Les juges se prononcent sur la BDES

Dès lors que l’effectif d’un établissement ou de l’entreprise atteint 50 salariés, vous devez mettre en place une base de données économiques et sociales (BDES) appelée aussi base de données unique, à destination des instances représentatives du personnel, plus généralement du CSE (comité social économique) avec la mise en place de cette nouvelle instance unique.

La base de données économiques et sociales sert de support à l'ensemble des 3 consultations annuelles du CSE et non plus seulement à la consultation sur les orientations stratégiques de l'entreprise. Son contenu contient notamment les informations nécessaires à ces 3 consultations annuelles :

• La consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise ;
• La consultation sur la situation économique et financière ;
• La consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.

En 2018, les juges ont été amenés à se prononcer plusieurs fois sur des litiges relatifs à la BDES.

Les conséquences de l’absence de BDES

Si l’employeur ne met pas en place la base, il risque une condamnation pour délit d’entrave : amende de 7 500 €.

De plus, les avis rendus par le CE ou le CSE durant la période pendant laquelle la BDES n’existait pas, peuvent être annulés.

La Cour de Cassation considère qu’en l’absence de BDES, compte tenu du fait que celle-ci sert de support à la consultation, le délai accordé au CE (ou futur CSE) pour donner son avis au titre de la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise ne court pas.

D’une manière générale, dès lors que la BDES n’existe pas, les juridictions du fond considèrent que le élus n’ont pas accès aux données nécessaires à la consultation annuelle sur les orientations stratégiques et suspendent donc les procédures dans l’attente de la mise en place de la BDES : procédure de consultation des élus, PSE, etc…

L’accès à la BDES

Ont accès à la base l’ensemble des représentants du personnel : DP, membres du CE, membres de la DUP, membres du CHSCT, membres du CSE, délégués syndicaux.

Il existe néanmoins des exceptions :

• Les délégués du personnel n’y ont pas accès s’il existe un CE dans l’entreprise.
• Le représentant de la section syndicale au CE ainsi que le représentant syndical au CHSCT n’y ont pas accès.

Depuis le 1^er janvier 2018, la BDES est accessible en permanence aux membres du CSE, du CSE central et aux délégués syndicaux.

Une circulaire du 18 mars 2014 précise que pour des raisons pratiques, la base de données peut ne pas être accessible 24h/24 lorsque le fait de la consulter nécessite un accès aux locaux de l’entreprise, par exemple quand elle est tenue à disposition sous forme papier ou accessible seulement par l’intranet de l’entreprise.

La Cour d’appel de Reims considère que la notion d'accessibilité permanente doit être appréciée en fonction des textes légaux et de ce que la raison commande, les salariés bénéficiant par exemple d'un droit à la déconnexion et les locaux étant fermés la nuit et le dimanche. Il convient donc de considérer que l’accessibilité permanente est satisfaite lorsque la base de données est accessible pendant les heures de travail et mise à disposition à partir des agences ou sur demande, par courrier ou fax, en l'absence de support informatique.

Le représentant syndical au CSE doit avoir accès à la BDES, sous réserve de futures précisions contraires donnés par la loi ou par les juges.

Les représentants des sections syndicales (RSS) n’ont en revanche pas accès à la BDES.

Aucun accès de droit n’est prévu à la BDES par la loi pour les personnes suivantes :

• Les membres des commissions du CSE, non élus du CSE ;
• Les experts choisis par le CSE ;
• Les élus suppléants du CSE ne remplaçant pas un titulaire ;
• Les représentants de proximité.

Références

Ordonnance du TGI de Nanterre du 30/05/18, n° 18/00552
Ordonnance du TGI de Nanterre du 28/05/18, n° 18/01187

Cass. soc., 28/03/18, n° 17-13.081

CA Reims, 20/02/18, 17/025701

Le contenu de la base de données économiques et sociales (BDES)