Utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles : frais professionnels ou avantages en nature ? LégiSocial

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Principe général

Lorsqu’un salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles ;
Son employeur peut effectuer la prise en charge sous la forme d’une indemnité forfaitaire kilométrique dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l'administration fiscale.

Ces barèmes concernent :

Les véhicules automobiles ;
Les véhicules non considérés comme cyclomoteurs ;
Ainsi que les cyclomoteurs, vélomoteurs, scooters, motocyclettes.

Exonération : 2 conditions à remplir

La possibilité d’exclure de l’assiette des cotisations sociales les indemnités correspondant aux frais engagés par le salarié utilisant son propre véhicule dans ses déplacements professionnels est subordonnée aux conditions générales d’exonération, à savoir :

Que les frais aient un caractère professionnel ;
Que l’utilisation des indemnités soit faite conformément à leur objet.

Les indemnités forfaitaires kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l’administration fiscale.

L’employeur doit cependant justifier de l’existence de déplacements professionnels et du nombre exact de kilomètres parcourus.

En l’absence de pièce justificative établissant la nature, l’importance et la réalité des frais engagés par les salariés, les indemnités kilométriques seront intégrées dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

Arrêt Cour de cassation, chambre sociale, 11 janvier 1996, n°93-18.295 et n°94-10.903

Au-delà des montants prévus par les barèmes, il appartient également à l’employeur de justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet.

A défaut, la fraction excédentaire est assujettie à l’ensemble des cotisations et contributions sociales.

Covoiturage

Le salarié doit en outre attester qu'il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

Frais stationnement

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule pour des déplacements professionnels, les frais de stationnement ont la nature de frais professionnels supplémentaires, même si l’employeur rembourse déjà au salarié des indemnités kilométriques.

Article 4 de l’arrêté du 20 décembre 2002

Arrêt Cour de cassation, chambre sociale, 31 mai 2001, n°99-21.186

Cas particuliers

Prise en charge des contraventions : mise en cause comportement du salarié

Selon l'article L.121-1 du code de la route, le conducteur d'un véhicule est responsable pénalement des infractions commises par lui dans la conduite dudit véhicule ;
Selon l'article L.121-2 du même code, le titulaire du certificat d'immatriculation du véhicule est pécuniairement responsable des infractions à la règlementation sur le stationnement des véhicules ou sur l'acquittement des péages pour lesquelles seule une peine d'amende est encourue, à moins qu'il n'établisse l'existence d'un événement de force majeure ou qu'il ne fournisse des renseignements permettant d'identifier l'auteur véritable de l'infraction.

Par conséquent :

Quelle que soit la situation rencontrée, les infractions qui mettent directement en cause un comportement du salarié (notamment excès de vitesse, conduite en état d’ivresse, défaut de ceinture de sécurité, dépassement non autorisé…) ;

Présentent un caractère personnel.

Leur paiement ou remboursement par l’employeur constitue la prise en charge d’une dépense personnelle ;
Et le montant correspondant est un élément de rémunération soumis à cotisations et contributions sociales.

Article L121-1

Le conducteur d'un véhicule est responsable pénalement des infractions commises par lui dans la conduite dudit véhicule.

Toutefois, lorsque le conducteur a agi en qualité de préposé, le tribunal pourra, compte tenu des circonstances de fait et des conditions de travail de l'intéressé, décider que le paiement des amendes de police prononcées en vertu du présent code sera, en totalité ou en partie, à la charge du commettant si celui-ci a été cité à l'audience.

Article L121-2

Modifié par LOI n°2020-105 du 10 février 2020 - art. 101

Par dérogation aux dispositions de l'article L. 121-1, le titulaire du certificat d'immatriculation du véhicule est responsable pécuniairement des infractions à la réglementation sur le stationnement des véhicules ou sur l'acquittement des péages pour lesquelles seule une peine d'amende est encourue ainsi que des contraventions relatives à l'abandon d'ordures, de déchets, de matériaux ou d'autres objets, à moins qu'il n'établisse l'existence d'un événement de force majeure ou qu'il ne fournisse des renseignements permettant d'identifier l'auteur véritable de l'infraction.

Dans le cas où le véhicule était loué à un tiers, cette responsabilité pèse, avec les mêmes réserves, sur le locataire.

Dans le cas où le véhicule a été cédé, cette responsabilité pèse, avec les mêmes réserves, sur l'acquéreur du véhicule.

Lorsque le certificat d'immatriculation du véhicule est établi au nom d'une personne morale, la responsabilité pécuniaire prévue au premier alinéa incombe, sous les mêmes réserves, au représentant légal de cette personne morale.

Amendes pour stationnement irrégulier

En cas de prise en charge par l'employeur d'amendes relatives aux infractions à la réglementation sur le stationnement des véhicules ou sur l'acquittement des péages infligées au salarié dans le cadre de l'utilisation de son véhicule personnel ou du véhicule de l'entreprise ;
Les sommes en cause doivent être considérées comme un avantage versé en contrepartie ou à l'occasion du travail ;
Et être soumises à cotisations et contributions sociales en qualité de rémunération, peu important les conditions dans lesquelles l'amende a été infligée.

Infractions résultant du mauvais fonctionnement du véhicule

Les infractions résultant du mauvais fonctionnement du véhicule (défaut de feu stop, absence de contrôle technique...) ;
Relèvent de la responsabilité du titulaire de la carte grise, c’est-à-dire le salarié ou un des membres de sa famille ;
Leur paiement ou remboursement par l’employeur constitue donc la prise en charge d’une dépense personnelle ;
Et le montant correspondant est un élément de rémunération soumis à cotisations et contributions sociales.

Références

Publication site du BOSS « Avantages en nature et frais professionnels », Références BOSS : points n°10 à 1110