Le régime social des frais professionnels remboursés au salarié

Dans une précédente actualité, nous vous présentions le traitement des frais professionnels en paie, tenant compte d’une éventuelle application d’une DFS.

Nous vous proposons cette fois d’aborder le traitement social des frais professionnels lorsque ce remboursement prend la forme d’allocations forfaitaires supérieures aux limites d’exonération. 

Régime social des frais professionnels remboursés sur la base des frais réellement engagés

Sous réserve que l’employeur produise les justificatifs, les frais professionnels remboursés sur la base des frais réellement engagés échappent à toutes les cotisations sociales. 

Bien entendu, cette exonération ne joue pas si l’employeur pratique une DFS. 

Remboursement de frais selon la méthode forfaitaire

Remboursement dans la limite des valeurs fixées par l’administration 

Dans ce cas, les allocations sont réputées exonérées si elles sont inférieures aux seuils fixés par l’administration annuellement, sauf si un abattement (DFS) est pratiqué bien entendu. 

Remboursement de frais selon la méthode forfaitaire pour des montants supérieurs aux limites d’exonération 

Lorsque les allocations versées sont supérieures aux limites d’exonération 2 situations sont possibles : 

• si l’employeur n’établit pas les circonstances de fait, l’allocation versée est réintégrée dans l’assiette dès le premier euro car c’est alors un complément de rémunération ;
• si les circonstances de fait sont établies, la fraction excédant le montant prévu par l’arrêté est exclue de l’assiette des cotisations si l’employeur prouve que l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant les justificatifs. 

L’employeur n’établit pas les circonstances de fait	L’employeur établit les circonstances de fait
L’allocation versée est soumise à cotisations dès le 1er euro,  car elle constitue un complément de rémunération	La fraction excédant les limites d’exonération est exonérée de cotisations si l’employeur prouve que l’allocation a été utilisée conformément à son objet, en produisant des justificatifs.

Extrait du site URSSAF, document d’information synthétique à la date du 8/04/2014

Lorsque les allocations versées sont supérieures aux limites d’exonération deux situations sont possibles :

si l’employeur n’établit pas les circonstances de fait, l’allocation versée est réintégrée dans l’assiette dès le premier euro car c’est alors un complément de rémunération,

si les circonstances de fait sont établies, la fraction excédant le montant prévu par l’arrêté est exclue de l’assiette des cotisations si l’employeur prouve que l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant les justificatifs.

Cas particulier des indemnités kilométriques 

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’employeur peut l’indemniser par le versement d’allocations forfaitaires. 
Ces allocations peuvent être exonérées de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par le barème fiscal des indemnités kilométriques.  

Lorsque l’employeur indemnise le salarié au-delà du barème :

• il doit justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet ;
• A défaut, la fraction excédentaire est assujettie à l’ensemble des charges sociales.

Extrait du site URSSAF, document d’information synthétique à la date du 8/04/2014

Les indemnités kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite du barème ci-après. Au-delà du barème, l’employeur doit justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet. A défaut, la fraction excédentaire est assujettie à l’ensemble des charges sociales.

  

Référence

Extrait du site URSSAF, document d’information synthétique à la date du 8/04/2014