Comment déterminer le montant de la prime PEPA ? : la circulaire de la DSS répond

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Actualité

La circulaire de la DSS, datée du 16 avril 2020 mais mise en ligne le 5/05/2020, apporte des précisions importantes concernant la détermination de la prime PEPA, ainsi que son seuil d’exonération sociale et fiscale.

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Détermination du montant de la prime

 

Rappel

Le montant de la prime est librement déterminé, seuls les 1 000 premiers euros faisant l’objet d’une exonération. Cette limite est portée à 2 000 € pour les entreprises couvertes par un accord d’intéressement. La loi prévoit les critères de modulation de ce montant entre l’ensemble des salariés bénéficiaires.

Questions

Réponses

Dans quelle limite la prime est-elle exonérée ?

NON

  • La prime exceptionnelle fait l’objet d’une exonération de cotisations sociales, de CSG, de CRDS, d’impôt sur le revenu et de l’ensemble des contributions et taxes dues sur les salaires dans la limite de 1.000 €.
  • Cette limite est portée à 2.000 € pour les employeurs mettant en œuvre un accord d’intéressement dans des conditions définies, et précisées plus loin dans le document.

La prime versée peut-elle être d’un montant inférieur ou supérieur aux limites d’exonération prévues par la loi ?

OUI

  • Toutefois, quel que soit le montant de la prime, elle ne fait l’objet d’une exonération de cotisations et contributions sociales, de CSG, de CRDS, d’impôt sur le revenu et de l’ensemble des contributions et taxes dues sur les salaires que dans la limite de 1.000 € pour les entreprises dépourvues d’accord d’intéressement ou dans la limite de 2.000 € pour les entreprises mettant en œuvre un tel accord.
  • La partie de rémunération qui excède la limite applicable est réintégrée dans l'assiette de l’ensemble de ces cotisations, contributions, impôts et taxes.

Le montant de la prime peut-il être différent entre les salariés ?

OUI. 

  • La loi autorise à moduler le niveau de la prime entre les salariés en fonction de la rémunération, du niveau de classification, des conditions de travail liées à l’épidémie de Covid-19, de la durée de présence effective ou la durée de travail prévue au contrat de travail mentionnée à la dernière phrase du deuxième alinéa du III de l’article L.241-13 du code de la sécurité sociale.
  • Ces conditions s’apprécient sur les 12 mois précédant le versement de la prime.

Le montant de la prime peut-il être différencié en fonction de la présence effective du salarié dans l’entreprise ?

OUI

  • Le montant de la prime peut être modulé dans les mêmes conditions que celles prévues à l’article L. 241-13 du code de la sécurité sociale pour le calcul de la valeur du SMIC prise en compte pour le calcul des allégements généraux de cotisations sociales, soit en proportion de la durée de travail, et en retenant les mêmes règles pour la prise en compte des absences.
  • Toutefois, pour que la prime soit éligible à l’exonération, il n’est pas autorisé d’en réduire le montant à raison des congés mentionnés au chapitre V du titre II du livre II de la première partie du code du travail, c’est-à-dire les congés au titre de la maternité, de la paternité et de l’accueil ou de l’adoption d’un enfant, ainsi que des congés d’éducation parentale, de présence parentale.
  • La prime des salariés absents du fait de l’un de ces congés ne peut être réduite à raison de cette absence, sauf dans les cas où la prime est modulée en application des dispositions admises.

Quelles conditions de travail liées à l’épidémie de Covid-19 permettent de moduler le montant de la prime ?

  • La prime peut être modulée pour l’ensemble des salariés ayant continué leur activité durant la période d’urgence sanitaire (qui a débuté le 12 mars 2020) ou pour certains d’entre eux en raison de conditions spécifiques de travail liées à l’activité de l’entreprise (activité obligeant à se déplacer sur place dans l’entreprise, activité au contact du public …).
  • Il est notamment possible de majorer substantiellement la prime pour l’ensemble des salariés ayant continué leur activité pendant la période d’urgence sanitaire ou seulement pour les personnes ayant été au contact du public.
  • Dans ce cas, l’appréciation sur 12 mois des conditions d’octroi de la prime ne s’applique pas.
  • Une modulation tenant compte des différences dans les conditions de travail des salariés ayant continué leur activité est également possible.
  • Il est par exemple possible de différencier le niveau de la prime des salariés ayant continué leur activité en télétravail de celui versé à ceux qui ne pouvaient pas recourir au télétravail et ont dû se rendre sur leur lieu de travail. Il est également possible, par exemple, de majorer la prime pour les salariés ayant été astreints de se rendre sur leur lieu de travail habituel pendant une large part de la période d’urgence sanitaire, par rapport à celle versée à des salariés ayant subi ces conditions de travail pendant une plus courte période.

Une entreprise peut-elle exclure du versement des salariés qui n’étaient pas présents pendant la période d’urgence sanitaire ?

OUI. 

  • L’objectif du nouveau cas de modulation prévu par l’ordonnance 202-385 est de permettre de récompenser la possibilité de prendre en compte la présence effective du salarié, en excluant, par exemple, les salariés en télétravail.

Les critères de modulation peuvent-ils être combinés ?

OUI

  • La prime peut notamment être modulée en cumulant un critère de durée de présence effective et de conditions de travail liées à l’épidémie de Covid-19 ou plusieurs autres critères (rémunération ou niveau de classification).

Un même employeur peut-il attribuer des montants de primes différents selon l’établissement dont relèvent les salariés ?

OUI. 

  • Dans le cas où l’accord ou la décision unilatérale adoptés au niveau de l’entreprise le prévoient ou en cas d’accord adopté au niveau de l’établissement.

Un employeur peut-il réserver la prime aux salariés d’un seul établissement de l’entreprise ?

OUI 

  • L’employeur n’est pas dans l’obligation d’attribuer la prime à tous les établissements de l’entreprise.
  • Il peut attribuer le prime à tous les salariés de l’entreprise ou seulement à ceux relavant d’un ou plusieurs établissements.
  • Les établissements éligibles sont mentionnés dans la décision unilatérale de l’employeur ou par accord d’établissement.

La prime entre-t-elle en compte dans le niveau de la rémunération retenue pour le calcul des exonérations sociales ?

NON. 

  • La prime n’entre en compte dans le calcul d’aucune autre exonération de cotisations sociales.
  • Elle n’entre pas en compte, notamment, dans le calcul du bénéfice des exonérations dégressives comme la réduction générale de cotisations sociales.
  • Elle n’ouvre pas droit à d’autres exemptions ou exonérations.
  • Elle n’est pas non plus incluse dans la rémunération servant à déterminer l’indemnité de fin de contrat ou de fin de mission.
  • Compte tenu de sa nature non-récurrente, la prime n’est pas non plus prise en compte dans le calcul des indemnités de rupture du contrat de travail.

La modulation en fonction des conditions de travail pendant la période d’urgence sanitaire peut-elle aboutir, pour certains salariés, à une prime exceptionnelle égale à zéro ?

OUI

  • La modulation du montant de la prime, en fonction des conditions de travail pendant la période d’urgence sanitaire, peut permettre le versement d’un montant compris entre 0 et 1.000 €, seuil porté à 2.000 € en cas de mise en œuvre d’un accord d’intéressement.

La prime peut-elle se substituer à un élément de rémunération ?

NON. 

  • La prime exceptionnelle ne peut se substituer à aucun élément de rémunération, à aucune augmentation salariale ou prime conventionnelle prévus par la convention collective, par un accord salarial de branche ou d’entreprise ou par le contrat de travail, ni se substituer à aucun élément de rémunération au sens de l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale versé par l’employeur en vertu des usages en vigueur dans l’entreprise ou devenu obligatoire en vertu de règles légales ou contractuelles.
  • La prime versée dans le cadre de la loi n° 2018-1213 du 24 décembre 2018 portant mesures d'urgence économiques et sociales n'est pas prise en compte pour apprécier la notion d’usage.
  • Il en va de même pour la prime versée en application de l’article 7 de la loi n° 2019-1446 du 24 décembre 2019 de financement de la sécurité sociale pour 2020.
  • Ainsi, elle ne peut évidemment pas se substituer ou venir en diminution des primes habituelles telles que les primes de treizième mois, de congés ou de vacances, de Noël ou toute autre prime versée obligatoirement ou habituellement par l’employeur.
  • De même, cette prime ne peut se substituer ou venir en diminution des primes au titre des résultats de l’entreprise ou du salarié, des primes de performance liées à l’évolution de l’activité de l’entreprise ou de certains des salariés et habituellement versés à quelque moment de l’année que ce soit, même lorsque leur montant n’est pas déterminé à l’avance.
  • Toutefois, dans ce cas, la part de la prime exceptionnelle qui excède la moyenne, par salarié, du niveau de prime obligatoire ou d’usage versé au titre de l’année précédente peut être éligible à l’exonération dans la limite d’un montant global de prime de 1.000 € ou de 2.000 € en cas de mise en œuvre d’un accord d’intéressement.
  • Il n’est pas tenu compte, dans ce calcul, de la prime versée en application de la loi n° 2018-1213 du 24 décembre 2018 portant mesures d'urgence économiques et sociales.

  

Références

 

Instruction n°DSS/5B/2020/59 du 16 avril 2020 relative aux conditions d’exonération des primes exceptionnelles prévues par l’ordonnance n° 2020-385 du 1er avril 2020 modifiant la date limite et les conditions de versement de la prime exceptionnelle de pouvoir d'achat.