Comment établir le bilan social de l’entreprise ?

Fiche Pratique Métiers des ressources humaines

Dans les entreprises de 300 salariés ou plus, l’employeur est tenu d’établir chaque année un bilan social et de le soumettre, pour avis au comité d’entreprise.

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Dans les entreprises de 300 salariés ou plus, l’employeur est tenu d’établir chaque année un bilan social et de le soumettre, pour avis au comité d’entreprise.

Quelles sont les entreprises soumises par l’obligation d’établir un bilan social ?

Il s’agit des entreprises de 300 salariés ou plus.

Lorsque l’entreprise a plusieurs établissements, l’employeur doit établir un bilan social pour l’entreprise ainsi qu’un bilan social pour chaque établissement employant 300 salariés ou plus.

Quel est le contenu du bilan social ?

Le bilan social récapitule les principales données chiffrées permettant d'apprécier la situation de l'entreprise dans le domaine social, d'enregistrer les réalisations effectuées et de mesurer les changements intervenus au cours des 3 dernières années.

Il comporte des informations sur :

  • L'emploi.
  • Les rémunérations et charges accessoires.
  • Les conditions de santé et de sécurité.
  • Les autres conditions de travail.
  • La formation.
  • Les relations professionnelles.
  • Le nombre de salariés détachés et le nombre de travailleurs détachés accueillis.
  • Les conditions de vie des salariés et de leur famille, lorsque celles-ci dépendent de l'entreprise.

Lien article L 2323-22 du Code du Travail.

 

Le Code du Travail fixe la liste des informations devant figurer dans le bilan social :

 

Lien article R 2323-17 du Code du Travail.

 

1. Emploi.

1.1. Effectif.

Effectif total au 31/12 (1) I.
Effectif permanent (2) I.
Nombre de salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée au 31/12 I.
Effectif mensuel moyen de l'année considérée (3) I.
Répartition par sexe de l'effectif total au 31/12 I.
Répartition par âge de l'effectif total au 31/12 (4) I.
Répartition de l'effectif total au 31/12 selon l'ancienneté (5) I.
Répartition de l'effectif total au 31/12 selon la nationalité I : français/ étrangers.
Répartition de l'effectif total au 31/12 selon une structure de qualification détaillée II.

 

1.2. Travailleurs extérieurs.

Travailleurs extérieurs.
Nombre de salariés appartenant à une entreprise extérieure (6).
Nombre de stagiaires (écoles, universités...) (7).
Nombre moyen mensuel de salariés temporaires (8).
Durée moyenne des contrats de travail temporaire.

Nombre de salariés de l'entreprise détachés
Nombre de salariés détachés accueillis

 

1.3. Embauches.

Nombre d'embauches par contrats de travail à durée indéterminée.
Nombre d'embauches par contrats de travail à durée déterminée (dont nombre de contrats de travailleurs saisonniers) I.
Nombre d'embauches de salariés de moins de vingt-cinq ans.

 

1.4. Départs.

Total des départs I.
Nombre de démissions I.
Nombre de licenciements pour motif économique, dont départs en retraite et préretraite I.
Nombre de licenciements pour d'autres causes I.
Nombre de fins de contrats de travail à durée déterminée I.
Nombre de départs au cours de la période d'essai (9) I.
Nombre de mutations d'un établissement à un autre I.
Nombre de départs volontaires en retraite et préretraite (10) I.
Nombre de décès I.

 

1.5. Promotions.

Nombre de salariés promus dans l'année dans une catégorie supérieure (11).

 

1.6. Chômage.

Nombre de salariés mis en chômage partiel pendant l'année considérée I.
Nombre total d'heures de chômage partiel pendant l'année considérée (12) I :
? indemnisées ;
? non indemnisées.
Nombre de salariés mis en chômage intempéries pendant l'année considérée I.
Nombre total d'heures de chômage intempéries pendant l'année considérée I :
? indemnisées ;
? non indemnisées.

 

1.7. Handicapés.

Nombre de travailleurs handicapés au 31 mars de l'année considérée (13).
Nombre de travailleurs handicapés à la suite d'accidents du travail intervenus dans l'entreprise, employés au 31 mars de l'année considérée.

 

1.8. Absentéisme.

Nombre de journées d'absence (15) I.
Nombre de journées théoriques travaillées.
Nombre de journées d'absence pour maladie I.
Répartition des absences pour maladie selon leur durée (16) I.
Nombre de journées d'absence pour accidents du travail et de trajet ou maladies professionnelles I.
Nombre de journées d'absence pour maternité I.
Nombre de journées d'absence pour congés autorisés (événements familiaux, congés spéciaux pour les femmes...) I.
Nombre de journées d'absence imputables à d'autres causes I

2. Rémunérations et charges accessoires.

2.1. Montant des rémunérations (17).

Choix de deux indicateurs dans l'un des groupes suivants :
? rapport entre la masse salariale annuelle (18) II et l'effectif mensuel moyen ;
? rémunération moyenne du mois de décembre (effectif permanent) hors primes à périodicité non mensuelle ? base 35 heures II ;
OU
? rémunération mensuelle moyenne (19) II ;
? part des primes à périodicité non mensuelle dans la déclaration de salaire II ;
? grille des rémunérations (20)

 

2.2. Hiérarchie des rémunérations (17).

Choix d'un des deux indicateurs suivants :
? rapport entre la moyenne des rémunérations des 10 % des salariés touchant les rémunérations les plus élevées et celle correspondant au 10 % des salariés touchant les rémunérations les moins élevées ;
OU
? rapport entre la moyenne des rémunérations des cadres ou assimilés (y compris cadres supérieurs et dirigeants) et la moyenne des rémunérations des ouvriers non qualifiés ou assimilés (21) ;
? montant global des dix rémunérations les plus élevées.

 

2.3. Mode de calcul des rémunérations.

Pourcentage des salariés dont le salaire dépend, en tout ou partie, du rendement (22).
Pourcentage des ouvriers et employés payés au mois sur la base de l'horaire affiché.

 

2.4. Charges accessoires.

Avantages sociaux dans l'entreprise : pour chaque avantage préciser le niveau de garantie pour les catégories retenues pour les effectifs I :
? délai de carence maladie ;
? indemnisation de la maladie ;
? indemnisation des jours fériés ;
? préavis et indemnités de licenciement ;
? préavis de démission ;
? prime d'ancienneté ;
? congé de maternité ;
? congés payés ;
? congés pour événements familiaux ;
? primes de départ en retraite, etc.
Montant des versements réalisés à des entreprises extérieures pour mise à la disposition de personnel :
? entreprise de travail temporaire ;
? autres entreprises (23).

 

2.5. Charge salariale globale.

Frais de personnel (24).
Valeur ajoutée ou chiffre d'affaires.

 

2.6. Participation financière des salariés.

Montant global de la réserve de participation (25).
Montant moyen de la participation et/ ou de l'intéressement par salarié bénéficiaire (26) I.
Part du capital détenu par les salariés (27) grâce à un système de participation (participation aux résultats, intéressement, actionnariat...).

3. Santé et sécurité au travail.

3.1. Accidents de travail et de trajet.

a) Taux de fréquence des accidents du travail I.
Nombre d'accidents avec arrêts de travail.
Nombre d'heures travaillées.
Nombre d'accidents de travail avec arrêt × 106
Nombre d'heures travaillées.

   

b) Taux de gravité des accidents du travail I.
Nombre des journées perdues.
Nombre d'heures travaillées.
Nombre des journées perdues × 10³
Nombre d'heures travaillées.

   

c) Nombre d'incapacités permanentes (partielles et totales) notifiées à l'entreprise au cours de l'année considérée (distinguer français et étrangers).

   

d) Nombre d'accidents mortels : de travail, de trajet.

   

e) Nombre d'accidents de trajet ayant entraîné un arrêt de travail.

   

f) Nombre d'accidents dont sont victimes les salariés temporaires ou de prestations de services dans l'entreprise.

   

g) Taux et montant de la cotisation sécurité sociale d'accidents de travail.

 

3.2. Répartition des accidents par éléments matériels (28).

Nombre d'accidents liés à l'existence de risques graves ? codes 32 à 40.
Nombre d'accidents liés à des chutes avec dénivellation ? code 02.
Nombre d'accidents occasionnés par des machines (à l'exception de ceux liés aux risques ci-dessus) ? codes 09 à 30.
Nombre d'accidents de circulation-manutention ? stockage ? codes 01, 03, 04 et 06, 07, 08.
Nombre d'accidents occasionnés par des objets, masses, particules en mouvement accidentel ? code 05.
Autres cas.

 

3.3. Maladies professionnelles.

Nombre et dénomination des maladies professionnelles déclarées à la sécurité sociale au cours de l'année.
Nombre de salariés atteints par des affections pathologiques à caractère professionnel et caractérisation de celles-ci.
Nombre de déclarations par l'employeur de procédés de travail susceptibles de provoquer des maladies professionnelles (29).

 

3.4. Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

Existence et nombre de comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.
Nombre de réunions par comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

 

3.5. Dépenses en matière de sécurité.

Effectif formé à la sécurité dans l'année.
Montant des dépenses de formation à la sécurité réalisées dans l'entreprise.
Taux de réalisation du programme de sécurité présenté l'année précédente.
Existence et nombre de plans spécifiques de sécurité.

4. Autres conditions de travail.

4.1. Durée et aménagement du temps de travail.

Horaire hebdomadaire moyen affiché des ouvriers et employés ou catégories assimilées (30) I.
Nombre de salariés ayant bénéficié d'un repos compensateur l :
? au titre du présent code (31) ;
? au titre d'un régime conventionnel.
Nombre de salariés bénéficiant d'un système d'horaires individualisés (32) I.
Nombre de salariés employés à temps partiel l :
? entre 20 et 30 heures (33) ;
? autres formes de temps partiel.
Nombre de salariés ayant bénéficié tout au long de l'année considérée de deux jours de repos hebdomadaire consécutifs I.
Nombre moyen de jours de congés annuels (non compris le repos compensateur) (34) I.
Nombre de jours fériés payés (35) I.

 

4.2. Organisation et contenu du travail.

Nombre de personnes occupant des emplois à horaires alternant ou de nuit.
Nombre de personnes occupant des emplois à horaires alternant ou de nuit de plus de cinquante ans.
Salarié affecté à des tâches répétitives au sens de la définition du travail à la chaîne résultant du décret n° 76-404 du 10 mai 1976 (36) (distinguer femmes-hommes).

 

4.3. Conditions physiques de travail.

Nombre de personnes exposées de façon habituelle et régulière à plus de 85 dbs à leur poste de travail.
Réaliser une carte du son par atelier (37).
Nombre de salariés exposés à la chaleur au sens de la définition contenue dans le décret n° 76-404 du 10 mai 1976 (38).
Nombre de salariés travaillant aux intempéries de façon habituelle et régulière, au sens de la définition contenue dans le décret n° 76-404 du 10 mai 1976 (39).
Nombre de prélèvements, d'analyses de produits toxiques et mesures (40).

 

4.4. Transformation de l'organisation du travail.

Expériences de transformation de l'organisation du travail en vue d'en améliorer le contenu (41).

 

4.5. Dépenses d'amélioration de conditions de travail.

Montant des dépenses consacrées à l'amélioration des conditions de travail dans l'entreprise (42).
Taux de réalisation du programme d'amélioration des conditions de travail dans l'entreprise l'année précédente.

 

4.6. Médecine du travail (43).

Nombre d'examens cliniques (distinguer les travailleurs soumis à surveillance médicale et les autres).
Nombre d'examens complémentaires (distinguer les travailleurs soumis à surveillance et les autres).
Part du temps consacré par le médecin du travail à l'analyse et à l'intervention en milieu de travail.

 

4.7. Travailleurs inaptes.

Nombre de salariés déclarés définitivement inaptes à leur emploi par le médecin du travail.
Nombre de salariés reclassés dans l'entreprise à la suite d'une inaptitude.

5. Formation.

5.1. Formation professionnelle continue (44).

Pourcentage de la masse salariale afférent à la formation continue.
Montant consacré à la formation continue :
Formation interne ; formation effectuée en application de conventions ; versement à des fonds assurance formation ; versement auprès d'organismes agréés ; Trésor et autres ; total.
Nombre de stagiaires II.
Nombre d'heures de stage II :
? rémunérées ;
? non rémunérées.
Décomposition par type de stages à titre d'exemple : adaptation, formation professionnelle, entretien ou perfectionnement des connaissances.

 

5.2. Congés formation.

Nombre de salariés ayant bénéficié d'un congé formation rémunéré.
Nombre de salariés ayant bénéficié d'un congé formation non rémunéré.
Nombre de salariés auxquels a été refusé un congé formation.

 

5.3. Apprentissage.

Nombre de contrats d'apprentissage conclus dans l'année.

6. Relations professionnelles.

6.1. Représentants du personnel et délégués syndicaux.

Composition des comités d'entreprise et/ ou d'établissement avec indication, s'il y a lieu, de l'appartenance syndicale.
Participation aux élections (par collège) par catégories de représentants du personnel.
Volume global des crédits d'heures utilisés pendant l'année considérée.
Nombre de réunions avec les représentants du personnel et les délégués syndicaux pendant l'année considérée.
Dates et signatures et objet des accords conclus dans l'entreprise pendant l'année considérée.
Nombre de personnes bénéficiaires d'un congé d'éducation ouvrière (45).

 

6.2. Information et communication.

Nombre d'heures consacrées aux différentes formes de réunion du personnel (46).
Eléments caractéristiques du système d'accueil.
Eléments caractéristiques du système d'information ascendante ou descendante et niveau d'application.
Eléments caractéristiques du système d'entretiens individuels (47).

 

6.3. Différends concernant l'application du droit du travail (48).

Nombre de recours à des modes de solution non juridictionnels engagés dans l'année.
Nombre d'instances judiciaires engagées dans l'année et où l'entreprise est en cause.
Nombre de mises en demeure et nombre de procès-verbaux de l'inspecteur du travail pendant l'année considérée.

7. Autres conditions de vie relevant de l'entreprise.

7.1. Activités sociales.

Contributions au financement, le cas échéant, du comité d'entreprise et des comités d'établissement.
Autres dépenses directement supportées par l'entreprise : logement, transport, restauration, loisirs, vacances, divers, total (49).

 

7.2. Autres charges sociales.

Coût pour l'entreprise des prestations complémentaires (maladie, décès) (50).
Coût pour l'entreprise des prestations complémentaires (vieillesse) (51).
Equipements réalisés par l'entreprise et touchant aux conditions de vie des salariés à l'occasion de l'exécution du travail.

Notes :
I.-Une structure de qualification détaillée, en trois ou quatre postes minimum, est requise. Il est souhaitable de faire référence à la classification de la convention collective, de l'accord d'entreprise et aux pratiques habituellement retenues dans l'entreprise.
A titre d'exemple la répartition suivante peut être retenue : cadres ; employés, techniciens et agents de maîtrise (ETAM) ; et ouvriers.
II.-Une structure de qualification détaillée en cinq ou six postes minimum est requise. Il est souhaitable de faire référence à la classification de la convention collective, de l'accord d'entreprise et aux pratiques habituellement retenues dans l'entreprise.
A titre d'exemple, la répartition suivante des postes peut être retenue : cadres ; techniciens ; agents de maîtrise ; employés qualifiés ; employés non qualifiés ; ouvriers qualifiés ; ouvriers non qualifiés.
Doivent en outre être distinguées les catégories femmes et hommes.
(1) Effectif total : tout salarié inscrit à l'effectif au 31/12 quelle que soit la nature de son contrat de travail.
(2) Effectif permanent : les salariés à temps plein, inscrits à l'effectif pendant toute l'année considérée et titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée.
(3) Somme des effectifs totaux mensuels
12 (on entend par effectif total tout salarié inscrit à l'effectif au dernier jour du mois considéré).
(4) La répartition retenue est celle habituellement utilisée dans l'entreprise à condition de distinguer au moins quatre catégories, dont les jeunes de moins de vingt-cinq ans.
(5) La répartition selon l'ancienneté est celle habituellement retenue dans l'entreprise.
(6) Il s'agit des catégories de travailleurs extérieurs dont l'entreprise connaît le nombre, soit parce qu'il figure dans le contrat signé avec l'entreprise extérieure, soit parce que ces travailleurs sont inscrits aux effectifs. Exemple : démonstrateurs dans le commerce...
(7) Stages supérieurs à une semaine.
(8) Est considérée comme salarié temporaire toute personne mise à la disposition de l'entreprise, par une entreprise de travail temporaire.
(9) A ne remplir que si ces départs sont comptabilisés dans le total des départs.
(10) Distinguer les différents systèmes légaux et conventionnels de toute nature.

(11) Utiliser les catégories de la nomenclature détaillée II.
(12) Y compris les heures indemnisées au titre du chômage total en cas d'arrêt de plus de quatre semaines consécutives.
(13) Tel qu'il résulte de la déclaration obligatoire prévue à l'article R. 5212-2.
(14) Possibilités de comptabiliser tous les indicateurs de la rubrique absentéisme, au choix, en journées, 1/2 journées ou heures.
(15) Ne sont pas comptés parmi les absences : les diverses sortes de congés, les conflits et le service national.
(16) Les tranches choisies sont laissées au choix des entreprises.
(17) On entend par rémunération la somme des salaires effectivement perçus pendant l'année par le salarié (au sens de la déclaration annuelle des salaires).
(18) Masse salariale annuelle totale, au sens de la déclaration annuelle de salaire.
(19) Rémunération mensuelle moyenne :
1/2 ∑ (masse salariale du mois i)
(effectif du mois i).
(20) Faire une grille des rémunérations en distinguant au moins six tranches.

(21) Pour être prises en compte, les catégories concernées doivent comporter au minimum dix salariés.
(22) Distinguer les primes individuelles et les primes collectives.
(23) Prestataires de services, régies...
(24) Frais de personnel : ensemble des rémunérations et des cotisations sociales mises légalement ou conventionnellement à la charge de l'entreprise.
(25) Le montant global de la réserve de participation est le montant de la réserve dégagée-ou de la provision constituée-au titre de la participation sur les résultats de l'exercice considéré.
(26) La participation est envisagée ici au sens du titre II du livre III de la partie III.
(27) Non compris les dirigeants.
(28) Faire référence aux codes de classification des éléments matériels des accidents (arrêté du 10 octobre 1974).
(29) En application de l'article L. 461-4 du code de la sécurité sociale.
(30) Il est possible de remplacer cet indicateur par la somme des heures travaillées durant l'année.

(31) Au sens des dispositions du présent code et du code rural et de la pêche maritime instituant un repos compensateur en matière d'heures supplémentaires.
(32) Au sens de l'article L. 3121-48.
(33) Au sens de l'article L. 3123-1.
(34) Cet indicateur peut être calculé sur la dernière période de référence.
(35) Préciser, le cas échéant, les conditions restrictives.
(36) Article 70-3 c du décret du 29 décembre 1945 : Sont considérés comme travaux à la chaîne :
-les travaux effectués dans une organisation comportant un dispositif automatique d'avancement à cadence constante des pièces en cours de fabrication ou de montage en vue de la réalisation d'opérations élémentaires et successives aux différents postes de travail ;
-les travaux effectués sur des postes de travail indépendants consistant en la conduite ou l'approvisionnement de machines à cycle automatique et à cadence préréglée en vue de la réalisation d'opérations élémentaires et successives aux différents postes de travail ;
-les travaux effectués sur des postes indépendants sans dispositif automatique d'avancement des pièces où la cadence est imposée par le mode de rémunération ou le temps alloué pour chaque opération élémentaire.
(37) Cette carte n'est à réaliser que par les établissements qui ont une réponse non nulle à l'indicateur précédent.
(38) Article 70-3 d du décret du 29 décembre 1945 : Sont considérés comme travaux au four, les travaux exposant de façon habituelle et régulière à une forte chaleur ambiante ou rayonnante résultant de l'utilisation d'un traitement thermique, d'un processus de cuisson, de la transformation de produits en état de fusion, d'ignition ou d'incandescence ou de la production d'énergie thermique.
(39) Article 70-3 e du décret du 29 décembre 1945 : Sont considérés comme travaux exposant aux intempéries sur les chantiers, les travaux soumis au régime d'indemnisation définie aux articles L. 5424-11 et suivants du Code du Travail ainsi que les travaux effectués de façon habituelle et régulière sur les chantiers souterrains ou subaquatiques, ou en plein air sur les constructions et ouvrages, les aires de stockage et de manutention..
(40) Renseignements tirés du rapport annuel du médecin du travail (arrêté du 10 décembre 1971).

(41) Pour l'explication de ces expériences d'amélioration du contenu du travail, donner le nombre de salariés concernés.
(42) Non compris l'évaluation des dépenses en matière de santé et de sécurité.
(43) Renseignements tirés du rapport annuel du médecin du travail (arrêté du 10 décembre 1971).
(44) Conformément à la déclaration annuelle des employeurs 2483 relative au financement de la formation professionnelle continue.
(45) Au sens des articles L. 2145-5 et suivants.
(46) On entend par réunion du personnel, les réunions régulières de concertation, concernant les relations et conditions de travail organisées par l'entreprise.
(47) Préciser leur périodicité.
(48) Avec indication de la nature du différend et, le cas échéant, de la solution qui y a mis fin.
(49) Dépenses consolidées de l'entreprise. La répartition est indiquée ici à titre d'exemple.
(50) (51) Versements directs ou par l'intermédiaire d'assurances.

Attention : Certaines branches d'activité peuvent être dotées, dans les mêmes formes, de bilans sociaux spécifiques. C’est le cas par exemple du BTP.

Sur combien d’années doit être établi le bilan social ?

Le bilan social porte sur les 3 dernières années.

Lorsque l'effectif de l'entreprise ou de l'établissement atteint le seuil d'assujettissement de 300 salariés, le 1er bilan social de l'entreprise ou de l'établissement porte sur l'année suivant celle au cours de laquelle le seuil a été atteint. Le 1er bilan social peut ne concerner que l'année écoulée. Le 2ème bilan peut ne concerner que les 2 dernières années écoulées.

Lorsque l'effectif de l'entreprise ou de l'établissement devient inférieur au seuil d'assujettissement de 300 salariés, un bilan social doit néanmoins être présenté pour l'année en cours.

Lien article L 2323-21 du Code du Travail.

Quelle est la procédure à suivre pour établir et communiquer le bilan social ?

Le chef d’entreprise doit établir le bilan social puis le soumettre au comité d’entreprise pour avis, dans le cadre de la consultation annuelle sur la politique sociale.

Il doit communiquer le projet de bilan social aux membres du CE au minimum 15 jours avant la date de réunion. Pour cela, il doit mettre le projet de bilan social dans la BDES (base de données économiques et sociales, obligatoire dans les entreprises de 50 salariés et plus), la mise à disposition des documents dans la BDES valant communication.

Lien articles L 2323-9 et L 2323-20 du Code du Travail.

La réunion de consultation du CE doit avoir lieu dans les 4 mois suivant la fin de la dernière année concernée par le bilan social.

L’employeur devra donc communiquer le projet de bilan social concernant les années N-1, N-2 et N-3 au plus tard le 15 avril de l’année N, pour une réunion de consultation devant se tenir au plus tard le 30 avril de l’année N.

Lorsque l'entreprise a plusieurs établissements, le bilan social doit être soumis à la consultation de chaque comité d'établissement. Il doit également être communiqué au comité central d'entreprise qui devra se réunir dans les 6 mois suivant la fin de la dernière année visée par le bilan, soit au plus tard le 30 juin de l’année N. Lien article L 2323-20 du Code du Travail.

 

Le CE doit rendre un avis écrit et motivé.

L’employeur doit ensuite transmettre cet avis ainsi que le bilan social à l'inspection du travail dans les 15 jours suivant la réunion de consultation.

Le bilan social doit également être transmis aux délégués syndicaux.

La communication du bilan social aux salariés n’est pas obligatoire. En revanche, les salariés peuvent le consulter et ont un droit d’accès au bilan social sur simple demande.

Dans les sociétés par actions, le bilan social doit également être communiqué aux actionnaires.

Enfin, le bilan social définitif doit être intégré dans la BDES.

Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur en cas de non-respect de ses obligations ?

Le défaut d’établissement du bilan social et de consultation du CE est sanctionné par une amende 7 500 €. Lien article L 2328-2 du Code du Travail.

Il peut également caractériser un délit d’entrave.