrat,
• la date de début de la formation pratique chez l'employeur,
• la date de fin,
• la durée hebdomadaire de travail applicable à l'apprenti,
• l'existence éventuelle d'une exposition à des risques particuliers ou d'un travail sur des machines dangereuses.

Une attention particulière doit être portée à la cohérence des dates renseignées. La période couverte par le contrat doit être compatible avec le cycle de formation suivi par l'apprenti.

Renseigner la rémunération de l'apprenti

Le Cerfa prévoit également une rubrique dédiée à la rémunération de l'apprenti.

L'employeur doit indiquer :

• la base de calcul retenue (SMIC ou salaire minimum conventionnel),
• les pourcentages de rémunération applicables au cours de chaque année d'exécution du contrat,
• les périodes concernées lorsque plusieurs taux successifs doivent être appliqués,
• le salaire brut mensuel au commencement du contrat,
• la caisse de retraite complémentaire compétente,
• le cas échéant, les avantages en nature accordés à l'apprenti (nourriture, logement ou autres avantages).

Ces informations permettent de vérifier le respect des minima légaux ou conventionnels applicables aux apprentis. Elles facilitent également le contrôle de la rémunération lors de l'instruction du contrat par l'OPCO.

Les changements de rémunération liés à l'avancement dans le cycle de formation ou à un changement de tranche d'âge doivent être anticipés afin de garantir l'exactitude des montants déclarés dans le contrat.

Consulter notre fiche dédiée pour le calcul de la rémunération: XXXX

Renseigner les informations relatives à la formation

La rubrique « Formation » permet d'identifier précisément le parcours suivi par l'apprenti ainsi que l'organisme chargé de dispenser la formation.

L'employeur doit notamment renseigner :

• si la formation est dispensée par un CFA d'entreprise,
• la dénomination du CFA responsable,
• les numéros UAI et SIRET du CFA,
• l'adresse complète du CFA,
• le diplôme ou le titre préparé, son intitulé, le code du diplôme et le code RNCP rattaché,
• la date de début de la formation,
• la date prévisionnelle de fin des épreuves ou examens,
• la durée totale de la formation exprimée en heures (avec le nombre d'heures réalisées à distance lorsqu'une partie de la formation est dispensée en distanciel).

Lorsque le lieu principal de formation est différent du CFA responsable, les coordonnées complètes de cet établissement doivent également être renseignées, notamment sa dénomination, ses numéros UAI et SIRET ainsi que son adresse.

Les dates de formation indiquées dans le contrat doivent être cohérentes avec le calendrier pédagogique transmis par le CFA.

Vérifier les dates avant la signature

Les dates constituent l'un des principaux motifs de rejet des contrats.

Plusieurs points doivent être contrôlés :

• la cohérence entre la date de début du contrat et celle de la formation,
• la durée totale du contrat,
• les éventuelles périodes passées en entreprise avant le début des enseignements,
• les dates de signature des parties.

Une incohérence peut conduire l'OPCO à demander des corrections ou à suspendre l'instruction du dossier.

La date de début d'exécution du contrat et la date de début de la formation en CFA ne coïncident pas nécessairement. L'apprenti peut ainsi commencer son activité dans l'entreprise avant son entrée en formation ou débuter sa formation avant l'exécution du contrat. Dans les deux cas, l'écart entre ces dates ne peut toutefois excéder trois mois.

Article L6222-12 Version en vigueur depuis le 01 janvier 2019

Modifié par LOI n°2018-771 du 5 septembre 2018 - art. 13 (V)

« Le contrat d'apprentissage porte mention de la date du début de l'exécution du contrat d'apprentissage, de la période de formation pratique chez l'employeur et de la période de formation en centre de formation d'apprentis.

La date de début de la formation pratique chez l'employeur ne peut être postérieure de plus de trois mois au début d'exécution du contrat.

La date de début de la période de formation en centre de formation d'apprentis ne peut être postérieure de plus de trois mois au début d'exécution du contrat. »

Finaliser et signer le contrat

Avant sa transmission à l'OPCO, le contrat doit être daté et signé par l'ensemble des parties concernées.

Le Cerfa prévoit notamment la mention du lieu de signature ainsi que :

• la signature de l'employeur,
• la signature de l'apprenti ;
• lorsque l'apprenti est mineur non émancipé, la signature de son représentant légal.

Le Cerfa prévoit également un espace réservé au visa du CFA. Ce visa permet au centre de formation de confirmer sa participation au parcours de formation de l'apprenti et de valider les informations relatives à la formation renseignées dans le contrat.

Enfin, l'employeur doit attester disposer de l'ensemble des pièces justificatives nécessaires au dépôt du contrat. Cette attestation l'engage à pouvoir présenter, en cas de contrôle ou de demande de l'OPCO, les documents permettant de justifier la conformité du contrat d'apprentissage.

Cette étape constitue le dernier contrôle avant la transmission du dossier à l’Opco chargé du dépôt du contrat.

Transmettre le contrat à l'OPCO

Une fois complété et signé, le contrat d'apprentissage doit être transmis à OPCO compétent qui vérifie la conformité du contrat, instruit la demande de prise en charge et procède au dépôt du contrat auprès des services compétents.

Le dossier doit être accompagné des pièces justificatives éventuellement requises selon la situation de l'apprenti ou de l'entreprise.

Un contrat incomplet ou comportant des anomalies peut faire l'objet d'une demande de régularisation avant validation.

Erreurs les plus fréquemment constatées

Les OPCO signalent régulièrement plusieurs anomalies récurrentes :

• rémunération incorrecte,
• diplôme mal renseigné,
• code RNCP erroné,
• dates incohérentes,
• maître d'apprentissage ne remplissant pas les conditions requises,
• signatures manquantes,
• informations incomplètes concernant l'employeur ou l'apprenti.

Ces erreurs allongent les délais de traitement et peuvent retarder la prise en charge financière du contrat.

Check-list avant l'envoi à l'OPCO

Avant transmission du contrat, il est recommandé de vérifier les éléments suivants :

Notice pour remplir le CERFA n° FA13