2 situations à envisager
Ainsi que nous l’indiquons en préambule, le gestionnaire de paie doit envisager 2 situations concernant le chiffrage du droit aux congés payés à l’occasion de la clôture de la période de référence le 31 mai de chaque année :
- Le salarié qui, présent durant la période de référence, aura connu des absences non assimilées à du temps de travail effectif ;
- Et le salarié entré (ou sorti) en cours de période de référence.
Selon les situations envisagées, le droit aux congés payés sera déterminé alors de 2 façons différentes comme suit :
Situation 1 : absences du salarié pendant la période de référence
- Si le salarié est présent dans l’effectif depuis le début de la période de référence ;
MAIS
- Est absent pour des périodes non assimilables à du travail effectif.
L’entreprise devra alors procéder à un calcul du droit aux congés payés en tenant compte des dispositions et règles dictées par l’administration
| Si le salarié exerce son activité à raison de 5 jours par semaine : | ||
| 52 semaines dans l’année avec 5 jours par semaine | 52*5 | 260 jours |
| Déduction des absences non assimilées à du temps de travail effectif afin de déterminer le nombre de jours réellement travaillés | 260-absence | xxx jours |
| Transformation de ce nombre de jours en équivalent mois (1 mois= 20 jours de travail) | xxxx/20 | y |
| Arrondi du nombre de jours acquis, en application de l’article L 3141-6 du code du travail. | Valeur y arrondie sans décimale. | |
Situation 2 : entrée/sortie en cours de période de référence
Dans ce cas, l’entreprise devra convertir les jours de présence en autant de mois de travail.
Chaque mois de travail permettant l’acquisition de :
- 2,50 Jours de congés payés dans un décompte selon la méthode des jours ouvrables.
Exemples chiffrés
Situation 1 : absences du salarié pendant la période de référence
| Un salarié travaille 5 jours dans son entreprise (du lundi au vendredi par exemple). Il est absent 45 jours pendant la période de référence. Nous allons donc rechercher le nombre de jours de congés payés acquis. | ||
| Petit rappel de la loi | ||
| Sont assimilées à un mois de travail effectif les périodes équivalentes à 20 jours pour une répartition du travail sur 5 jours. Nota : un mois de travail effectif équivaudra à 24 jours de travail effectif en cas de répartition du travail sur une semaine de 6 jours | ||
| Le nombre de jours travaillés sur une année avec une répartition de 5 jours par semaine est de : | ||
| 52 semaines dans l’année avec 5 jours par semaine | 52*5 | 260 jours |
| Le nombre de jours réellement travaillé (en déduisant les absences) est de | 260-45 | 215 jours |
| Ce nombre de jours équivaut en mois de travail effectif à : | 215/20 | 10,75 |
| Les fractions de mois sont à retenir (art L 3141-6 code du travail indique que l’absence du salarié ne peut avoir pour conséquence d’entraîner une réduction des droits à congés payés plus que proportionnelle) | 10,75 | |
| Le salarié acquiert 2,5 jours de congés par mois de travail effectif | 10,75*2,5 | 26,875 jours |
| Il n’existe pas de « demi-journées » de congés payés, l’arrondi donne un droit de : | 27 jours de congés payés | |
Notre outil Excel vous propose alors
Situation 2 : entrée/sortie en cours de période de référence
Présentation du contexte
- Un salarié est entré dans l’entreprise le 1er décembre 2020 ;
- Il est présent le 31 mai 2021.
Étape 1 : nombre de jours calendaires de présence
| Décembre 2020 | 31 |
| Janvier 2021 | 31 |
| Février 2021 | 28 |
| Mars 2021 | 31 |
| Avril 2021 | 30 |
| Mai 2021 | 31 |
| TOTAL | 182 jours |
Étape 2 : transformation des jours calendaires en semaines
182 jours/ 7= 26 semaines
Étape 3 : transformation des semaines en mois
26 semaines/4= 6,50 mois
Étape 4 : chiffrage droit aux congés payés
6,50 mois * 2,50= 16,25 droit arrondi à 17 jours
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