Comment déterminer le droit aux congés payés en cas d’absence ou d’entrée/sortie en cours de période ?

Paie Congés payés
Actualité

La fin du mois de mai approche, l’occasion pour Légisocial de vous rappeler les règles à suivre afin de décompter le droit aux congés payés d’un salarié absent durant la période de référence, ou entré (ou sorti) en cours de période.

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2 situations à envisager

Ainsi que nous l’indiquons en préambule, le gestionnaire de paie doit envisager 2 situations concernant le chiffrage du droit aux congés payés à l’occasion de la clôture de la période de référence le 31 mai de chaque année :

  1. Le salarié qui, présent durant la période de référence, aura connu des absences non assimilées à du temps de travail effectif ;
  2. Et le salarié entré (ou sorti) en cours de période de référence.

Selon les situations envisagées, le droit aux congés payés sera déterminé alors de 2 façons différentes comme suit :

Situation 1 : absences du salarié pendant la période de référence

  • Si le salarié est présent dans l’effectif depuis le début de la période de référence ;

MAIS

  • Est absent pour des périodes non assimilables à du travail effectif.

L’entreprise devra alors procéder à un calcul du droit aux congés payés en tenant compte des dispositions et règles dictées par l’administration 

Si le salarié exerce son activité à raison de 5 jours par semaine :

52 semaines dans l’année avec 5 jours par semaine 

52*5 

260 jours

Déduction des absences non assimilées à du temps de travail effectif afin de déterminer le nombre de jours réellement travaillés

260-absence

xxx jours

Transformation de ce nombre de jours en équivalent mois (1 mois= 20 jours de travail)

xxxx/20

y

Arrondi du nombre de jours acquis, en application de l’article L 3141-6 du code du travail.

Valeur y arrondie sans décimale.

Situation 2 : entrée/sortie en cours de période de référence

Dans ce cas, l’entreprise devra convertir les jours de présence en autant de mois de travail.

Chaque mois de travail permettant l’acquisition de :

  • 2,50 Jours de congés payés dans un décompte selon la méthode des jours ouvrables.

Exemples chiffrés

Situation 1 : absences du salarié pendant la période de référence

Un salarié travaille 5 jours dans son entreprise (du lundi au vendredi par exemple).

Il est absent 45 jours pendant la période de référence.

Nous allons donc rechercher le nombre de jours de congés payés acquis.

Petit rappel de la loi

Sont assimilées à un mois de travail effectif les périodes équivalentes à 20 jours pour une répartition du travail sur 5 jours.

Nota : un mois de travail effectif équivaudra à 24 jours de travail effectif en cas de répartition du travail sur une semaine de 6 jours

Le nombre de jours travaillés sur une année avec une répartition de 5 jours par semaine est de :

52 semaines dans l’année avec 5 jours par semaine 

52*5 

260 jours

Le nombre de jours réellement travaillé (en déduisant les absences) est de

260-45 

215 jours

Ce nombre de jours équivaut en mois de travail effectif à :

215/20 

10,75 

Les fractions de mois sont à retenir (art L 3141-6 code du travail indique que l’absence du salarié ne peut avoir pour conséquence d’entraîner une réduction des droits à congés payés plus que proportionnelle)

10,75 

Le salarié acquiert 2,5 jours de congés par mois de travail effectif

10,75*2,5 

26,875 jours

Il n’existe pas de « demi-journées » de congés payés, l’arrondi donne un droit de :

27 jours de congés payés

Notre outil Excel vous propose alors


Situation 2 : entrée/sortie en cours de période de référence

Présentation du contexte 

  • Un salarié est entré dans l’entreprise le 1er décembre 2020 ;
  • Il est présent le 31 mai 2021.

Étape 1 : nombre de jours calendaires de présence

Décembre 2020

31

Janvier 2021

31

Février 2021

28

Mars 2021

31

Avril 2021

30

Mai 2021

31

 TOTAL

182 jours

Étape 2 : transformation des jours calendaires en semaines

182 jours/ 7= 26 semaines

Étape 3 : transformation des semaines en mois

26 semaines/4= 6,50 mois

Étape 4 : chiffrage droit aux congés payés

6,50 mois * 2,50= 16,25 droit arrondi à 17 jours

Notre outil Excel